檔案信息化管理的必要性以及提升檔案信息化管理水平的策略

摘 要：記錄信息如文字、圖像、資料是檔案最重要的功能，這些信息往往有很重要的保存價值和使用價值，但是現在諸多的檔案管理工作中有不少問題。采用網絡信息技術能夠較好地解決一些問題，使檔案的管理更加規范化。本文首先分析對檔案進行信息化管理的必要性，在此基礎上探求提高信息化管理水平的有效措施。

關鍵詞：檔案信息化管理；必要性；提升管理水平；策略

對檔案進行信息化管理有很多的優點，很大程度上減少了工作人員的勞動量，這是一種順應時代發展的轉變，現代計算機網絡技術已經發展到了一個相當高的水平，從道理上講信息化管理對提升檔案的管理質量是有很大幫助的，不過它也不是完美無缺的，在實施信息化管理的過程中，檔案安全是一個非常重要的問題。現在對信息化管理具有的優勢和其中的安全問題進行討論。

1.對信息化管理的現狀與必要性進行分析

對檔案進行信息化管理后，最明顯的效果就是提高了管理效率。通過對信息化管理優勢的分析，結果顯示除了前面說的優點外還有好幾個優點例如提高了對檔案信息的檢索速度、利用網絡能夠對檔案資料進行遠程傳輸、對某些檔案資料能夠共享。

對于檔案管理在傳統的方法中，如果要檢索某些檔案資料就需要管理人員進行人工檢索，在龐大的檔案庫中根據相關目錄進行查找，這種方式不但浪費時間，又增加了很多管理人員的勞動量，最后找到了要找的檔案資料還可能會出錯，這種方式的檢索效率是很低的。如果采用計算機信息技術并利用它來檢索所要找的檔案資料，能使檔案檢索結果更加準確、大大提高檢索的速度，對于檢索中出現的差錯能較大程度上降低其出現的概率。還有一個更重要的優點，在信息化管理的系統中如果加入智能化程序和自動檢索程序，對于那些模糊復雜的檔案也能快速的查找到。

傳統的管理方法中，對于檔案資料的使用有兩種方法：一是使用者自己到檔案管理部門去查找和提取；第二個是用傳真或通過郵局進行郵寄才能獲得需要的檔案資料。這兩種方法顯得都很復雜與麻煩，效率是非常低的。而采用信息化管理就可以在互聯網上，運用計算機和電子通信技術來進行遠程傳輸，速度之快可能只需要幾秒鐘并且獲得的資料是很全面的。

在辦公室的計算機上對檔案資料進行信息化管理，可以把有關的辦公軟件和信息管理系統相銜接，使檔案資料的收集、整理、存儲與管理實現一體化，對檔案資料的記錄和有關檔案文件的生成和管理能夠實現同步完成，達到自動化辦公的目的，檔案資源的網絡共享，使發送、保存和使用這三個功能同時進行。

檔案資料在保存的過程中，安全問題至關重要。管理時要從兩方面入手，正面就是要加強防范。例如把資料的屬性改成“只讀”；對資料用各種方法進行加密；對于不同級別與部門對檔案的查看和其他操作設置相應的權限。從另一面來說，要加強措施對原文件進行保護，如果檔案的管理系統中出現漏洞使檔案資料被刪改，這時原文件就可以在短時間內對被刪改的檔案資料進行恢復。例如我們對電子檔案進行備份存于光盤或其它設備上，為了確保萬無一失在安全管理允許時要在多臺電腦上備份。

2.在檔案信息化管理過程中提高管理水平的措施

建立一套完整的檔案信息系統。在檔案管理部門，對現行或回溯檔案在信息系統中都要建立電子目錄，對檔案目錄進行匯整然后才能公布，同時對于目錄的查詢要設置單一窗口；對于征集過來的檔案把它們全部進行數字化處理同時在信息系統中建立虛擬的檔案館，使用虛擬實境和其它信息技術，使檔案能夠真實的呈現出來同時還有檔案建立的時間、場景。在信息系統中設置網上申請功能，與電子付費平臺結合起來使用；對于電子檔案的儲存建立一個安全防偽認證系統，保證檔案資料的安全。

現代社會的信息化進程是很快的，原生性的電子檔案和數字化檔案在社會上的應用需求大幅度增加，電子檔案在未來的發展中作用和地位將越來越重要。一般情況下，電子檔案都要進行長期保存，該過程中保存方式、電子檔案的格式和安全也是管理部門所面臨的難題，電子檔案數據龐大，不管系統軟件怎么更新都要保證檔案能順利被閱讀還有其內容要完整和真實。信息科技變化太快、軟硬件設備更新換代很頻繁，給檔案的管理系統也帶來很大的挑戰，檔案管理部門要能夠與時俱進。同時根據檔案管理工作的需要，要使全體員工明確檔案的核心價值作用，對于檔案管理工作組織有關活動盡可能使全體員工都參加，使檔案信息的服務范圍不斷擴大，改善并提高服務的環境與內容，制定相應的“數字服務計劃”。

在進行檔案管理的信息化作業時，要按照主管機關制定的有關規定建立和使用檔案管理系統，并按照規定在一定時間內轉出有關的檔案目錄電子檔，為了適應檔案目錄的匯送和公布等其它功能的需要，進而提高檔案管理的效率。檔案管理部門也要對管理系統建立一套驗證制度，幫助有關單位開發設計出更加合理和完備的信息管理系統。對于機關檔案的管理要加快信息化進程，首先是信息化觀念的宣傳，繼而對檔案管理的網站要定期、持續的進行更新；建立一個分眾導覽的概念，例如普通版、檔管版和英文版三種模式分別代表不同網站的內容來為大眾服務。對于檔案目錄的查詢系統要不斷強化和更新，結合搜索引擎，提高查詢檔案的速度和正確率，為了吸引更多的使用者。

3.總結

建設檔案信息化管理是非常有必要的，這些年來我國的檔案管理部門不斷加強對檔案信息化建設的力度，使檔案管理工作與社會發展相適應。用現代信息技術對檔案進行管理取代了以前的管理方式，檔案信息化能從根本上改善和提高管理質量。網絡技術使檔案的信息化管理更加趨于完善，管理的方式和內容也更加豐富。

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