新時(shí)代兼職檔案員任務(wù)淺議

文/西安科技大學(xué)檔案館 楊清

檔案工作隊(duì)伍不僅包括檔案館工作人員，還包括各個(gè)部門的兼職檔案員，工作上具體分工是：檔案館工作人員負(fù)責(zé)檢查文件，指導(dǎo)歸檔，整理文件材料，接待查詢，利用效果分析，編研材料；而兼職檔案員承擔(dān)著最基礎(chǔ)的工作——檔案的收集整理。

下面分幾個(gè)方面探討一下這個(gè)問(wèn)題：

一、新時(shí)代的特征

上世紀(jì)八十年代改革開(kāi)放政策確立之后，各行各業(yè)都發(fā)生了顯著的變化，信息化時(shí)代的來(lái)臨，與世界接軌的形勢(shì)，打破了傳統(tǒng)的工作模式，管理研究的方向也要隨之做出變化。

新時(shí)代特征總結(jié)起來(lái)有如下幾條：

（一）工作的信息量加大（見(jiàn)表1）

由表1看出：1998年到2010年，畢業(yè)生人數(shù)激增，文件數(shù)目也同樣增多。

（二）檔案工作重心轉(zhuǎn)移

之前的檔案工作重點(diǎn)在收集保管，要求檔案門類齊全，館藏豐富，分卷仔細(xì)認(rèn)真，裝訂整齊，排架整齊劃一，對(duì)裝卷的質(zhì)量要求很高，對(duì)查詢利用只是針對(duì)各部門文件，沒(méi)有太多要求。新形勢(shì)下，檔案工作的重心發(fā)生了很多變化：以查詢利用為主，把檔案作為一種有用的信息源，最大可能為各部門提供服務(wù)；注重研究，看重二次編研成果，對(duì)組卷裝訂沒(méi)有太多要求。

（三）交流機(jī)會(huì)增多

既有不同單位之間的交流，又有同單位之間的交流。交流形式多樣，既有每年的培訓(xùn)性質(zhì)的學(xué)習(xí)，又有調(diào)研時(shí)同行之間的學(xué)習(xí)探討。通過(guò)各種各樣的交流，新的問(wèn)題提出來(lái)并得到充分的重視和討論，新的規(guī)則不斷確立，檔案工作得到推動(dòng)和發(fā)展，檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平也得到提高。

（四）工作方式方法的轉(zhuǎn)變

“以人為本”主導(dǎo)思想的確立。過(guò)去的檔案工作，文件收集管理是主要的，服務(wù)也只是面向特定部門與對(duì)象，新時(shí)代檔案工作，“人”作為工作主體被提了出來(lái)，這里的“人”既包括服務(wù)對(duì)象，也包括各類檔案工作人員。

二、目前階段兼職檔案員的作用及存在問(wèn)題

從流程圖1可以看出，兼職檔案員起著收集、整理、初步立卷的要求。對(duì)各部門兼職檔案員的要求是熟悉本部門工作，了解什么是檔案，歸檔文件的要求，整理分類的依據(jù)，報(bào)表的要求和格式。基本上熟悉部門工作的人一到兩年就可以很嫻熟的達(dá)到工作要求。但在實(shí)際操作中，存在如下問(wèn)題：

（一）部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠

各部門兼職檔案員經(jīng)常更換，造成歸檔文件收集不齊全、不完整，經(jīng)常出現(xiàn)文件遺漏情況。學(xué)校目前聘崗是三年一聘，聘期一到，剛剛熟悉檔案工作流程同志就換了部門，新來(lái)的同志對(duì)工作有熟悉過(guò)程，難免會(huì)有紕漏。檔案館要重新花一到兩年時(shí)間培訓(xùn)新人，但下次聘崗又面臨同樣問(wèn)題，人員頻繁流動(dòng)造成許多工作的重復(fù)以及一系列的錯(cuò)誤漏洞。

（二）兼職檔案員理論培訓(xùn)不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)，積極性不高

兼職檔案員由各部門指定，在領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人看來(lái)屬于額外工作，覺(jué)得干的多，也沒(méi)有多余獎(jiǎng)勵(lì)，工作積極性不高。他們可能對(duì)本部門工作還算熟悉，但對(duì)“什么是檔案”這樣的問(wèn)題不是很了解，所以需要重新培訓(xùn)。整理檔案也存在問(wèn)題：一部分兼職檔案員對(duì)整理檔案不熟悉，分卷也層次不清，有的只按科室部門簡(jiǎn)單分類，有的干脆按發(fā)文順序從頭排到尾，這些都增加了檔案館工作人員的工作量。

三、針對(duì)兼職檔案員的新制度

（一）把檔案工作計(jì)入工作量

檔案工作雖然寫進(jìn)了各部門工作任務(wù)和工作規(guī)則，但是從領(lǐng)導(dǎo)到兼職檔案員都覺(jué)得是額外的工作，導(dǎo)致工作態(tài)度不認(rèn)真。可以把檔案工作完成量計(jì)入工作量，作為年終考核和職稱評(píng)審的依據(jù)，同個(gè)人利益掛鉤，讓歸檔工作既是考核標(biāo)準(zhǔn)又是加分依據(jù)，充分調(diào)動(dòng)人員積極性。

表1

圖1 傳統(tǒng)檔案的工作流程圖

（二）建立兼職檔案員與檔案館的溝通平臺(tái)

現(xiàn)代社會(huì)是信息社會(huì)，檔案館工作人員同各部門兼職檔案員的溝通顯得非常重要。尤其學(xué)校現(xiàn)在兩校區(qū)分布，保持通信暢通就顯得尤為重要。為此建立了西安科技大學(xué)兼職檔案員群，加強(qiáng)溝通，發(fā)布重要消息，交流意見(jiàn)和心得體會(huì)，提高工作質(zhì)量。同時(shí)建立檔案館網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，一些重要的表格和文件都在網(wǎng)上同步更新，與檔案群相輔相成，方便工作人員和兼職檔案員辦公。

（三）以制度形式固定兼職檔案員隊(duì)伍

檔案館和各部門統(tǒng)一制定兼職檔案員管理制度，對(duì)工作細(xì)則作出規(guī)定。例如：滿足什么條件的人員才可以擔(dān)任兼職檔案員？建議工作最起碼滿一年，熟悉本部門工作；任期要幾年不變？建議最起碼三年，由相對(duì)固定的人員擔(dān)任；兼職檔案員要由檔案館統(tǒng)一培訓(xùn)，合格才能上崗，保證工作質(zhì)量。

（四）確立考核制度

目前檔案館還沒(méi)有針對(duì)兼職檔案員的考核制度，這造成了兼職檔案員工作拖拉，效率不高，立卷質(zhì)量達(dá)不到要求的現(xiàn)象，因此確立考核制度勢(shì)在必行。

（五）定期召開(kāi)會(huì)議，形成良好工作循環(huán)系統(tǒng)

建議檔案館每年至少召開(kāi)一次集中會(huì)議，討論檔案工作中存在的問(wèn)題，商討解決方案，集思廣益。各部門兼職檔案員向檔案館工作人員反映問(wèn)題，檔案館工作人員解答問(wèn)題或征集方法，使檔案工作更加深入，工作向前發(fā)展，完善各個(gè)環(huán)節(jié)，形成良好的工作循環(huán)流程。

在新的歷史時(shí)期，兼職檔案員所承載的不僅僅是歸檔立卷這么簡(jiǎn)單的任務(wù)。信息化時(shí)代，兼職檔案員的任務(wù)也由低端走向高端，肩負(fù)著新的使命。

四、兼職檔案員的新任務(wù)

1.及時(shí)收集整理部門文件，包括上級(jí)來(lái)文，內(nèi)發(fā)文和部門內(nèi)部的重要文件，如：工作計(jì)劃、重要報(bào)表、部門規(guī)章制度，有的部門還有合同、協(xié)議、案件。了解什么是文件，什么是檔案，檔案文件要求的整理方法等這些基本常識(shí)。

2.了解本部門文件組成特點(diǎn)。具體地說(shuō)，有的部門結(jié)構(gòu)單一，像統(tǒng)戰(zhàn)部、紀(jì)委、圖書館等，這些部門文件組成簡(jiǎn)單，容易分類；有的部門下設(shè)幾個(gè)科室，比如人事處，由人事科、勞資科、師資科、博管辦四個(gè)科室組成，所以歸檔文件首先也分四大塊，每塊下再根據(jù)問(wèn)題立卷。另外，憑著對(duì)本部門工作的了解，掌握本部門的工作重點(diǎn)、工作成果，掌握文件的動(dòng)向、內(nèi)部規(guī)律。

兼職檔案員對(duì)收集來(lái)的文件分類，初步組卷，打印歸檔目錄，上報(bào)檔案館。檔案館工作人員檢查歸檔文件，給出反饋意見(jiàn)。一般歸檔文件主要存在問(wèn)題有：附件不全，歸檔時(shí)只交了正文，缺附件；缺擬文稿紙或擬文稿紙未蓋章；缺正文或缺草稿；另外還有整理立卷的部分問(wèn)題。如果兼職檔案員對(duì)歸檔工作很熟練，很認(rèn)真的話，這個(gè)環(huán)節(jié)可以省去很多周折。

3.善于利用檔案信息工作。歸檔的文件最終不是要束之高閣，而是要用于給各部門提供信息資料，這是歸檔工作的延續(xù)和拓展。檔案的查詢利用工作同歸檔工作應(yīng)該是相輔相成的，一方面，歸檔文件是查詢利用的信息源，館藏豐富查詢當(dāng)然更便利；另一方面，查詢利用也促進(jìn)歸檔工作，各部門意識(shí)到文件歸檔的重要性，會(huì)更加重視檔案工作。

4.能夠發(fā)現(xiàn)檔案工作的中的問(wèn)題，并同檔案館共同協(xié)商解決。檔案工作要由“低端”向“高端”推進(jìn)，更多的調(diào)動(dòng)兼職檔案員積極性，讓兼職檔案員在工作中起到越來(lái)越重要的作用。

信息化時(shí)代來(lái)臨，給檔案工作帶來(lái)了新的工作模式，同時(shí)也提出了更多的要求，面對(duì)著新的挑戰(zhàn)。在新的工作模式下，充分考慮工作中各個(gè)因素，考慮兼職檔案員這個(gè)群體的職責(zé)、需求和利益，這是檔案工作開(kāi)展的必要條件，也是人性化管理的必走之路。

[1] 孫焱.高校兼職檔案員的作用及隊(duì)伍建設(shè)[N].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào),2009(8).

[2] 俆典利.新形勢(shì)下高校兼職檔案員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)淺議[N].南寧師范高等專科學(xué)校學(xué)報(bào),2008(12).