高校檔案信息網站研究

谷萍

[摘 要]信息時代的來臨，給檔案事業的發展帶來了新的機遇，建設現代化的檔案網站已成為高校檔案部門信息化工作的重要內容。高校檔案網站不僅是宣傳檔案館（室）、檔案法、進行歷史文化教育的基地，同時也是服務用戶的窗口。

[關鍵詞]高校檔案;檔案網站

隨著網絡的迅速普及和社會信息化程度的提高，我國各級各類高校相繼建立了自己的校園網。在高校檔案館從為學校服務擴大到為社會服務，而社會各方面的信息獲取正越來越多地借助于互聯網的今天，高校檔案網站的建設顯得尤為重要。

高校檔案網站是對傳統檔案利用服務和信息交流渠道的有力拓展，既可以滿足各個層次的交流需要，最大限度地擴大檔案工作空間，實現高校檔案信息的社會共享，增強全民的檔案意識及對檔案進行有效利用，同時也可以充分發揮高校檔案的教育功能和宣傳功能。

國內有條件的高校先后建立了眾多級別、層次、規模、內容、技術、發展水平參差不齊的檔案網站。一方面，這些網站的建設有效地突破了地域時空的限制，拓寬了信息交流的范圍;另一方面，由于我國尚未制定可行的檔案網站建設整體規劃，也沒有相應的法律法規來規范，因此這些檔案網站還存在諸如重建輕用、更新速度緩慢、數據庫資源匱乏、內容單一、功能簡單、訪問率低等眾多問題。

1、提高高校檔案網站內容建設的質量首當其沖

1.1以館藏檔案信息資源為根本，加強網站內容建設。內容信息是高校檔案網站的主體信息，在這方面，各高校檔案網站的差異較大。各信息類型中，較為缺乏的是特色檔案、編研成果和檔案學術研究信息三種。高校檔案網站以本校的檔案信息為依托，其面向的主要對象就是本校師生，應在檔案部門人力、物力、財力允許的情況下，將豐富的傳統館藏盡快數字化，并大量收集已形成的電子文件，加大數據庫建設的力度，在開發檔案目錄數據庫的同時，大力開發檔案全文數據庫和多媒體檔案信息。高校檔案網站因其所屬單位的性質，學術研究氣氛較之檔案局網站更濃，應發揮其優勢，積極開展編研工作并通過網站加以宣傳，提供利用。一般檔案編研成果屬于二、三次文獻，基本除去了需要保密的部分，可以在網上提供利用。同時，高校檔案部門應在網站上揭示檔案教育、檔案學術問題、檔案協會、檔案刊物等學術研究信息，豐富網站的內容，為廣大檔案工作者、檔案學者提供服務。

1.2充分挖掘館藏資源特色。這既是檔案部門在人力、物力、財力有限的情況下開發館藏資源的一種途徑，也是網站增強吸引力、發揮效應的重要途徑。高校檔案部門可以結合本校教學、科研、管理等工作來開發具有自身特色的信息資源。如可以將部分可公開的館藏珍貴檔案、特色檔案等數字化后在網絡中進行在線展覽。

1.3檔案網站內容的更新。檔案網站的信息內容應該適時的更新。在進行網站設計時最好將一些可以定期更新的欄目，如新聞動態等放在首頁上，對一些有關檔案工作的新聞加以報道。這樣，可以使首頁的更新頻率更高些。檔案部門應對檔案網站所提供的信息內容進行統籌考慮，確立一套從檔案網站信息的收集、審查到發布的管理制度，既要考慮檔案信息的準確性和安全性，又要保證檔案信息更新的及時性。

2、加強高校檔案網站的功能建設勢在必行

2.1增強檔案信息檢索功能，提高網站易用性。網站在擁有豐富的檔案信息資源、龐大的數據庫系統后，只有提供強有力的檢索工具，才能使利用者有效的查閱信息。內容豐富的網站要盡可能提供“站內檢索”和“站外檢索”等多種檢索方式?！罢緝葯z索”提供對站內信息的檢索，包括頁面信息的查詢和網站數據庫的查詢;“站外檢索”主要是提供一些專業的搜索引擎入口，方便瀏覽者對相關信息的查詢。具體來說，檢索功能可以從檢索范圍（檔案目錄或全文數據庫、現行文件、法規標準、新聞動態等檔案信息），檢索方式（分類瀏覽、簡單檢索、高級檢索），檢索結果處理（閱覽、復制、下載或打?。?，檢索工具的有效性（該檢索工具是否切實有效，利用它是否能準確檢索出已有的、符合條件的所有相關信息），易用性（即該檢索工具是否簡便易于使用，是否有檢索范例或幫助信息）等方面進行設計和實現。不同的高校建設檔案網站時應該根據實際需要，沒有必要建立遠超出實際條件的非常復雜的檢索工具。

2.2增強互動性?；有曰ヂ摼W的特點。高校檔案網站應設電子信箱、留言板等網絡聯系方式，討論和解答有關檔案工作的問題等等，力求在互動中加強網站的服務功能，使網站真正的成為學校檔案工作者和網站瀏覽者交流的平臺。高校檔案工作部門通過及時回復EMAIL，解答疑難問題，可大大增強網站與訪問者的互動性，從而提高網站的訪問率和檔案信息利用的效率。各高校檔案網站應積極建立多種交流方式，充分聽取用戶的意見和建議，使網站真正成為檔案館（室）與社會對話的窗口，成為檔案工作者、網上用戶、檔案專家等相互交流的園地。

3、改善高校檔案網站建設其他方面的質量必不可少

3.1網站的設計。網站設計時各頁面要風格一致、色彩和諧。根據各級高校自身的實際情況來確定網站的結構、欄目的設置、網站的風格、顏色搭配、版面布局、文字圖片的運用等。網站設計時還要根據網站的定位，考慮訪問者的背景和構成，力求美觀、主題鮮明，給人莊重、精致、典雅的感覺。同時要注意網頁的色彩和諧，可先確定一種能表現主題的主體色，然后根據具體的需要，應用顏色的近似和對比來完成整個頁面的配色方案。

3.2網頁的優化。在網頁設計中，網頁的優化是較為重要的一個環節。它的成功與否會影響頁面的瀏覽速度和頁面的適應性，影響訪問者對網站的印象。適時檢查檔案網站無效的或斷開的鏈接，提高URL的使用效率，科學地存放不同類型的文件，盡可能減少根目錄的文件存放數，并按欄目內容建立子目錄，目錄的層次建議不要超過3層，維護管理方便。頁面層次較少，無法承載大量信息，而頁面層次太多，又會使讀者打開時失去耐心，制作起來也較為復雜。

4、在檔案信息上網的過程中要正確處理好檔案信息的上網和保密的關系

高校檔案信息資源網的建成對檔案的保密工作是個挑戰。檔案信息具有一定的機密性在網上檔案資源開發利用中必須有必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用的。一般地說，凡公布會損害國家安全或者集體、個人利益的檔案，均屬于限制利用的范圍。因此需要高校檔案工作部門根據具體情況確定檔案的上網等級。對于涉密的檔案，如專利、發明等可以提供一部分普通的信息，以不泄密、不造成經濟損失，同時又能吸引潛在用戶來查閱檔案為原則。對這部分檔案可進行有償轉讓。此外，檔案工作人員應對現存的檔案及時地進行重新鑒定，爭取做到該保密的一定要保密，該開放的一定要及時開放。

總之，高校在建設檔案網站時一定要遵循國家的有關規定，正確處理檔案信息的共享性和保密性的關系。對于檔案部門來說選擇哪些檔案信息上網要根據各館的具體情況來權衡。既不應由于檔案具有保密性而阻止檔案信息的共享性，也不能為了實現網站檔案信息的豐富而忽視檔案的保密性。

高校檔案網站建設實際上是一個不斷充實和完善的過程，通過不斷的發現問題，解決問題，修改，補充，使網站結構趨向合理，內容更加豐富，形式更富有感染力。高校檔案部門要抓住機遇，充分利用檔案網站這一服務平臺，發揮高校檔案館（室）信息資源優勢，把檔案網站建成檔案工作的宣傳窗口和檔案信息資源的利用中心。