淺析文書檔案管理的辦公自動化應用

文/魏韓利

淺析文書檔案管理的辦公自動化應用

文/魏韓利

隨著社會經濟的發展以及科學技術水平的提高，辦公自動化技術逐漸被各個領域所應用，給人們的生活、工作以及學習等方面帶來極大的方便，因此，在對文書檔案進行收集、分類、保存的時候，也可以應用辦公自動化技術，從而有效提高文書檔案管理工作水平以及效率，進而確保文書檔案的有效性、安全性以及可靠性。

一、淺談當前文書檔案管理活動中所存在的主要問題

（一）文書的檔案管理工作較繁瑣且龐雜。一般情況下，文書的檔案管理工作內容包括資料收集、資料歸類、資料保存、資料應用等，其中資料的歸類以及保存方式比較多，比如說資料檔案既涉及到橫向建檔，又會涉及到縱向建檔，甚至還會涉及到交叉建檔，由此可以看出，檔案資料的建檔方式又有很多種。所以，文書檔案管理工作不僅具有一定的繁瑣性，而且還具有龐雜性的特點，以至于檔案管理工作效率低下。

（二）文書檔案管理工作人員的綜合素質水平不高。工作人員的綜合素質水平不高，表現在以下幾個方面：首先，隨著社會經濟的發展，各領域的工作開展均應用到科學技術，然而目前的文書檔案管理工作人員大多數不會操作計算機網絡技術產品，以至于檔案管理工作效率低下。其次，文書檔案管理工作人員的思想政治水平不高，以至于在檔案管理活動中常常抱以不負責任、得過且過的工作態度，致使檔案管理的實效性得不到提高。第三，文書檔案資料管理工作較復雜且龐大，但是檔案管理人員的數量較少，降低了他們的工作積極性以及信心。第四，檔案管理工作的程序大多是固定的，工作人員在開展檔案管理工作的時候易感覺枯燥乏味，使其工作熱情逐漸下降。

二、在文書檔案管理活動中應用辦公自動化的優勢以及必要性

（一）關于辦公自動化應用于檔案管理活動中的優勢分析。

1.有助于提高文書檔案管理水平以及辦公效率。隨著我國社會經濟的發展以及科學技術水平的提高，計算機網絡應用技術逐漸在人們生活中、工作中、學習中廣泛應用，其強大信息處理能力是實現辦公自動化的最佳優勢，改變了傳統檔案管理工作方式，解放了人力手工操作模式，從而使得文書檔案收集、分類、保存以及應用等環境變得十分便捷、高效，由此可以看出，辦公自動化應用于檔案管理活動中能有效提高管理效率以及水平。

2.能夠有效實現信息資源共享與交流的目的。當計算機技術將文書檔案進行收集、歸類完畢后，人們可以通過計算機網絡技術將文書檔案進行翻閱與瀏覽，從而有效提高了檔案的利用率，除此之外，還有效提高了檔案管理質量以及效率，另外，在對文書檔案進行處理后，還可以隨時隨地對其進行調整與處理，從而有效保障了信息資源的查準率，由此可以看出，文書檔案管理活動中應用辦公自動化技術能夠有效實現信息資源共享與交流的目的。

3.有效提高文書檔案傳遞的速度且保障其安全性。在辦公自動化背景下，文書檔案常常當作一種文件傳輸于各個應用部門，例如：通過利用郵箱、QQ等途徑將文書檔案傳輸于某個部門，而傳輸的過程中不會經過多人手中，從而有效保障了文書檔案的安全性以及可靠性，與此同時，這種傳輸辦法還不會受到地址、時間的限制，因此，其便捷、安全、高效的特點使得文書檔案能夠直接通過計算機網絡技術即可實現共享的目的，進而有效保障了文書檔案的實效性。

（二）將辦公自動化應用于文書檔案管理活動中的必要性。由于文書檔案具有著龐雜、繁瑣的特點，如果按照傳統手動方法對其進行收集、分類、保存等處理，難免會出現錯誤，從而給文書檔案應用工作帶來一定的難題，而計算機信息技術則能夠有效、精準的對文書檔案進行收集、分類、保持，而且大大提高了文書檔案管理工作效率以及質量，因此，將辦公自動化應用于文書檔案管理活動中，不僅是辦公活動的基本需求，也是提高辦公效率的重要途徑。

三、探討文書檔案管理應用辦公自動化的重要途徑以及建議

（一）選擇適當的辦公自動化工具。由于當前的辦公自動化工具較多，因此，在選擇辦公自動化工具的時候需要結合自身檔案管理特點來進行選擇，從而確保所選擇的辦公自動化工具能夠滿足自身檔案管理需求，比如常見的辦公自動化工具有掃描儀、電腦、傳真機、相關軟件等，并且聘用辦公自動化專業人員建立相應的檔案數據庫，從而為檔案管理工作提供有力保障。

（二）定期對文書檔案管理工作人員進行辦公自動化技能培訓教育工作。

定期對文書檔案管理工作人員進行辦公自動化技能培訓教育工作，是保障文書檔案管理水平以及質量的重要前提，因此，為了實現文書檔案管理工作質量水平得到提高的目的，則需要指導檔案管理工作人員正確應用辦公自動化軟件，并且對相關設備進行了解、應用，從而有效增強其綜合素質水平，從而提高檔案管理的實效以及水平。另外，還需要加強對檔案管理工作人員的思想政治教育工作，使其思想政治素質水平得以提升，從而促其開展檔案管理工作的時候能夠抱以強烈的責任心以及熱情，進而提高文書檔案信息資料的可靠性以及安全性。

綜上所述，本文主要對當前文書檔案管理活動中所存在的主要問題進行了分析與介紹，并且將文書檔案管理活動中應用辦公自動化的優勢以及必要性進行了陳述。最后，針對文書檔案管理應用辦公自動化提出幾點建議與對策，從而全面提高文書檔案管理水平。

（作者單位：韓城煤化實業有限公司）