淺析檔案的基本定義

◎林春陶

淺析檔案的基本定義

◎林春陶

檔案是記錄機關事業單位過去的文字材料，對此，本文介紹了檔案的基本定義，對檔案的形成者，檔案的形成原因，檔案的基本形態，檔案的本質特征以及檔案的“屬”等相關內容進行了分析，以便于能夠使檔案工作者對其有個基本的了解。

檔案起源 檔案沿革 檔案定義 檔案

對于檔案的概念而言，有許多種不同的表達方式，而所謂的概念就是對事物的理性認識。給概念下個定義，無非就是揭示事物的本質屬性，明確這一事物同其他事物之間的區別。給概念下定義的要求，應該是確切、簡明、符合邏輯，下定義的公式一般是被定義項＝種差+鄰近的屬。基于此，對于檔案的定義有以下幾種。

一、檔案的基本定義介紹

早在1985年我們國家檔案標準局就發布過《檔案著錄規則》將檔案定義為：“國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學、文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。”而在此之前，1960年的《檔案工作》雜志上則對檔案的定義是：“檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保存價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料（也包括技術文件、影片、照片以及錄音帶等等）”。在1962年中國人民大學歷史檔案系《檔案管理學》講義給檔案下的定義是：“檔案是機關（包括企業和事業單位）在工作和生產中形成的、具有查考和利用價值的、按照一定歸檔制度的集中保存起來的文件材料（包括技術圖紙、影片、照片和錄音帶等）。”1985年中國人民大學檔案學院陳兆祦、和榮寶主編的《檔案管理學基礎》對檔案定義表述為：“檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。”或簡便表述為：“檔案是人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件。”1986年中國人民大學檔案學院吳寶康教授所著的《檔案學理論與歷史初探》對檔案的定義是：“檔案是歷史上各種政治、經濟、社會組織和個人在公私事務或技術、科學工作中自然轉化而形成的真實歷史憑證和原始記錄，并收藏起來的一定原料制作的文字形聲材料”。

二、檔案的基本要素

根據上述這些對于檔案的定義，反映了不同的觀察角度，是檔案工作的科學研究和實踐的經驗結晶，在實際工作中都發揮了重要的作用。據此，我們根據檔案管理工作的實踐，對檔案定義的表述如下：檔案是人們社會活動形成的文、形、聲歷史真跡材料，根據這一定義，應當包括以下五個方面的要素。

1.檔案的形成者。“人們”是檔案的形成者。人們既可以是個人，也可以是群體。群體包括國家機關、社會團體、家族和家庭等等。

2.檔案的形成原因。“社會活動”是形成檔案的原因，檔案是社會活動的產物。它包括任何一項活動，如政治、經濟、科學技術、文化藝術等等。在這些活動中直接產生的文件、圖表、影片、照片、錄音帶、錄像帶等，在完成了現行使命之后，都應該轉化為檔案。但是由于檔案有作用大小的區別，保存價值也就不同，有的可以不進入機關檔案室，有的可以不進入檔案館，還有的可以銷毀。然而，它們都是檔案，不保存它或不繼續保存它，不是因為它不是檔案，而是由于它失去了保存價值。

3.檔案的基本形態。“文、形、聲”是檔案的基本形態。檔案信息的記錄方式也是各種各樣。檔案的形式豐富多彩，有文件、簿冊、圖紙、照片、錄音帶和錄像帶等等。社會管理活動形成的檔案，主要是文件轉化而來的。檔案與文件是有區別的，文件是現行的、有行政約束力的管理社會的手段，是它的作者行使權力、表達意志、交流思想、對外聯系所使用的一種工具。它是機關正在處理和承辦的文書材料，或者傳遞承辦者之間，或保存于文書部門和業務部門。檔案是完成了文書處理程序和現行使命，由機關檔案部門保存的材料。兩者是同一物體的不同發展階段，是行使不同的使命、是有區別的兩種事物和兩個概念。文書是文書工作的工作對象和文書學的研究對象，檔案是檔案工作對象和檔案學的研究對象。

4.檔案的本質特征。“歷史真跡”是檔案的本質特征，它與第一手材料，歷史的原始記錄是基本上相同的。歷史真跡就是記錄歷史的真實蹤跡，它不是事后編寫和隨意收集起來的，后人不能用自己的觀點去修改它和補充它，否則，它就失去了真實性，而不稱其為檔案了。檔案的這一特征，是檔案區別于其它事物的本質屬性。從縱的方面來看，它區別于現行的材料，如文件是現行的材料，檔案則是歷史的材料；而從橫的方面來看，它區別于相鄰的事物，比如圖書、資料等，一般都不具有歷史真跡的屬性。

5.檔案的“屬”。“材料”是檔案的屬概念。“材料”這一概念的外延、內涵都比較廣，它能夠完全概括檔案的各種形式，又能充當與檔案相鄰事物的屬概念，比如圖書、資料，無論是用于研究，還是學習、參考，一般也都稱其為“材料”，它又是社會上與檔案專業可以共同使用的一個通用概念。檔案就是某種材料，容易理解，不會與制成材料、書寫材料相混淆。本來資料這個概念，也可以作為檔案的屬概念，而且從社會的角度來看，更容易被理解。但是，在檔案管理專業中，資料經常是指與檔案相區別的其它事物，如報刊、雜志等等，與社會上所使用的廣義上的資料不相同，兩者容易混淆。而材料這個概念，在社會上也有其它含義，如可以直接造成成品的東西——建筑用的磚瓦、紡織用的棉紗等等，而把它用于檔案的定義，則不會被理解為建筑材料和紡織材料，否則，建筑和紡織行業也就無法使用材料這個概念了。

（作者單位：吉林省大安市醫療保險經辦中心）

（責任編輯 張雅楠）