高校檔案創(chuàng)新管理工作研究

文/高偉娜

高校檔案創(chuàng)新管理工作研究

文/高偉娜

創(chuàng)新高校檔案管理模式，能夠系統(tǒng)推進工作，可以有效地總結(jié)高校過去時間發(fā)展歷史進程，可以對高校未來的有效發(fā)展進行謀劃，從而使高校的管理效率得到提高。實現(xiàn)機構(gòu)運轉(zhuǎn)效率的提升是通過高校的檔案管理工作來進行的，推動高校的全面改革。

一、高校檔案管理工作中常存的問題

對于高校來說，檔案管理工作十分重要，但是目前高校的檔案管理工作機制并不健全，還存在很多的不足。通過對其中問題的梳理，可以將不足分成以下幾個方面：

（一）檔案管理重視不夠。高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠，平時更多地關(guān)注于日常工作。高校整體對檔案工作的不重視態(tài)度，從而導(dǎo)致了很多從事檔案管理工作的人員態(tài)度不積極，出現(xiàn)馬虎了事，應(yīng)付工作的情況，工作人員對工作的重視程度也有待提高。這其中是包含很多方面的原因：首先宣傳不足。高校對檔案管理工作的宣傳力度不夠，沒有引起工作人員足夠的重視，所以無論是直接進行管理工作的管理員還是管理層，在整體上就沒有營造一種良好的檔案管理的氛圍，所以從事檔案管理的工作人員意識淡薄。其次，素質(zhì)不高。檔案管理工作是一份需要耐心、認(rèn)真態(tài)度的工作，管理人員的素質(zhì)偏低，沒有形成高度的職業(yè)責(zé)任感，導(dǎo)致了檔案管理工作不能有效發(fā)展。

（二）檔案管理工作方法落后?，F(xiàn)在高校檔案管理的信息量是非常的大的，但是使用的管理方法還是傳統(tǒng)的，所以這樣的方式已經(jīng)無法滿足越來越大的信息量。當(dāng)代社會是一個高速發(fā)展的社會，信息的儲存方式越來越多，那現(xiàn)在高校檔案管理的形式已經(jīng)由傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)換到單機數(shù)據(jù)管理模式，紙質(zhì)檔案被電子檔案取代已經(jīng)成為大勢所趨。電子檔案要取代手工檔案的內(nèi)容通過一定的程序，而且還需要形成相應(yīng)的工作流程。如今檔案技術(shù)的發(fā)展受到了落后的檔案管理收集方式的嚴(yán)重阻礙，造成這種情況的原因有兩個：一方面是高校對檔案管理工作的不重視而導(dǎo)致投入的直接減少，所以沒有資金更換先進的信息化的檔案管理設(shè)備。另一方面，因為管理人員的技術(shù)手段不足，對先進的設(shè)備使用不足，一些新型的設(shè)備很難發(fā)揮出作用。

（三）不到位的檔案管理制度。不到位的檔案管理制度對檔案管理工作的開展造成了嚴(yán)重的阻礙。不規(guī)范的高校檔案管理制度主要體現(xiàn)在2個方面：1.不規(guī)范的檔案收集方式。收集檔案必須建立強制化管理，高校工作人員必須積極配合。很多工作人員在提交檔案時，管理不嚴(yán)，操作隨便，這種不良的工作態(tài)度使檔案收集工作進展不順利。2.不規(guī)范的檔案整理方式。社會的快速發(fā)展使得高校的人員激增，面對這種重要的轉(zhuǎn)變，低素質(zhì)的檔案管理人員和沒有統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理整理方式，從而使立卷工作出現(xiàn)了問題，所以很多有效的信息非常的難以找到。

二、創(chuàng)新高校檔案管理工作方式

（一）高校管理制度建立完善。檔案管理制度的完善可以有效提升高校管理水平，提升高校工作效率。1.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立規(guī)范。各高校要根據(jù)自己的實際情況，對檔案管理工作進行統(tǒng)一的整理，將高校專利信息和高校職工檔案進行有效的規(guī)范，從而實現(xiàn)統(tǒng)一化的高校檔案管理制度。2.高校檔案職能部門管理需要健全。對檔案管理工作的重要性要得到高校充分的肯定，工作人員必須明確自身的職責(zé)，將國家檔案管理的各項工作徹底地貫徹，還需要對檔案管理工作進行針對性地管理，從而提升檔案管理的高效有序。3.高校檔案層次需合理布局。將層次和管理進行明確的劃分，這樣對高校檔案管理信息的利用率有顯著的提高。對各個高校的信息資源進行充分地利用，可以采用分級管理的方式，統(tǒng)籌檔案管理工作的布局，將簡單的檢索和排序融入其中，將檔案的作用最大化。

（二）高校檔案管理方法需改善。

1.檔案管理人員不能離開自己的工作崗位。對檔案管理人員進行有針對性的專業(yè)化的培訓(xùn)，而且還需要對管理工作者的技能進行不斷地提高，將高校檔案管理工作的整體思路進行徹底地優(yōu)化，各項檔案管理工作有效地開展。2.信息化使用程度需提高。電子檔案作為一種新興事物，使得檔案管理工作出現(xiàn)了新的發(fā)展機遇。高校要提升電子檔案的范圍和實施效率?？梢詮囊韵?個 方面具體實施：第一，建立電子化檔案處理的完備系統(tǒng)。第二，電子化檔案管理模式的運用，高校的檔案信息需要有方便的查詢途徑。第三，推進建設(shè)進程的發(fā)展，從而實現(xiàn)高校檔案信息實現(xiàn)最大程度的保存和傳遞。

（三）高校檔案管理思路需創(chuàng)新。

要在短時間內(nèi)提高高校檔案管理的高效運行，有以下幾個思路可以嘗試：1.自愿和規(guī)范并重。倡導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范化，不能依賴硬性的規(guī)定，因為這樣的管理方式會增加檔案管理工作者的反感程度，所以會不可避免地出現(xiàn)工作疏漏。所以應(yīng)該秉承自愿的原則，再加強高校檔案管理部門的規(guī)章制度。2.重點工作突出。突出高校檔案管理工作的重點，因為高校的核心業(yè)務(wù)和高校檔案管理工作是環(huán)環(huán)緊扣的，這樣才能有效地加快高校的發(fā)展。一些以銷售實物的高校，高校的財務(wù)檔案是其管理的重點。其次就是高校的生產(chǎn)管理檔案，還需要加強對高校資產(chǎn)的評估，需要建立這樣的檔案集合。3.監(jiān)督機制應(yīng)建立。公開的高校檔案管理工作是必不可少的，只有從高校職工和管理層分別對高校檔案管理工作進行有效的監(jiān)督，對檔案管理工作存在的缺陷進行糾正，才能有效地予以完善。

高校檔案管理方式的創(chuàng)新是非常有必要的，可以通過制度和技術(shù)兩個方面入手，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，推進檔案管理工作的有序發(fā)展。

（作者單位：吉林建筑大學(xué)城建學(xué)院）