公文處理與檔案管理銜接問題研究

文/宋平

公文處理與檔案管理銜接問題研究

文/宋平

在檔案工作中，公文處理是一個很重要的工作過程，檔案資料主要來源于公文。公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說，沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案。檔案是信息的重要載體，是主要的信息源泉，管好、用好檔案對資源開發(fā)起著重要作用。改進公文處理工作和加強檔案管理，及時研究解決公文處理與檔案管理在銜接工作中存在的問題，為各項行政管理活動提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，成為目前行政管理工作中一個亟待解決的問題。本文主要研究公文處理與檔案管理在銜接中存在的問題及對策，期待能為同仁們在公文處理與檔案管理方面提供有效參考和借鑒。

一、公文處理與檔案管理在銜接中存在的問題

（一）對于公文與檔案的銜接意識不足。實際工作中，文秘和檔案工作人員不是同一個人。從公文生成制發(fā)到歸檔管理的全過程，要經(jīng)過好幾個工作人員的辛勤勞作，實踐證明，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是這種體制某種程度上卻拉大了文秘工作和檔案工作的距離。文秘人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。

（二）文書處理工作者缺乏檔案管理的意識，公文質(zhì)量有待提高。公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來。公文制發(fā)決定公文本身的質(zhì)量，同時 ，也影響日后檔案的質(zhì)量。近年來，公文數(shù)量增加過快，質(zhì)量不高，缺乏有效的控制，一些單位只注重公文的數(shù)量，忽略公文的質(zhì)量，削弱了檔案歸檔的質(zhì)量，而檔案信息源的利用，直接影響著職能的轉(zhuǎn)變，影響著行政機關(guān)的工作效率與管理水平。很多單位的公文格式不符合相關(guān)法規(guī)提出的規(guī)范化、標(biāo)準化和科學(xué)化要求。這也直接影響了檔案的質(zhì)量。

（三）只重視檔案數(shù)量的增加，忽略質(zhì)量的提高。公文最終轉(zhuǎn)化為檔案，公文制發(fā)決定著公文本身和日后形成檔案。但隨著現(xiàn)在行政單位工作的大力開展，其公文越來越多，造成檔案也隨之增多。但因為公文數(shù)量的迅猛增加，使得公文質(zhì)量無法保障，加上缺乏有效的管理，在實際工作中不少單位只重視檔案數(shù)量增加，而不重視質(zhì)量提高。這些疏忽極有可能影響未來檔案信息的利用，間接影響行政工作效率和服務(wù)管理水平的提升。

二、公文處理和檔案管理銜接的完善對策

公文處理作為檔案管理的前提和基礎(chǔ)性工作，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。所以要想提高公文處理與檔案管理的銜接質(zhì)量，就必須做到：

（一）必須實現(xiàn)公文處理和檔案管理銜接的規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。只有公文處理實現(xiàn)了規(guī)范化和科學(xué)化，才能有效實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。換句話說，就是要把公文處理和檔案管理有機融合，實現(xiàn)“文檔一體化”，以提升檔案部門管理文件的事前控制，對于提高檔案質(zhì)量，簡化檔案管理工作程序，科學(xué)、合理地做好公文處理和檔案管理的有效銜接。

（二）提升質(zhì)量管理意識。公文應(yīng)該從重數(shù)量向重質(zhì)量轉(zhuǎn)變，堅決改進文風(fēng)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，盡可能地壓縮、削減公文的數(shù)量，這樣不僅能有效減輕公文及檔案人員的工作壓力，而且可以有更多的時間確保公文和檔案質(zhì)量的提升。各級公文和檔案管理人員必須確立質(zhì)量管理觀念，分清各自崗位質(zhì)量責(zé)任；嚴格遵循公文和檔案管理的法規(guī)規(guī)定，從公文的收文、登記、閱辦、回收等方面嚴格遵守規(guī)范，公文歸檔也必須在工作人員的熟練操作中有效完成；要建立、健全管理體制，以優(yōu)秀的管理隊伍實施公文處理和檔案管理銜接的全程管理；建立合理的管理工作程序，嚴格執(zhí)行，規(guī)范辦理公文和檔案的使用。管理程序一定要科學(xué)、細化、簡捷且容易操作。

（三）強化公文立卷歸檔，做好公文和檔案的轉(zhuǎn)化。公文是檔案的重要部分，公文辦理完畢后，應(yīng)該由公文部門或者檔案員及時整理、歸檔。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管并根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，對于文件按照問題分類，并進行排序、編號、歸檔等工作。文件收發(fā)人員在平時的工作過程中就要注重收集，關(guān)鍵在于“及時”二字，及時收集，及時分類，切忌拖拉積壓。會議文件應(yīng)在會議結(jié)束時及時收集歸卷；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協(xié)辦單位保存復(fù)制件或副本。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進行分門別類的管理，既方便平時查閱，又利于年終立卷。

總之，公文處理和檔案管理是相互影響、相輔相成的系統(tǒng)工作。積極改進當(dāng)前的管理運作模式，構(gòu)建公文與檔案一體化的模式是發(fā)展的趨勢。要想優(yōu)化工作效能，我們就應(yīng)該從完善制度入手，強化質(zhì)量意識，注重公文和檔案工作的精細化管理，不斷優(yōu)化公文處理與檔案管理的銜接機制。

（作者單位：鹽城衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院）