電子信息化在現代檔案管理中的應用研究

孫莉莉

[摘 要]隨著網絡時代的到來，計算機的推廣和普及，不僅給傳統的檔案管理提出新的挑戰，也帶來了難得的機遇，賦予了新的生命力，檔案管理隨之進入到社會信息網絡的新天地。電子信息化在現代檔案管理中的獨特優勢做為一個新的課題，擺在我們檔案管理人員的面前。在這一新的網絡環境下，檔案人員除了繼續做好檔案信息資源的收集和保管，更要利用電子信息手段提高檔案管理水平和服務質量。

[關鍵詞]電子信息化；檔案管理；應用研究

一、電子信息化在現代檔案管理中的獨特優勢

電子技術的高速發展使檔案工作由傳統管理模式向信息化管理模式推進，計算機普及和使用，為檔案的信息化管理提供可能，信息技術給當前檔案工作帶來了前所未有發展機遇，使檔案工作由傳統管理信息向信息化管理邁進。而檔案管理信息化，是我們檔案管理發展的新趨勢和新目標，實現檔案管理信息化不僅有利于改善檔案工作管理水平，提高管理效率；更是提高檔案服務社會，服務未來的必然要求。

一是電腦的普及為檔案的信息化管理奠定了堅實的物質基礎。隨著現代科學技術的蓬勃發展，信息技術做為現代科學技術重要分枝更是突飛猛進，成熟的計算信息管理技術已普及到各行各業、各個領域。信息技術在檔案管理領域中應用也是發展的必然。目前，檔案管理部門基本上都配備有計算機，擁有熟練的操作人員，使檔案管理部門以更快捷、更生動、更形象的方式為各級黨委、政府和廣大人民群眾提供優質服務，確保服務工作的有效性，提高檔案服務的質量。

二是信息化管理檔案，提高檔案工作管理水平。隨著我國社會，經濟改革不斷深化，給檔案管理水平提出更高的要求，這就要求檔案工作者積極探索檔案管理工作的新方法、新路子，改變傳統落后的手工管理方式，建立起與現代經濟體制相適應的檔案管理方式方法，而電子信息化與檔案管理有機結合，不僅為提高檔案管理水平提供了可能，更是未來檔案管理水平發展的一個新的趨勢。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案材料整理輸入電腦，這就為檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常管理工作提供了方便，成倍的提高了工作效率，進而實現了檔案動態管理。

三是信息化管理檔案，提高檔案工作服務質量。檔案是一種重要的信息資源，而我們不僅是信息資源的最大的需求者，更是最普遍的利用者。檔案管理工作的重要職責之一是為人們服務。隨著我國經濟的高速發展和社會改革開放的不斷深入，人們生活水平的普遍提高，人們生活方式的不斷進步，特別是網絡時代的到來，人們獲得信息的主要渠道從過去紙質書到現在電子書轉變，原有檔案管理模式已經很難適應當下人們對檔案工作需求，通過服務觀念的更新、服務領域的拓展、改善服務環境、規范服務行為、提升服務能力，使得檔案工作可以更加貼近社會、貼近群眾、貼近生活，為社會廣大人民群眾提供更加高效的檔案信息資源，在服務社會群體中爭創優秀。為了提高服務質量，推進檔案管理信息化服務是必然要求。

二、電子信息化檔案管理中常見的幾個問題

一是電子信息化檔案管理中安全問題突出。由于在電子信息化環境中，檔案資料信息很容易被復制、更改，而且不容易被人發現。加之，隨著計算機網絡技術的不斷更新和進步，計算機網絡病毒的攻擊能力也越來越強，使得檔案信息資料的重要數據更容易被破壞。同時，由于電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短。

二是標準化、規范化管理水平較低。檔案管理電子信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎工作不足，案卷質量不高，特別是各類檔案的錄入相容性不強，系統軟件也不能滿足需要；檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施。

三、推廣電子信息化檔案管理的新舉措

隨著信息化時代的到來，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，例如，文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和網絡中進行，這樣檔案的前身必須以電子文件為主要形態，那么檔案也自然以電子形式存在。由此看來，檔案管理電子信息化是檔案管理工作未來發展的必然趨勢。為了更好的推進檔案管理電子信息化的程度，我們應該開展以下工作。

一是建立和完善電子信息化檔案管理的規章制度。根據紙質文件和電子文件各自的特點，建立電子文件和紙質文件“雙保險”制度，將兩者進行同步歸檔，既對紙質文件照常整理歸檔，又對電子文件中的有關數據錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補作用。同時要建立電子信息化檔案管理的網絡安全制度。由于在電子信息化環境中，檔案資料信息更容易被復制、更改，很容易泄密，而且電子介質之間復制更簡單、快捷，并且不容易被人發現，所以安全問題就顯得更為重要了。設立一套安全有效的安全制度，通過加強權限管理，設置多層密碼，加強密碼設置的安全性，安裝正版的防毒工具等措施可能郊地防止不被非法訪問和竊取。

二是加大資金的投入和人才的培養。現在是電子信息高速發展的時代，電腦等硬件設施更新換代非常快，這就要求要加大資金投入，及時的更新硬件設施，有效保證電子信息化檔案管理實現。同時注意加大人才培養，注重綜合型人才的培養，做為一名電子信息化檔案的管理人員，既要精通檔案管理的專業知識，還要同時具備計算機方面的信息處理技術，所以要加大力度對這類型人才進行培訓。還要有針對性的隨著相關技能的不斷更新改革，做好相應的繼續教育培訓，為實現建立高效良好的電子信息化檔案管理創造有利的條件

三是用現代信息化手段，做好檔案的日常管理。首先要建檔設庫，實現檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案材料整理輸入微機，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機操作。其次要形成體系，實行檔案的層級管理。從管理權限上，逐層建立檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結，實行檔案的網絡化管理。從使用權限上，可以根據不同用戶的情況，通過密碼和身份確認，提供所需的檔案資料。