企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用
——檢索工具的一點探索

文/韓麗 劉美娟 崔艷梅

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用
——檢索工具的一點探索

文/韓麗 劉美娟 崔艷梅

檔案信息的開發(fā)利用就是檔案工作者把檔案信息通過多種渠道和方式開發(fā)和傳遞給利用者，從而實現(xiàn)檔案信息的活化與共享。只有提供利用，檔案工作的價值才能得到實現(xiàn)。那么如何發(fā)掘檔案中蘊藏的有利用價值的檔案信息資源，及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息資源，滿足利用者的利用需要，成為檔案工作者的一項重要工作。

一、檔案信息資源開發(fā)利用的方式與途徑

檔案信息資源開發(fā)利用的方式與途徑很多，概括起來主要有以下幾種:

（一）借閱型開發(fā)利用。就是通過閱覽、外借形式為利用者提供檔案信息。這是一種最基本、最普通的方式。

（二）編研型開發(fā)利用。就是通過公布、出版、印刷檔案編研成果為利用者提供檔案信息。這是對檔案信息資源進行高層次和深度開發(fā)的一種方式。

（三）咨詢型開發(fā)利用。就是解答利用者提出的詢問，為利用者提供所需的事實、數(shù)據(jù)等結(jié)果。這是一種提供來自檔案或與檔案有關(guān)的智能服務(wù)。

（四）宣傳報道型開發(fā)利用。就是通過開展各種形式的檔案宣傳活動，為利用者提供檔案信息。這是一種最直觀的開發(fā)利用方式。

（五）網(wǎng)絡(luò)型開發(fā)利用。就是通過網(wǎng)絡(luò)為利用者提供檔案信息。這種方式將成為檔案信息開發(fā)利用的主要形式。

二、檔案信息資源開發(fā)利用中對檢索工具的探索

檔案檢索工具是聯(lián)結(jié)檔案與利用者的橋梁，借助于它，便可以開啟檔案信息寶庫之門，從數(shù)量浩瀚的檔案信息海洋中迅速準確地獲取所需檔案。那么如何編制一個效果好的檢索工具，筆者在這方面進行了一番思考和嘗試。

2012年3月，集團公司啟動了《組織史資料》叢書編纂工作。作為集團公司下屬分公司，既要負責上報總部卷內(nèi)容、編纂企業(yè)卷內(nèi)容，還要指導基層卷內(nèi)容的編纂。在整個編纂過程中，最重要、最耗時的一個環(huán)節(jié)就是素材的查選，查找到的有用的文件材料，往往內(nèi)容涉及多個單位或個人，也就是說，多個單位需要這份文件材料作為素材。為了工作方便，編纂人員將查到的有用文件材料編制成《組織史資料》領(lǐng)導人員任免、組織機構(gòu)沿革文件資料索引表，放到組織史編纂辦公室內(nèi)設(shè)服務(wù)器上，這樣許多單位可以共享需要的文件材料，節(jié)省了大量重復查檔的時間。

作為組織史編纂項目的參加者，同時又是檔案工作者，筆者認為上述索引表是一個快速準確找到檔案資料的好工具，于是把它應(yīng)用到檔案開發(fā)利用工作中。在原有的企業(yè)檔案目錄中增加“文件內(nèi)容”列，將企業(yè)檔案目錄加以完善，用Excel表格的形式編制成各種專題的文件索引表，比如查考利用率比較高的人事任免、機構(gòu)調(diào)整、先進表彰、職稱確認、土地征用等等專題的文件索引表，形成系列的檔案檢索工具。

三、開發(fā)檔案檢索工具的可行性與優(yōu)點

2009年開始，集團公司在系統(tǒng)內(nèi)部各單位推行了統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，同時開展了歷史檔案的數(shù)字化掃描工作。2012年，歷史檔案目錄遷移到了檔案管理系統(tǒng)，歷史檔案的數(shù)字化掃描工作也在有條不紊推進，有些單位數(shù)字化工作已經(jīng)完成，有些單位正在不斷地推進，平均數(shù)字化率達到了60%以上。這些工作的開展使得檔案檢索工具的編制變得很容易，只需將數(shù)字化掃描的圖片格式的文件內(nèi)容通過漢王軟件轉(zhuǎn)化為Word文檔文件，將文件內(nèi)容進行篩選、提煉復制到索引表的文件內(nèi)容列，并將每一條與相應(yīng)的電子文件做一個鏈接，檢索工具就完成了。該檢索工具具有如下的優(yōu)點：

（一）可以提高檢準率。如利用者需要查找張三的任職文件，以前的檢索目錄，通過對文件題名進行檢索，計算機輸入“張三”，如果文件題名不包含張三，那將檢索不出檔案，就會存在漏檢現(xiàn)象；計算機輸入“任”或“任職”，那將檢索出許多任職文件檔案，而且大部分與張三無關(guān)。完善后的檢索目錄，通過對文件內(nèi)容進行檢索，計算機輸入“張三”，那么檢索出的檔案將全部是有關(guān)張三的文件，而且文件內(nèi)容可以直接看到。

（二）可以縮短檢索時間。還是上面的例子，以前的檢索目錄，通過對文件題名進行檢索，計算機輸入“任”或“任職”，那將檢索出許多任職文件檔案，檔案人員必須通過檔號逐條找到檔案，獲取文件本身信息，才能確定哪件是利用者需要的，這樣就要花費大量時間。完善后的檢索目錄，通過對文件內(nèi)容進行檢索，可以做到一檢即得。

（三）可以有效保護檔案原件。檔案原件一般是孤本，頻繁地直接查找將使檔案原件受損害，影響其壽命和安全；檔案文件只靠單份和一地保管，難以千古無失。將檔案內(nèi)容復制到文件索引表中，就可以減少利用者反復使用原件，從而有效地保護原件，同時起到備份的作用；如果確需查看原文，只要點擊相應(yīng)的鏈接，即可查看電子原文，無需到庫房找紙質(zhì)文件。

（四）可以方便利用者利用檔案。

作為檢索工具，可以使檔案工作者快速準確找到利用者所需檔案；作為一項編研成果，可以直接為利用者提供檔案信息；作為開放的檔案信息，可以直接放到檔案網(wǎng)站或開放的網(wǎng)站上，使利用者在線利用檔案，實現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。

（作者單位：華北油田采研院檔案室；華北油田勘探院資料室；北京石油管理干部學院）