淺析高校學生檔案數字化建設工作

張娟+張新宏

[摘 要]本文分析了學生檔案數字化建設的背景及保障體系，重點分析了高校學生檔案數字化建設的過程，目的是使學生檔案管理工作邁上新臺階，為學生就業、升學等提供良好的服務。

[關鍵詞]高校;學生檔案;數字化建設

隨著計算機網絡技術的發展，檔案管理逐漸由傳統的手工管理向網絡化管理轉變。學生檔案從建檔、保存、查詢、利用和檔案郵遞等過程都發生了質的變化。構建一種適合高校學生檔案數字化管理的新方法，以解決傳統學生檔案管理中存在的問題，是當前高校檔案工作急需解決的實際問題。

一、高校學生檔案數字化建設工作的背景

1.2008年教育部、國家檔案局聯合頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令）。它是指導新時期高校檔案工作科學發展的法規性文件。本辦法將學生在校形成的文件材料納入歸檔范圍，而且單獨設類，彰顯了以人為本和重視民生的檔案理念。

2.高校檔案工作的重點一是管理，二是服務。而要提高學生檔案管理工作水平，計算機網絡化管理是關鍵;檔案工作服務創新是從事檔案工作的理論基礎和行動指南，我們要在新的機遇條件下，結合高校學生檔案工作的實際情況，用創新理念服務于高校各項工作。

二、高校學生檔案數字化建設保障體系

高校學生檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，涉及檔案學、軟件科學、信息管理等多個領域，需要學校各個部門的共同參與。

1.前期準備階段。這一階段主要分析學生檔案信息化管理項目的可行性、項目投資收益比、項目的主要功能、學生檔案信息數據庫的選擇及相應基礎設施配套情況、學生電子檔案接收范圍、接收源等。并合理規劃項目各階段的目標及完成任務，組織專人負責各階段，并通過招投標篩選出最合適的合作伙伴。

2.基礎設施建設。高校學生檔案數字化基礎設施建設是高校檔案信息建設的基礎，主要由硬件設備、軟件系統和校園網絡組成。在硬件方面，主要有計算機、打印機、掃描儀、存儲設備及其它必要組件。軟件系統主要指檔案信息系統，該系統除應具有收集、管理、保存和利用等功能外，還應能實現公告發布、權限管理、元數據管理、安全管理等功能，以確保學生電子檔案的真實性、完整性。網絡建設主要包括基于局域網的檔案管理平臺，基于校園網的學校平臺和基于互聯網的公眾平臺，統一各部門之間管理軟件數據接口，以實現學生電子檔案的收集、保管、利用，最終實現學生電子檔案資源共享。

3.基礎業務建設。學生檔案數字化建設基礎業務主要包括兩方面：一是傳統學生檔案的數字化處理，即將已保存的學生實體檔案通過掃描儀電子化;二是學生檔案的數字化管理，主要涉及學生電子檔案的生成、接收、傳遞、保存和查詢利用。首先，對原有館藏的學生紙質檔案，學校應通過前期調研、規劃，制定符合本校的數字化加工方法進行數字化;其次，對正在形成的學生電子檔案，各高校應根據自身實際情況，結合已出臺的國家相關標準，積極制定適合本校的學生電子檔案歸檔標準，明確學生電子檔案的數據格式、收集范圍、接收規范等內容。

4.保障體系建設。學生檔案數字化管理的保障體系離不開人力、物力、財力的支持。高校領導要給予重視，將檔案信息化建設列入議事日程。加強對檔案信息化建設的財政支持，保證高校檔案機構購買和配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設施。加強檔案信息化人才隊伍建設，一方面解決檔案部門人員編制少的問題，增加新員工。另一方面定期對館內人員進行業務培訓，切實提高學生檔案工作人員的管理水平。

三、高校學生檔案數字化形成過程

1.調出學生檔案。對學生檔案拆分和登記。根據各高校檔案信息化程度和實際情況，按批次調閱檔案，以專業和班級為一批，填寫檔案借閱登記表。對于不同類型檔案的特點采取不同的拆分辦法，并不能損壞檔案，以確保學生檔案的原始性。

2.學生檔案掃描。針對不同檔案的特點，采用不同的掃描方案。對于紙質較差、字跡不清的學生檔案，采用平板掃描儀，輕拿輕放;對于學生設計的圖紙檔案采用圖紙專用的工程掃描儀;對于紙質較好且量較大的學生各種證書檔案可以采用高速掃描儀。

3.學生電子檔案保存。按照檔案管理系統對學生電子檔案技術規格的要求命名文件名，保存掃描文件，修復編輯學生電子檔案。對已經保存的文件進行糾偏、去污、拆邊、對比度、亮度等處理，確保文件清晰、端正、干凈。

4.學生電子檔案識別。對于文檔類學生電子檔案，通過圖文掃描系統編輯后導入數據系統識別，識別后的文件按照學生檔案管理要求生成雙層PDF文件。

5.學生電子檔案質量檢測與分類。對于掃描且編輯完成的掃描件，依據學生檔案的個人信息，按照高校檔案管理系統的要求，制作檔案導入系統模板，著錄檔案相關信息，同時檢查是否有漏掃或檔案不完整的現象，確保檔案目錄數據分類與檔案掃描文件的一一對應。

6.學生電子檔案導入高校檔案管理系統，歸還檔案。掃描且檢查合格的學生電子檔案，按照高校檔案管理系統的要求導入高校檔案管理系統，確保掃描圖像與案卷目錄、卷內目錄100%掛接正確，使加工掃描成果在高校檔案管理系統中有效檢索和顯示。按照檔案原貌封裝檔案，檔案歸還后上架，同時要把當期完成的電子檔案備份保存。

總之高校學生檔案是高校檔案館藏的重要組成部分，加強高校學生檔案數字化管理，使之與高校辦公自動化形成一個有機整體，將學生電子檔案生成與歸檔相連接，提高學生檔案歸檔率，使查詢者不局限于學生檔案室。通過網絡實現遠程傳遞、異地處理、網內共享和實時歸檔，這樣就會讓學生檔案最大程度的發揮作用，體現以人為本的思想，為用人單位和學生提供更好的服務。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《普通高等學校檔案管理辦法》（國家教委27號令）

[3]金波.論數字檔案信息資源建設[J].檔案學通訊，2013（5）：45-48.

[4]秦芳遠，劉環瓊等.辦公自動化環境下學生檔案數字化管理的研究[J].數字蘭臺，2012（5）：20-21.

作者簡介：張娟，女，碩士研究生，館員，主要從事高校學生教育與檔案管理研究工作。

基金項目：本文為2012年陜西工業職業技術學院院級科研立項課題《高校“學生類”檔案管理模式探索與研究》（項目編號ZK12-15）