高校綜合行政（秘書）工作問題的思考

王聰聰+劉冠潁

摘要：如一般組織企業相同，高校組織的運行離不開綜合行政及秘書崗位來參謀、協調對內對外各項事務的有序開展。本文就高校綜合行政（秘書）工作存在的具體問題和優化對策進行探討，以引起對這一群體及其工作內容的關注及優化。

關鍵詞：綜合行政 秘書 隊伍建設

高校綜合行政（秘書）人員，是指在學校或部門學院，承擔輔助決策、文書會務、接待組織協調等的辦公室工作人員，諸如黨校辦、各部門學院綜合辦的工作人員。他們是高校行政管理隊伍中的重要構成部分，為高校穩定有序發展起到了不可替代的作用。因此，如何做好綜合行政（秘書）人員的管理和隊伍建設工作，成為高校管理體制改革中需要面對思考的問題。

1 高校綜合行政（秘書）工作中存在的問題

1.1 重視程度和認同度不足 高校的主要職能決定綜合行政管理（秘書）的輔助地位，導致學校對其地位重視程度不足，教學科研主體對其認同感不強。傳統觀念認為綜合行政管理（秘書）崗位主要負責傳達、溝通、協調等輔助型事務，大多數人都可以勝任，沒有必要強配優配。同時，作為學校主體的教學科研人員對綜合行政管理（秘書）的認同感不強，可有可無甚至稀釋收入，這也是眾多高校普遍存在的問題。這些觀念的存在，使得人們對綜合行政（秘書）工作缺乏正確的認識和評價，從而導致其參謀助手、組織建議等作用難以充分展現，這又反過來影響其地位作用。

1.2 從業人員素質參差不齊 高校的綜合行政（秘書）人員大多非科班出身，沒有接受過正式的行政管理及秘書職業培訓，甚至有些是在高校合并浪潮中，無法勝任教學科研人員的出路。他們對綜合行政（秘書）工作的目標職責缺乏主動思考和責任意識，很難有效完成崗位應有職責，出現了“人多活慢”的低效率現象。

1.3 工作內容單一繁雜 隨著高校規模的擴大、功能的增多，行政管理的內容囊括了人、財、物、事等方方面面，再加之受限于崗位編制數量，使得綜合行政（秘書）人員承接著繁重的具體事務，重復性強、內容單一，時間一長容易產生懈怠情緒。加之綜合行政（秘書）崗位職責范圍寬泛，師生遇到問題，都習慣找他們處理，致使正常工作受到干擾，本職工作往往做不到位。

1.4 隊伍建設不穩定 在工資待遇上，綜合行政（秘書）人員的工資收入不如同級的專業技術崗位；在職務晉升上，由于崗位編制有限，綜合行政（秘書）人員晉升的機會也很少；在專業技術職稱評聘上，高校綜合行政（秘書）人員不像專業技術崗位有相應的職稱系列評聘等等，這就使得一些綜合行政（秘書）隊伍人心不穩，很多人轉崗到其他崗位，或通過考博成為專業技術人員，導致優秀人才的不斷流失。

2 加強高校綜合行政（秘書）工作的建議

2.1 轉變思想觀念，加強人文關懷 高校應進一步提升綜合行政（秘書）工作的地位，更加重視綜合行政（秘書）工作，要給予他們更多的重視和人文關懷。加大綜合行政（秘書）技術支撐、培訓學習的投入；及時肯定表揚其工作成績；關心照顧其生活和發展等等。通過一系列的重視和關懷，使得綜合行政（秘書）人員獲得信心、看到希望，滿懷熱心投入到綜合行政（秘書）工作中來。

2.2 加強培訓學習，提升技能素質 “打鐵還需自身硬”，做好綜合行政（秘書）工作，從業者自身必須要提高技能素質和職業道德。高校綜合行政（秘書）人員要重視和提高自身的理論政治修養，認真學習黨的理論政策，學習國家領導人的相關重要講話精神，掌握國家教育的路線方針和政策，了解教育大局、學習規章制度、熟悉校史校情。與此同時，高校綜合行政（秘書）要熱愛本職工作，樹立良好的職業道德，有強烈的事業心、責任感和樂于奉獻的精神，耐得住寂寞，立志在本職崗位上做出貢獻、做出成績。

綜合行政（秘書）人員自身要提升專業技術能力。高校綜合行政（秘書）人員要適應高校發展需求，就必須要與時俱進，具備深厚的業務功底，提升專業技術能力。一要拓寬知識面，對公文寫作、國家方針、教育政策、教學科研等方面的知識要有廣泛涉足和積累；二要提高組織協調能力，講究協調溝通的技巧，充分做好上傳下達、溝通協調工作，發揮好“橋梁”和“紐帶”的作用；三要積極引入和熟悉OA、微信、APP等現代辦公系統和手段，提升工作效率。

建立健全學習培訓機制。高校要把綜合行政（秘書）人員的培養納入師資培養計劃內，為綜合行政（秘書）人員提供不同形式的學習和培訓機會。包括在崗業務培訓、校外（校地、校企、校校）交流學習。

2.3 明確崗位職責，提高工作效能 為避免綜合行政（秘書）崗位被職責不清的各類事務所束縛，學校和各部門就要通過職能梳理，對各部門的職責進行規范劃界。同時，對綜合行政（秘書）人員的工作職責予以規范明確，從而保證綜合行政（秘書）工作合理有序和高效運行。

綜合行政（秘書）人員要講究工作方法和技巧。面對繁雜的日常事務，要善于總結整理，常規性工作要預先規劃、類同性事務要歸類批次處理、多方面事務要理清脈絡分清輕重緩急、突發性事務要提早做好預案準備。

2.4 建立健全職務發展規劃 解決綜合行政（秘書）隊伍的懈怠情緒，可以通過平級崗位調動、更新工作環境，以及職務待遇晉升等措施健全其個人發展規劃。科級干部輪崗制度是在全校范圍內，在同一崗位工作5年以上、35歲以下的科級干部進行有組織的輪崗換崗。這將大大增強學校基層管理人員的活力，促進一批科級干部快速成長，加強部門間的溝通交流，也促進打破部門間的利益壁壘，利于復合型管理人才的培養。

另一方面，面對職數不足“僧多粥少”的難題，我們可以借鑒國家公務員工資薪級改革方向模式，劃分層級的職務晉升模式，使得資深科員薪酬可能趕超科長，破解職數匱乏的束縛。

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作者簡介：

王聰聰（1987-），男，山東濰坊人，碩士研究生，研究實習員；劉冠穎（1986-），女，山西朔州人，碩士研究生，講師。endprint