淺談高校電子文件歸檔與管理

文/王小芳

淺談高校電子文件歸檔與管理

文/王小芳

隨著信息技術和網絡技術在高校的廣泛應用，尤其是校園網的逐步升級和自動化辦公系統的引進，使高校逐步形成了現代化、信息化、網絡化的電子校務環境。近年來，雖然有很多高校對電子文件的歸檔管理工作進行了探索，同時也取得了一定的工作成效，但依然有很多問題沒有解決。為此，筆者試圖從電子文件的內涵與特點入手，闡釋當前高校電子文件歸檔與管理存在的實際問題，并從多個角度提出解決這些問題的對策與策略。

一、高校電子文件的內涵與特點

（一）高校電子文件的內涵。新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中對電子文件進行如下定義：“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”廣義上的電子文件一般是泛指由機構、組織或個人形成的與工作相關的所有電子記錄，它與傳統文件、檔案概念相對應。狹義上的電子文件特指由政府部門、公共機構形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務活動中形成的，具備一定規范化的形成、審核、流轉等程序和管理要求，具有真實性、完整性和有效性。高校的電子文件主要是指廣義上的電子文件，它包括了高校黨政、教學管理、學生管理、后勤管理等各個部門、各個環節產生的具有歸檔和保存的臨時性和永久性、正式的和非正式的電子文件。

高校電子文件主要有4種類型：一是以WORD和EXCEL為主的文字（表格）處理文件，比如財務收支統計、教師制作的電子講義和試題庫等。二是以CAD為主的圖形處理文件，比如工科院校中機械制造與設計、土木工程等專業根據算法繪制的圖表和曲線圖等各種文件。三是以數碼相機為設備記錄的圖像處理文件，比如某些工作場景、會議慶典等拍攝的照片，通過數據傳輸和掃描的形式形成的電子圖像。四是以攝像機、錄音筆為工具的影音視頻處理文件，比如重要的會議、教學錄像、專家講座、校園宣傳等錄制的音頻、視頻文件。

（二）高校電子文件的特點。

第一，特殊存儲性。電子文件與紙質文件之間的不同主要體現在電子文件的特殊存儲性和對系統的依賴性。電子文件由計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，數字信息使用0和1兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機存儲器中，人們無法直接讀取和理解比特，必須通過計算機系統的運算與轉換，形成可識別的數字與圖像，并可通過通信網絡進行傳輸。

第二，易變性。與紙質文件不同，電子文件不是一成不變的、固態的，而是一個動態、可變的、豐富的信息。電子文件主要是存儲于電子計算機內，因此對存儲系統的穩定性和安全性有較高的要求。信息的存儲格式、信息編碼、系統的更新升級、黑客的襲擊等都有可能造成電子文件內容、形式的更改、破損和丟失。

第三，豐富性。電子文件與紙質文件相比，具有得天獨厚的存儲優勢，電子文件的存儲密度遠遠高于紙質文件，尤其是通過信息壓縮技術和移動光盤的存儲，使電子文件信息的存儲能力得到提升，真正實現了海量存儲。電子文件以計算機為介質，具有文字、圖像、音頻、視頻等各種存儲類型，通過信息技術加工，可以形成豐富多樣的立體化文件，從而豐富和便利了用戶對電子文件的選擇和使用。

二、高校電子文件歸檔與管理存在的問題

（一）對電子文件歸檔和管理工作認識不足。近年來，以信息和網絡為主的現代化高校電子政務已初步形成。在高校電子校務環境下，如何對數量龐大、類型繁雜的電子文件進行歸檔和管理，已成為高校檔案管理工作的首要任務。目前高校的電子文件歸檔與管理工作并不理想，一方面，高校對電子文件歸檔與管理工作沒有引起足夠的重視，尤其是電子政務系統與檔案管理系統的相互獨立性，難以達到電子文件的及時歸檔與存儲。另一方面，某些高校檔案管理工作者的工作思維相對陳舊，沒有把握住電子文件的各種特殊屬性，仍然沿用紙質文件時代的管理思維和管理方式，缺乏一定的檔案管理創新意識。

（二）電子文件歸檔與管理隊伍薄弱。電子文件與傳統的紙質文件歸檔不同，電子文件的生成、傳遞、存儲等都離不開計算機及其系統。電子文件的數字信息化形態，以及對系統的高度依賴性，決定了電子文件歸檔管理的復雜性。因此，高校電子文件的歸檔與管理是一項十分繁雜而繁重的系統技術工程，不僅需要檔案管理人員具備扎實的檔案管理知識，同時需要具備豐富的電子信息網絡技術。但是當前不少高校檔案管理人員隊伍的素質和技能參差不齊，難以適應信息化時代給檔案管理工作帶來的困難和挑戰。雖然很多檔案管理人員具備了較強的檔案管理知識和技能，但是對于不少年齡偏大的檔案管理人員來講，由于不熟悉計算機網絡技術，因此難以開展對電子文件的歸檔管理工作，嚴重制約了高校檔案管理的信息化進程。

（三）電子文件歸檔與管理制度不健全。電子文件的歸檔和管理是一項技術性、關聯性和規范性相結合的系統工程，開展高校電子文件的歸檔與管理工作，不僅要涉及到檔案管理部門，同時還會涉及到高校的各個行政部門和二級教學單位。在開展電子文件的收集、歸檔、存儲的過程中，必須要依據一定的標準和規范開展工作，這樣才能夠保證電子文件歸檔管理的時效性、科學性與合理性。雖然我國已經頒布了《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，但是很多高校并沒有以此為依據制定符合本校實際的電子文件管理辦法和管理規定。由于缺乏依據和執行的規范，致使檔案管理部門內部工作低效與滯后，影響了檔案管理部門與其它部門之間的溝通和銜接。

三、高校電子文件歸檔與管理工作的對策

（一）高度重視電子文件歸檔與管理工作。在教育現代化的進程中，高校要充分認識到信息化檔案管理工作的重要意義，提高電子文件歸檔與管理意識，加強對電子文件歸檔與管理工作的落實與宣傳。首先，高校領導要意識到電子文件歸檔與管理的重要性，將其納入高校信息化檔案管理工作之中，加強對電子文件的歸檔與管理工作的宏觀指導，對已有和即將產生的電子文件進行有計劃、有步驟的歸檔與管理，同時也要加大對電子文件歸檔與管理工作的資金投入。其次，高校檔案管理者要改變傳統的紙質文件管理理念，提高對電子文件歸檔與管理工作的重視程度，做好信息化檔案管理工作的計劃與安排，從而提高電子文件歸檔與管理的工作效率。

（二）加強電子文件歸檔與管理隊伍建設。高校電子文件的歸檔與管理需要對大量的電子文件進行收集整理，同時需要進行電子文件的數字化轉換，檔案庫籌建、管理軟件的更新與應用、電子文件的加密與存儲等，在這一系列的過程中，要求檔案管理人員要具備較高的綜合素質。因此，高校必須具備一只知識、學歷、年齡結構合理的現代化檔案管理隊伍。第一，要組織檔案管理人員學習電子文件歸檔和管理的相關知識，掌握電子文件歸檔與管理的相關技能，熟悉電子文件歸檔的各個流程。第二，高校檔案管理部門領導要組織工作人員結合本單位員工的實際情況，選派員工外出學習和培訓，及時掌握先進的電子文件歸檔和管理的相關知識技能。同時也要結合實際工作需要，引進高素質的工作人員，逐步優化電子文件歸檔與管理隊伍。

（三）完善電子文件歸檔與管理工作制度。電子文件是高校電子政務的重要資源形式，對于保存和記錄高校電子政務工作具有重要的價值。完善電子文件歸檔與管理工作制度，既是高校現代化檔案管理的現實需求，又是高校檔案管理部門與其它各個部門得以有效銜接，順利開展電子文件歸檔管理的重要保障。高校要根據國家頒布的電子文件管理規定，結合電子文件的內涵與特征，制定并出臺符合本校實際的電子文件歸檔與管理辦法，為電子文件歸檔管理工作的開展提供依據。比如制定《XX大學電子文件歸檔辦法及管理標準》《XX大學電子文件歸檔暫行管理實施細則》等，以此來明確校內各部門在電子文件歸檔過程中的職責，以及檔案管理人員的具體工作細則。

（本文是河北省檔案科技項目計劃（編號：2014-X-19）研究成果之一）

（作者單位：河北機電職業技術學院）