淺析干部人事檔案管理的信息化建設

文/譚新

淺析干部人事檔案管理的信息化建設

文/譚新

干部人事檔案是組織、人事部門在人事管理過程中形成的，記述和反映一定個人社會經歷和德才表現的，以個人為保管單位集中保存起來以備查考的文件資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。人事檔案具有全面性、真實性、現實性、動態性、保密性和統一性的特點，起著依據、憑證、參考作用。干部檔案信息化建設是干部檔案工作在電子信息時代的必由之路，是提高干部信息管理和開發利用水平的必然要求。全面推進干部人事檔案信息化建設是提高干部人事檔案管理工作效率，更好地為干部人事工作和經濟社會發展提供全方位、更準確、更快捷服務的現實需要，是適應信息化社會發展和推進干部人事管理工作改革創新的需要。隨著信息時代和電子政務的發展，利用計算機和網絡管理干部信息將大大提高人事檔案工作的全面性、真實性和時效性，以人事檔案信息化、網絡化為突破口進行人事檔案管理方式的改革，是一項刻不容緩的重要任務。

一、實現干部人事檔案信息化管理的優勢

（一）能很好地將人事信息資源共享。干部人事檔案主要職責之一即為有關部門提供干部人員信息，使組織和領導能直觀快捷地了解和掌握各級干部隊伍狀況。

（二）能有效地提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值。通過鏈接干部人事檔案信息到信息庫以供查詢調閱，既提高了檔案的利用率，又最大限度地保護了紙質檔案。

（三）能保證干部檔案信息的時效性、真實性。能使人事檔案存放更加規范、系統，使查詢檔案方便、快捷。

（四）在干部選拔任用、調整配備和交流等工作中，均可利用信息庫。直接產生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了干部工作的運轉速度。

二、當前推進干部人事檔案信息化管理的主要工作

一要建立干部個人電子檔案系統，實施干部人事檔案自動化管理。將干部人事基本信息（如干部履歷表上的信息）通過專門的干部人事信息軟件輸入微機，制成電子卡片的形式，形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉，適應人才流動的需求。

二要建立干部人事檔案數據庫系統，實施干部人事檔案動態和無紙化管理。要利用計算機、掃描儀，照相機等現代設備和現代技術，將常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或用制成JPG格式的圖片文件，使干部檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。也可減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞，達到長期保存使用的目的。

三要建立干部人事檔案網絡化管理體系，實施干部人事檔案的分級管理。逐層逐級建立干部人事檔案局域網，實行干部檔案的網絡化管理。建立干部人事檔案網絡化管理系統，重點要解決好使用權和管理權問題。筆者所在的衛生系統已部分采用了干部人事系統，極大方便了干部考察、任免、調動、交流、政審等工作。

四要整合資源，推進干部人事檔案管理信息工作網絡化建設。要善于運用新思路、新辦法研究解決信息化工作中遇到的新情況、新問題。堅持從實際出發，根據干部人事檔案管理工作需要，以業務應用為導向，逐步建設適應業務工作需要和發展的網絡化應用系統，不斷提高信息化水平。要依托政務專網和內部局域網，充分利用現有資源推進干部管理信息化、網絡化的進程。

五要健全制度，促進干部人事檔案信息管理規范化。要制定信息錄入、信息分析、設備管理、網絡維護等管理辦法和規定，建立信息化工作自檢自查制度，做到有章可循、有規可依，以科學、規范、嚴密的制度來保證系統的可靠運行，保證利用系統開展工作的正常運轉。

三、需要注意的方面

（一）加強對電子文件原始性、真實性認定和管理。對于紙質文件來說，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性，但電子文件的內容與形式是相對獨立的，沒有相對固定的形式，要對采集的電子文件進行全面、認真地檢查。可通過電子信息加密技術、簽署技術、身份驗證和防寫措施等技術措施，提高電子文件的可靠性。

（二）是根據實際工作，制定相關檔案信息化法規。為了防止工作中的盲目性和隨意性，要結合工作實際，從管理、業務、技術三個方面提出并完善檔案信息化標準規范體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，職責明確，以保證數據準確、真實、規范、統一。

（三）要加強對電子文件歸檔管理。加強對本單位電子文件積累、鑒定、歸檔等工作的監督、指導，保證本單位產生的有保存價值的電子文件的真實性、完整性、安全性和長期可讀性。

（四）要在干部人事檔案信息化管理工作制度中嚴肅檔案管理工作紀律。

嚴格執行有關網絡信息安全保密方面的各項規定，嚴格限定上網信息的內容和范圍，嚴禁處理干部業務的計算機與網絡連接，確保信息安全。

（五）加強檔案信息安全保障工作。切實抓好網絡信息安全保密教育，增強干部人事檔案管理人員網絡信息安全防護意識，嚴格遵照國家有關安全保密的規定和要求，提高安全防護的技術水平，運用先進的安全保密技術，全面強化安全管理。建立健全系統安全保密體系，確保系統的安全性、可靠性和可控性，防止失泄密現象的發生。

總之，信息化建設作為加強干部人事檔案管理日常工作的一個重要內容，能為廣大干部職工提供優質便捷服務，也是實現人事檔案工作與時俱進，加快發展的必然趨勢。

（作者單位：四川省內江醫科學校）