淺談電力企業檔案管理中電子信息技術的應用

摘 要：本文淺談電子信息技術在電力企業檔案管理中的應用，目的在于高檔案管理水準、加強檔案管理科學化、信息化，為電力事業的發展提供強大后盾。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；電子信息技術應用

一、引言：

現代科學技術的發展、網絡技術的開發以及計算機通訊技術的廣泛應用，使電子信息技術成為一場影響人類的革命。合理而充分地利用電子信息技術，把電子信息技術納入檔案管理，是對信息技術的深化，也是對檔案管理的高效利用。

二、電子信息技術在電力企業檔案管理中的重要作用

其一，電子信息技術以極強的查詢和檢索功能，為檔案管理工作者提供科學方便的資料。

其二，電子信息技術以方便快捷的信息共享和信息傳輸，為各企業，如電力企業檔案利用率的廣泛、利用效率的提高等提供優質服務。

其三，電子信息技術與傳統檔案管理技術相比，節省大量人力、物力、財力。如對檔案管理人員的精簡、節省大量保管費用、節省保管空間、無紙化環保節約能源等。

電力企業檔案管理的現代電子信息技術應用是時代賦予的使命，凸顯出電子信息技術在電力企業檔案管理中產生的重要

作用。

三、電子信息技術在電力企業檔案管理中的應用

1.無紙化辦公與自動化在電力企業中的應用

無紙化辦公在電力檔案管理中越來越占據重要地位，無紙化辦公的建立把電力企業的各項檔案管理提升了一個新臺階。如在文件的發放和傳閱方面，無紙化辦公實現了高速的傳送速度和快捷方便的發送方式。而且加蓋電子公章時也不需要多個領導層層把關和審核，簡化了行政辦事的滯后性，提高了辦事效率。如在電力信息服務方面，利用計算機系統地查詢資料、調取相關文件，特別是對線路的鋪設、對生產效率的提升有很大幫助。無紙化辦公在協同工作中顯現了超強的辦事工作模式，和傳統電力企業的垂直領導方式不同，無紙化辦公在電力企業管理操作上可謂是多管齊下、協同辦公，富有團隊精神，在電力作業操作上實現網上作業，優化作業流程、及時、迅速找到電力故障原因。無紙化辦公及自動化在電力企業中的主要系統功能簡介如下：

辦公自動化、無紙化的系統主要有公文管理、信息傳遞、辦公輔助、工作進度、個人管理、系統管理和公共信息等功能模板，這個模板可根據各個電力企業用戶的不同要求來開發應用。

在公文管理上，網上辦公系統根據目前政府、企事業單位所能囊括的所有流程，又對各電力企業單位支持自定義模式版塊，支持信息的個性化需求和反饋。在信息傳遞上，實時監控所有流轉公文，保證信息流轉的高效性、即時性和嚴密性。在辦公輔助上，支持多種公文格式編輯，對編輯的修改保留痕跡。在工作進度上實現即時催辦管理，在預定的辦文時間內，對逾期辦理人員實行催辦通知，自動彈出小窗口催辦，對長時間不辦理者，實現線上線下催辦，實行計算機內網與手機綁定程序，支持手機短信提示功能。對個人管理方面，采取強大的系統記錄與功能記錄，方便審計部門審計和查賬。系統管理是對整個電力企業內部網的操控管理。公共信息方面是對整個電力企業人員開放的企業大事記和各項通知和新聞。

2.電子信息在電力企業檔案中的存儲及管理

其一，對電力企業內部文件。以保存年度、單位機構和保管年限進行分門別類保管。

其二，對財務電子文件的整理存儲。對電力企業的公司賬薄進行光盤存檔，對未加蓋電子公章的電子文件，進行申報處理。對賬薄的名稱、名號、順序編號、日期以及單位負責人、主管會計、審核人、記賬員必須簽電子簽名檔然后存檔，以備查用。

其三，對電力企業的基建檔案、設備檔案以及業務檔案等要定期備份和掃描。

其四，對檔案的統一保管歸口嚴格控制，對電子檔案的保存環境要有相應的無強烈磁場干擾，加強病毒防范和掃描。對電力企業客戶檔案的加密盤要解密之后或顯現文件名稱再歸檔保存。

其五，對電力企業部門日常辦公文件，不歸檔的要按照國家相關電子檔案的要求進行電子銷毀。

如某市開發區污水排放中水管線工程，是市內重點工程，該項目工程總長80公里，共28個標段，橫跨和傳越市內多條主干道，然后將水發送入市發電廠。由于線路長、覆蓋面積廣、標段點多，工作無頭緒、分散面寬，施工難點很大，加之各方施工單位人心不齊，自由渙散，造成地下排管線眾多，各個部門的管道纏在一起，既有電信光纜，又有天然氣管道，還有供熱供暖管道，又因為年久失修，施工難度加大。為保證工程維修質量和進度，避免人民群眾財產損失，該市電力公司檔案干事小李自告奮勇，在檔案管理人員的大力支持與查找下，利用計算機信息技術，調閱了電腦光盤上和實體檔案的許多資料，經過用電子信息技術，復原工程模型，理清所有管道在施工過程中面臨的復雜問題，方便、準確地熟悉各種管線的敷設情況，從而保證工程維修在高校安全的情況下順利開展。事后，維修工作人員對小李說，電力公司檔案保存完好、資料分類在電腦上有跡可循、龐大而有體系，查找年代久遠的資料快捷方便，對我們施工幫助非常大。這說明電子文件的檔案利用非常重要，各電力企業部門不能掉以輕心。

結語：電子信息技術在電力企業管理過程中的全面應用，是對檔案信息資料的整合、利用，是為電力企業提供服務，只有實現電子信息技術在檔案中的管理，才能保證電力企業在當今世界立于不敗之地。才能實現檔案管理的科學、合理配置資源，為社會發展提供高質、高效服務。

參考文獻：

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