談重大工程檔案管理

于洪波

[摘 要]隨著我國城鎮化的加速發展，一批重大工程項目在全面建設小康社會的進程中蓬勃展開。在重大工程項目建設過程中所形成的檔案材料是工程建設單位建筑工程質量管理的重要環節，是不可再生的信息資源，是重點工程建設項目建成投產、運行、維修、管理、改擴建工作的重要依據，對其進行規范管理是十分必要的。基于此，筆者從重大工程項目檔案的特點作為思考的出發點，分析重大工程項目檔案管理存在的問題及在管理中應注意的關鍵環節。

[關鍵詞]工程項目建設；重大工程；檔案管理部門

重大工程檔案作為記錄重大工程全過程的真實反映，它以自身真實、準確、完整、翔實的特色再現了重大工程的全貌，可以起到溯本追源的作用。因此，我們要認真研究重大工程檔案的作用和特點，加強對重大工程檔案的管理，以為重大工程的開展提供更優質的服務。

一、重大工程檔案在工程建設中的作用

1、憑證作用。一套完整的工程記錄，明確地記錄了整個過程。因此，重大工程檔案是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建和處理問題的重要依據和憑證。

2、參考作用。主要反映重大工程基本信息方面，從而進一步為圖紙的深化再建與設計工作提供參考。

二、重大工程檔案的特點

1、龐大與細致性。一個基礎項目工程的建設，由于其投資規模大、參與單位多、涉及專業廣以及項目歸檔的文件套數多等因素，使得最終形成的檔案數量龐大并且細致。

2、專業與復雜性。一個重大工程檔案涉及地質、氣象、環保、建筑、結構、給排水、電氣、采暖、空調、電信、消防以及自動控制等多個專業領域的內容，而將這些不同專業的文件材料進行有機的融合，就使得工程檔案形成了專業內容的復雜性。

3、廣泛與流動性。一個工程的建設項目檔案的構成，經歷了從提出項目建議書到工程全面竣工驗收的全過程，其涉及的材料來源包括政府部門的審批、設計部門的論證設計、監理單位的監理、施工單位的建設、質檢部門的質量評定，以及各種材料、設備供貨單位的合格證和檢驗資料等，由此可見，重大工程檔案的材料來源非常廣泛。

4、完整與系統性。在項目建設的過程中，重大工程檔案包含了從提出項目建議書、進行可行性研究、編制初步設計和設計文件、開展地質勘察、設計招標、簽訂有關合同、開始工程施工以及竣工驗收等全過程形成的文件及資料，它將整個工程的全過程清楚地記錄和顯現出來。

三、重大工程檔案管理應注意的關鍵環節

1、計劃環節。工程立項與重大工程檔案建檔同步進行。一個單位每年項目工程一般會列入年初計劃，項目立項開始，檔案部門應及時參與到具體工作之中，及時了解項目名稱和基本情況，有針對性地組織工程管理員、監理員、施工資料兼職檔案員進行檔案法規、業務知識培訓，提前提供服務和業務指導，為建檔工作做好準備。

2、積累形成環節。工程建設與檔案材料的積累、整理、審定同步進行。檔案部門應跟蹤指導施工單位的工程檔案收集工作，經常深入施工單位進行跟蹤指導，及時發現、解決實際工作中的具體問題，從源頭上保證重大工程檔案歸檔質量。同時，要從工程的安排與計劃、勘察與招標、設計與施工以及竣工交付的整個過程中，逐漸完成檔案整合收集，并能按照工序進行排列，從而做到材料的完整、準確、規范歸檔。

3、建設環節。明確各階段工程檔案責任主體和責任人，建立檔案收集網絡模式。一般建設工程在總體規劃下同時開展多個單項工程，并分成總包、分包不同專業單位主體，從開始到完成要經歷幾個大階段和多個子階段。要做好重大工程檔案歸檔，必須按照建設過程不同階段，明確責任主體和責任人，把好各階段收集質量關。一是明確職責，以建設、施工、設計與監理為主，進一步完善制度建設，建立健全檔案收集檢查監督制度。二是納入合同制管理，在施工合同、設計合同和監理合同中作出明確的規定，并在工程款結算時，認真負責地做好檔案資料的驗收，從而在經濟上予以約束。

4、驗收環節。為了確保重大工程檔案能夠完整、準確地歸檔，初檢驗不能少，因為工程初檢驗就表明該工程已經基本竣工，材料的形成基本完成。這個時候進行初驗，了解到底還缺些什么，是否符合要求，一旦出現問題可以及時予以改進，改進后才能進行竣工交付驗收。

5、歸檔環節。工程檔案竣工材料要求竣工6個月內完善裝訂立卷并歸檔，而項目工程存在著工程一結束人走班子散的現象，因此，必須要仔細查驗檔案是否缺失，公章、簽署等手續是否完備，對照簽訂的合同查看檔案內容和數量是否完整齊全等，確保重大工程檔案的真實、準確、系統。

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