加強水利系統檔案管理網絡化探討

文/李秀琴

加強水利系統檔案管理網絡化探討

文/李秀琴

水利檔案管理是水利系統良好管理不可缺少的環節，檔案管理對水利單位的決策者和管理者至關重要，是為水利系統用戶提供充足數據與快捷查尋的重要手段。傳統的水利檔案管理主要通過人工管理的方式對水利檔案進行查尋、整理、歸檔、存儲和管理等，不僅效率低、保密性差，且人工管理對于查找、更新與維護等操作存在很大的困難。伴隨著計算機技術與網絡技術的不斷發展，水利檔案管理也逐漸走向自動化、網絡化的管理，網絡化的水利檔案管理不僅擁有人工管理無法超越的優點，更是在功能上進行了更多的完善，不僅具有查找簡單、迅速檢索、存儲量大等特點，且保密性好、壽命長、成本低廉，而且還能實現信息共享。因此，檔案管理網絡化是未來水利系統檔案管理的必然趨勢。

一、當前水利系統檔案管理網絡化存在的不足

伴隨著水利系統各項管理技術與設備的更新換代，對于水利系統的檔案管理也逐漸向網絡化發展，但由于種種因素的影響，當前的水利系統檔案管理網絡化還存在管理不規范、軟件落后，檔案管理人員網絡化意識不強，技能不足等等缺陷，嚴重影響著水利系統檔案管理的發展。

（一）缺乏規范的水利檔案管理。

因水利系統的特殊性，其檔案管理網絡化發展幾乎呈現出各自為政、自給自足的狀態，水利系統內各水利單位檔案管理是根據自身的經濟實力與技術條件來設計的，因此，硬件設施不統一，機型混亂，技能水平也參差不齊，雖然很多水利單位已經研制出了對應的檔案管理應用軟件，但其規范性不夠，部分功能缺失，標準化的水平較低，導致水利檔案信息不完全，且共享性比較差。而國家針對這一方面卻沒有一個統一的檔案管理系統應用軟件，各個水利單位在檔案管理上標準化水平低，缺乏規范的水利檔案管理。

（二）水利檔案管理軟件開發落后。水利系統檔案管理是一個時間長、涉及項目多的工程，經過長時間的積累與管理，水利系統檔案管理都已經有了自己的數據庫，因這些數據庫都是不同水利單位多年來根據自身的發展情況積累而成的，在數據庫建立的過程中，大多數是自建自用，規模相對較小，且標準化程度偏低，類型單一，功能不足，而且大部分的數據庫存在重復建設的現象，數據庫中的數據也無規范化地控制，達不到管理服務高水平的目標。另外，大多數的數據庫只是供給自身單位使用，達不到數據共享的功能，更嚴重影響了資源的利用率，軟件開發與建設相對滯后。

（三）檔案管理人員缺乏網絡化的意識。水利系統檔案管理工作中，人是影響檔案管理完整性、合理性與可靠性的主要因素，實現網絡化的管理離不開人。所以，檔案管理的網絡化建設，對水利企業的管理者提出了更高的要求，不僅要求擁有精湛的業務能力，能高效地完成檔案管理的各項工作，并保證其合理性與完整性，更要求有一定的計算機網絡技能，能熟練地完成檔案在計算機網絡中的歸檔、分類與管理、存儲，更要擁有掌握檔案的查尋、權限的設置、開放等基本操作能力。單就當前的情況來看，很多水利單位的檔案管理正在邁向自動化，但管理人員卻沒有進行更換，一些老員工也沒有進行相關的學習，計算機能力較差，嚴重影響著水利檔案工作網絡化的發展。除此之外，員工對于檔案管理網絡化的意識不強，普遍素質較低，沒有及時更新檔案、沒有按照規定分類，影響著水利單位的檔案工作，最終影響到本單位的檔案利用與發展。

二、水利系統檔案管理網絡化建設的設想

水利系統的檔案管理網絡化構建是一個系統性與綜合性要求高的工作，針對存在的眾多問題，我們必須采取相應的措施，建立水利系統的檔案管理網絡協調機構，并增強標準化的檔案管理建設，同時，建設和開發數據庫，并培養出優秀的管理人才，全面、整體性地促進水利系統檔案管理網絡化構建。

（一）組建水利系統檔案管理網絡協調機構。要想從行政和技術兩個方面對水利單位的檔案管理進行自動化與網絡化的建設，必須由水利部門來帶頭，建立網絡化的水利檔案管理協調機構，統一指導與規劃，并制定一系列有約束力的規范與標準。制定相應的網絡化發展規劃，不僅要做好近期的發展規劃，更要根據水利系統的情況與特點制定出長遠的目標，對水利檔案管理網絡化發展實現一個實質性的組織領導，統一其思想觀念，開發出高質量，具有優異功能的引用軟件，突破傳統的自建自用、自成一派、條塊分割的現象，統一數據庫的建立與檔案管理標準。

（二）加強標準化的網絡檔案管理。實現水利系統檔案管理網絡化的前提必須是標準化的檔案管理，充分考慮國內的行業標準與檔案管理網絡化發展趨勢，共同制定網絡化過程中的各項標準，例如檔案管理中計算機硬件、軟件、網絡通訊載體以及數據庫的類型等進行統一的標準設定，逐步實現檔案管理的資源共享與權限設定。水利系統檔案管理網絡化的改革協調組織應發揮領導作用，選擇統一的、高質量的檔案管理應用軟件與數據庫、相應地應用服務器、對外接口等設施，進一步實現標準化的網絡化檔案管理。

（三）加強數據庫的建設，充分利用資源。前面提到過，檔案管理網絡化的核心部分就是數據庫，數據庫也是網絡的信息資源。因此，必須加強網絡的建設，同時提高建設數據庫，以統一的標準集中進行數據庫建設，通過對檔案管理文件條目數據庫的合理劃分、管理，揚長避短，充分利用其數據資源，建設有特色的數據庫，保證數據的真實性、準確性和完整性。此外，改善數據庫力量分散、標準化水平低的狀態，狠抓小型數據庫的規范與標準統一，進一步提高數據庫與資源的利用率，增強數據庫的日常維護，確保檔案管理的可靠性、完整性與及時性。

（四）培養高層次能力的網絡化檔案管理人才。針對水利系統檔案管理人員網絡意識不強，計算機能力弱的問題，首先要加快培養掌握現代信息技術的高層次管理人才，加強在職人員的教育和培訓，提高其業務能力，盡快掌握計算機網絡及相關技術，其次，努力引進擁有高業務能力、計算機網絡技術強的檔案管理人才，逐漸形成一支素質與技能全面發展的隊伍。

當前我國的水利系統檔案管理工作必須完成自我的更新與改革， 面向21世紀信息技術的挑戰，加強水利系統檔案管理網絡化建設，全面實現資源共享，為水利系統及社會提供豐富的信息資源和優質服務，使檔案工作走向標準化和網絡管理。

（作者單位：河源市水利水電工程質量安全監督站）