WPS文檔的安全性設置

文/朱永勝 韋金晶

WPS文檔的安全性設置

文/朱永勝 韋金晶

WPS文檔是通過WPS文字處理軟件編輯的電子文檔，和WORD文檔一樣，都是存儲文字資料的電子文檔。在現代化辦公中，為了高效快捷地辦公，一些文件的傳閱常會以WPS文檔的形式通過電子郵件或者電子文檔傳輸軟件進行網上傳送。為保護文件內容以及方便辦公，WPS文檔的安全性設置十分重要。下面將對WPS文檔查看、文檔修改的加密方法以及如何取消文檔的密碼進行詳細介紹。

一、如何對WPS文檔進行查看加密設置

對WPS文檔進行查看的加密設置，我們將介紹三種方法:

（一）以“文件加密”選項對電子文檔進行密碼設置。首先打開要設置密碼的WPS文檔，點擊左上角圖標，在彈出的下拉菜單中選擇“文件信息”選項卡右側的“文件加密”選項,點擊打開后，將彈出一個對話框：在“此文檔的加密選項”下的“打開文件密碼”和“再次鍵入密碼”欄中分別輸入相同的密碼，然后點擊“確定”按鈕進行密碼確定；最后保存文件完成加密設置。

（二）以“選項”命令下的【安全性】選項卡設置密碼。打開WPS文檔，點擊左上角圖標的按鈕，在其下拉菜單中選擇【工具】—“選項”命令，選擇“安全性”選項卡，在“此文檔的加密選項”下的“打開文件密碼”和“再次鍵入密碼”欄中分別輸入同一組密碼，然后點擊“確定”按鈕確認密碼；最后保存文件完成文檔的密碼設置。

（三）以文件存儲的方式對文檔進行密碼設置。在新建文檔中輸入好文件內容，點擊“保存”按鈕保存文檔時會彈出一個對話框，然后點擊“加密”按鈕，出現上面方法1中所示的對話框，在“此文檔的加密選項”下的“打開文件密碼”和“再次鍵入密碼”欄中輸入相同的密碼，然后點擊“確定”按鈕進行密碼確定，最后保存即可。對于已經存在的電子文檔，我們打開文檔后，用“文件另存”命令對文件進行操作，只是在最后保存時記得替換原文件存儲的地址即可。

用上述方法完成文件的打開密碼設置后，當要對該文件進行查看，只有輸入正確的密碼才可打開文件查看內容。

二、如何對WPS文檔進行修改加密設置

在查看或傳閱文件的過程中，為了保護文件內容不被修改，我們可以對文件設置修改密碼，此密碼設置后，一旦文件內容進行了變動，必須輸入正確密碼，否則修改后的文件內容不能被保存在原文件中。下面也介紹兩種文檔修改加密設置的方法：

方法1：打開要設置密碼的文檔，點擊【工具】—“選項”命令，選擇“安全性”選項卡，在“此文檔的文件共享選項”下“修改文件時的密碼”和“再次鍵入密碼”欄中分別輸入相同的密碼，然后點擊“確定”按鈕進行修改文件的密碼確認，最后保存文件，完成密碼的設置。

方法2：打開WPS文檔，點擊【文件】—“文件加密”選項,在彈出對話框的“此文檔的文件共享選項”下“修改文件時的密碼”和“再次鍵入密碼”欄中輸入同樣的密碼，然后點擊“確定”按鈕對密碼進行確認，最后對設置好密碼的文件進行保存。

文件修改密碼按上述方法設置后，打開文件會出現對話框，當要查看文件而無需修改時，可以選擇“只讀”方式打開文件；若要對文件進行修改，輸入密碼打開，這樣修改后的文件才能進行保存。

三、如何取消WPS文檔“查看密碼”和“修改密碼”的設置

取消文檔的查看密碼，找到“此文檔的加密選項”下的“打開文件密碼”和“再次鍵入密碼”欄，把之前設置的密碼刪除，然后點擊“確定”按鈕確認；最后保存。同樣，取消文件修改密碼的設置，只需找到“此文檔的文件共享選項”下“修改文件時的密碼”和“再次鍵入密碼”欄，刪除已設置的密碼，確認保存即可。

作為辦公室工作人員，掌握WPS電子文檔安全性設置這門技巧后，在文件傳送工作中可以減少工作細節上的出錯率，提高工作的效率。

（作者單位：湖南省株洲縣人民政府辦公室）