備件管理的實踐與探索

錢欣欣

(首鋼京唐鋼鐵聯(lián)合有限責任公司,河北唐山 063200)

備件管理的實踐與探索

錢欣欣

(首鋼京唐鋼鐵聯(lián)合有限責任公司,河北唐山 063200)

備件管理的作用;備件管理的基礎;備件管理實施的具體途徑。

備件管理 ERP 最小儲備定額 最短儲備期

首鋼京唐鋼鐵聯(lián)合有限公司鋼鐵廠項目是國家“十一五”規(guī)劃綱要的重點工程之一,該企業(yè)集中采用了目前我國最大、世界上為數(shù)不多的大型焦爐、燒結(jié)機、球團焙燒機、高爐、轉(zhuǎn)爐、板坯連鑄機、熱連軋機和冷連軋機等,面對如此龐大、復雜、先進的設備迫切需要科學合理的設備管理做基石。

1 備件管理的實踐探索

備件管理作為設備管理的一個重要組成部分,地位舉足輕重,只有科學合理地儲備與供應備件,才能使設備的修理任務完成得既經(jīng)濟又能保證質(zhì)量和進度。否則,備件儲備過多,既加大了生產(chǎn)成本又增加了管理費用,影響了公司流動資金周轉(zhuǎn);儲備過少,一旦備件供應不及時將妨礙設備的修理進度,延長停機時間,使企業(yè)的生產(chǎn)活動停滯,經(jīng)濟效益遭受重大損失。由此可見如何達到合理儲備,既能保證設備正常運轉(zhuǎn)又能加快資金周轉(zhuǎn),實現(xiàn)企業(yè)效益最大化是備件管理工作要研究的主要課題。

現(xiàn)代社會是信息社會,傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不適應日益激烈的市場經(jīng)濟競爭,適者生存,落后必將淘汰。在企業(yè)管理方面,首鋼京唐一上馬即采用了目前全世界排名第一的ERP軟件SAP。作為ERP的一個重要應用方面,備品備件管理得到了越來越多企業(yè)的重點關注和探索應用,但是,ERP本身不是管理,它不可以取代管理。ERP本身不能解決企業(yè)的管理問題。企業(yè)管理根本問題只能由管理者自己解決。作為備件管理這一塊,ERP可以是管理者解決問題的一種工具,但大量的基礎工作還是需要人去做。

基礎工作是企業(yè)的“三基”(基礎工作、基本功、基層工作)工作之一。設備的基礎資料對設備綜合管理工作非常重要。其主要內(nèi)容之一是收集資料、積累資料。即積累數(shù)據(jù),也可稱為數(shù)據(jù)管理。

數(shù)據(jù)管理的有效途徑就是建立設備臺帳。首鋼京唐的維檢單位眾多,各自都有自己的管理模式,也就使得設備臺帳五花八門,這就需要有一個統(tǒng)一管理。以自動化設備為例,由自動化處牽頭從09年6月始集中花費半年時間和各個自動化設備的維檢單位對設備臺帳進行了統(tǒng)一和完善,并在以后的工作中每月進行數(shù)據(jù)更新。這一舉措初步規(guī)范了全公司的自動化設備臺帳,對于設備臺帳中的設備,可通過采用不同的查詢條件(如:統(tǒng)一編號、設備名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、安裝地點等),查詢到每一臺的設備檔案,為自動化設備的維護提供了極大便利。不過,由于手工的電子表格很難做到同步開放,故必須將這一數(shù)據(jù)庫加載至公司管理的ERP中,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的在線查詢和實時更新。

只有在設備臺帳基本完善之后才能開展更深入的備件管理工作,從以下具體的實施細節(jié)中挖掘備件管理在降本增效、增收節(jié)支中的巨大潛力。

首先,由作業(yè)部根據(jù)備件的月消耗量合理地提出備件計劃。企業(yè)在初始階段往往需要相當長的一段時間來積累數(shù)據(jù)。在前期可以借鑒運行成熟的同等規(guī)模企業(yè)的數(shù)據(jù)和有經(jīng)驗的技術(shù)人員進行初步估算,并在以后的實際生產(chǎn)中及時修正。其次,根據(jù)設備分類,由相應采購組對備件提報嚴格把關。采用最小儲備定額,最大限度地壓縮庫存。所謂最小儲備定額就是以不影響設備檢修實際需求備件量為前提,將備件的儲備定額壓縮到最小的程度。通常儲備定額的計算公式為:

其中:

Y——儲備定額

A——具有同種備件的設備數(shù)

K——每臺設備上相同的備件數(shù)

α——備件通用系數(shù),與AK之積成反比,0．5＜α＜1

T——訂貨周期

M——備件的使用壽命

根據(jù)上述公式,改變α、T和M中任何一項均可影響Y。為得到最小儲備定額,我們可以:(1)縮短訂貨周期T;充分利用集團公司下屬公司的條件對部分備件進行加工和自制,實現(xiàn)備件可控的最大化。這也是針對大型企業(yè)的一條捷徑。堅持備件的小批量訂貨或者采用一次訂貨分期分批交貨原則,做到備件隨進隨用。很多設備采購后閑置由于時間和保管不當?shù)仍?會降低其使用壽命,這也是要合理減少儲備定額的原因之一。對于大多數(shù)備件堅持就近采購原則,盡可能壓縮聯(lián)系時間、制做周期和運輸時間。特殊設備的備件另當別論。(2)減小備件通用系數(shù)α;由于各件通用系數(shù)與AK之積成反比,在購買設備和更新改造設備時,注重設備選型的標準化、系列化和通用化。為此,首鋼京唐對大部分設備進行了統(tǒng)一性招標,確定了同一設備的生產(chǎn)廠家,提高了設備的通用化程度,降低了備件通用系數(shù)α值,減少了備件和維修的費用,從而減少了備件的儲備定額。(3)提高備件的使用壽命;采用新技術(shù)、新材料,提高備件質(zhì)量和使用壽命。堅持以舊換新制度,強化修舊利廢。在作業(yè)部方面,對于拆換下來的舊件要組織專業(yè)人員評估其修復價值,做到廢物利用,只有報廢的才退回庫房以舊換新。

2 利用最短儲備期,加速資金周轉(zhuǎn);推廣備件的國產(chǎn)化,實現(xiàn)資金控制

2.1 利用最短儲備期,加速資金周轉(zhuǎn)

最短儲備期就是備件的最短庫存時間。我們設備件的訂貨周期為M,則:

式中:

T1——訂貨時間

T2——制作時間

T3——發(fā)運時間

T4——不可預見時間

相對于進口備件,最短儲備期等于訂貨周期,屬于連續(xù)儲備。對于國產(chǎn)備件,其最短儲備期略大于訂貨周期,訂貨和儲備時間視備件的出庫時間、使用壽命和訂貨周期而定,即有的放矢的選擇備件的最佳補充時間,以最終得到最短的儲備期。最小儲備量的實施從庫存量的減少方面降低了資金的占用,而最短儲備期的采用則旨在通過庫存時間的壓縮來加速資金的周轉(zhuǎn)。最短儲備期控制得體,完全可以在一段時間內(nèi)使實際庫存比最小儲備量還要低,甚至達到零庫存,從而更大幅度地降低資金占用。因此,對于生產(chǎn)線上裝有備用設備的備件、市場上可隨時隨地采購的備件、以及計劃檢修需要的備件均可采用最短儲備期原則進行儲備。

2.2 備件國產(chǎn)化是備件管理好壞的重要標志

進口備件是以外匯結(jié)算,價格高,周期長,不僅對備件資金占用多、周轉(zhuǎn)慢,影響企業(yè)效益,而且耗費國家有限的外匯儲備,制約國家工業(yè)的發(fā)展。因此,備件國產(chǎn)化是備件管理的必由之路。首鋼京唐在熱電阻、熱電偶和電磁流量計等國內(nèi)技術(shù)已成熟的領域已經(jīng)實行了國產(chǎn)化,但PLC、工控機、變頻器等方面還有待國家研發(fā)人員進一步努力。

3 嚴把備件的質(zhì)量關,防止不合格品入庫

備件的質(zhì)量是備件壽命的根本保證,是備件資金控制的重要一環(huán)。嚴格質(zhì)量控制,必須制定一套嚴格遵守并行之有效的備件入庫質(zhì)量檢驗制度。如:(1)非標設備和按圖加工制作的備件,在簽訂合同或協(xié)議的時候,就必須明確質(zhì)量保證的約定,以防止質(zhì)量問題出現(xiàn)后的麻煩和損失。(2)貨備件必須先進行質(zhì)量檢驗,驗收合格的必須由驗收員填寫合格證后隨備件同時入庫,不合格的備件決不允許入庫。凡屬不合格的備件入庫的,必須追究責任,能返修的返修,該退貨的退貨,應索賠的索賠。(3)對外付款的備件,必須在質(zhì)量檢驗合格入庫后,方能進行,未進質(zhì)量驗收不能盲目付款。將備件的質(zhì)量問題解決在入庫之前,不僅避免了直接的經(jīng)濟損失,更大程度上避免廢品交付使用所造成巨大間接經(jīng)濟損失。

4 依據(jù)廠對使用部門下達的費用指標嚴格考核,杜絕浪費,把有限的資金用于設備維護及生產(chǎn)當中

對關鍵、重點備件實施精細化管理,拓寬修舊利廢渠道,使設備運行始終處于良好、可控狀態(tài),為生產(chǎn)穩(wěn)定順行奠定基礎。推行備件通用化管理,在這方面,首鋼京唐與部分備件供應廠家結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴關系,簽訂了框架協(xié)議,壓縮了合同簽訂時間,保證了備件的持續(xù)穩(wěn)定供應。為抓好源頭控制,減少新備件的申報和領取,首鋼京唐公司在現(xiàn)有庫存的基礎上,嚴把備件提報計劃關,控制提報數(shù)量,做到需要什么提報什么、需要多少提報多少,既保障了現(xiàn)場維修,又避免形成新的庫存。

5 利用現(xiàn)代管理手段和先進科學技術(shù),完善備件管理工作

備件的資金控制如果配備現(xiàn)代管理手段和先進科學技術(shù),將會取得錦上添花的效果。在首鋼京唐的備件管理上,就可以充分發(fā)揮ERP的強大優(yōu)勢,為備件的精確管理提供平臺。首鋼京唐ERP系統(tǒng)投入使用后,簡化了備件提報和審批程序,規(guī)范了備件出入庫手續(xù)該系統(tǒng)使得紙版合同簽訂和線上訂單創(chuàng)建得以嚴格對應,從而極大的透明化了整個采購過程,實現(xiàn)了備件的優(yōu)化管理。

6 結(jié)語

備件管理是場攻堅戰(zhàn),絲毫不能懈怠,必須重視其基礎工作,將其細化、責任化,為進一步管理提供真實有效的數(shù)據(jù)保障。在實踐中,結(jié)合生產(chǎn)的現(xiàn)狀,充分調(diào)動人的積極性,有效利用ERP信息技術(shù)平臺為各項環(huán)節(jié)提供便利。備件采購中采用最小儲備定額,最大限度地壓縮庫存;利用最短儲備期,加速資金周轉(zhuǎn);推廣備件的國產(chǎn)化,實現(xiàn)資金控制,從而創(chuàng)造企業(yè)效益的最大化。

[1]徐寶強.規(guī)范化的設備備件管理[M].北京:機械工業(yè)出版社,2008.

[3]蔣貴善.生產(chǎn)計劃與控制[M].北京:機械工業(yè)出版社,1995.

[4]鄭慶魁.中國設備管理[M].北京:機械工業(yè)出版社,1994.

錢欣欣(1984—),女,浙江衢州人,本科,學士,助理工程師,研究方向:煉鋼自動控制技術(shù)及儀器儀表、自動化備品備件管理。