企業(yè)管理中協(xié)同辦公的應(yīng)用分析

摘 要：作為現(xiàn)代信息化管理系統(tǒng)的重要表現(xiàn)方式，協(xié)同辦公可以為企業(yè)提供相對統(tǒng)一的信息化構(gòu)架，提升辦公效率。本文結(jié)合協(xié)同辦公的概念和特點，對其在企業(yè)管理中的應(yīng)用進行了分析和探討，希望可以為企業(yè)管理提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；協(xié)同辦公；應(yīng)用

前言：在經(jīng)濟發(fā)展的帶動下，我國的社會主義市場經(jīng)濟體制不斷完善，市場競爭日趨激烈，對于企業(yè)的管理能力和管理水平提出了更高的要求，如何有效提升企業(yè)的經(jīng)濟效益以及經(jīng)濟運行質(zhì)量，是當前企業(yè)管理人員需要重點關(guān)注的問題。一個良好的企業(yè)管理系統(tǒng)，可以有效提升企業(yè)管理的效率，使得管理工作變得更加簡單，協(xié)同辦公的應(yīng)用，對于企業(yè)整體管理水平的提升有著不容忽視的作用，應(yīng)該得到企業(yè)管理人員的充分重視。

一.協(xié)同辦公的概念和特點

從傳統(tǒng)意義上看，協(xié)同辦公是指利用網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息化等技術(shù)，提供給多人進行溝通、交流、資源共享和協(xié)同辦公的軟件，可以為辦公人員提供便利、快捷、低成本的辦公方式或者說辦公平臺。實際上，協(xié)同辦公平臺是協(xié)同應(yīng)用軟件開發(fā)平臺及運行支撐平臺，同時為協(xié)同應(yīng)用提供相應(yīng)的協(xié)同引擎服務(wù)和協(xié)同工具。而在當前經(jīng)濟發(fā)展的帶動下，企業(yè)對于協(xié)同辦公提出了更高的要求，協(xié)同辦公的定義也隨之得到了很大的擴展，逐步提升到了智能化辦公的范疇。

在協(xié)同辦公中，存在著幾個比較顯著的特點，一是目錄采用應(yīng)用導向，而非部門導向，不需要事先了解政府各部門的職能；二是需要多部門共同協(xié)辦，在用戶申請后，系統(tǒng)可以自動驅(qū)動多部門辦理，不需要用戶分別對口驅(qū)動；三是為了支持目錄應(yīng)用導向與部門協(xié)作業(yè)務(wù)的自動驅(qū)動，各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要進行跨部門整合，進行系統(tǒng)再造，通過減少數(shù)據(jù)冗余等方式，提高公共服務(wù)的效率。在企業(yè)管理中，應(yīng)用協(xié)同辦公，具有相當顯著的優(yōu)勢，首先，可以對管理工作進行規(guī)范，提升辦公效率。

二.協(xié)同辦公在企業(yè)管理中的應(yīng)用

從本質(zhì)上分析，協(xié)同辦公只是一款在線軟件，是一種信息分析工具，雖然可以為企業(yè)管理提供良好辦公平臺，但是如果不能得到有效應(yīng)用，則其功能也就無法充分發(fā)揮。因此，在企業(yè)管理中，要想對協(xié)同辦公進行應(yīng)用，需要先進管理思想的指導，通過管理思想去武裝協(xié)同辦公軟件，結(jié)合企業(yè)自身的優(yōu)勢，注重對相關(guān)知識和數(shù)據(jù)資料的累積、繼承和發(fā)展，構(gòu)建相應(yīng)的知識管理模塊，將企業(yè)內(nèi)部員工的經(jīng)驗、技巧等放在一個公開的平臺上，實現(xiàn)信息共享，從而促進協(xié)同辦公效果的有效發(fā)揮，提升企業(yè)的核心競爭力。

一般情況下，企業(yè)的組織管理活動是按照其行業(yè)性和管理人員的習慣所形成的，存在很大的無序性，也無法實現(xiàn)資源的充分利用。許多企業(yè)雖然引入了各種先進的信息技術(shù)和設(shè)備，但是并沒有管理模式進行改進和創(chuàng)新，只是簡單地實現(xiàn)了由手工管理到電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理活動并沒有有效符合信息管理系統(tǒng)的邏輯，影響了企業(yè)管理的效率。對此，應(yīng)用協(xié)同辦公，對企業(yè)管理模式進行改進，對其管理流程進行優(yōu)化和再造，是非常必要的。對于企業(yè)而言，要想真正實現(xiàn)協(xié)同辦公，首先，應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況以及協(xié)同辦公的模型層次，開發(fā)出其與企業(yè)各系統(tǒng)之間的接口。在當前信息化技術(shù)飛速發(fā)展的帶動下，企業(yè)實現(xiàn)信息化建設(shè)可以說是大勢所趨，但是考慮企業(yè)自身的技術(shù)條件和資金條件，信息化建設(shè)時逐步進行的，各個部門之間的軟件配置也是獨立進行的，要想將這些相互獨立的系統(tǒng)有機結(jié)合起來，必須通過對各系統(tǒng)之間接口的開發(fā)，構(gòu)建系統(tǒng)之間的順序流程，確保數(shù)據(jù)可以按照特定的流程進行傳輸，從而有效解決資源共享問題。其次，要實現(xiàn)企業(yè)不同系統(tǒng)的相互整合，實現(xiàn)知識管理的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，在對企業(yè)管理系統(tǒng)進行升級和改造的同時，應(yīng)該充分考慮各方面的因素，提升系統(tǒng)界面的親和力，使得整合后的管理系統(tǒng)操作起來更加簡單，同時也能夠取得更好的管理效果。然后，應(yīng)該對企業(yè)內(nèi)部人員的各種需求進行收集和整理，盡可能在管理系統(tǒng)中體現(xiàn)出來，確保系統(tǒng)功能的有效性和全面性。

協(xié)同辦公系統(tǒng)可以有效提升企業(yè)的管理水平和管理質(zhì)量，其基本實現(xiàn)流程如下：

（1）規(guī)范化：結(jié)合企業(yè)的實際情況，對管理流程進行固化，同時制定合理有效的措施，確保企業(yè)管理制度的有效落實，對管理過程進行規(guī)范，對員工行為進行約束，以降低信息的衰減，保證信息的完整性和準確性；

（2）結(jié)構(gòu)化：主要是在規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，通過結(jié)構(gòu)化字段，對管理語言進行統(tǒng)一，從而減少信息朦朧，為企業(yè)的業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析提供便利；

（3）高效化：在實現(xiàn)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化之后，應(yīng)該對協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用范圍進行擴展，確保其能夠?qū)崿F(xiàn)全員覆蓋，信息共享，有效解決企業(yè)在跨部門管理中存在的信息不對稱問題；

（4）移動化：移動協(xié)同辦公的實現(xiàn)，可以有效滿足企業(yè)管理人員隨時隨地實現(xiàn)文件的審批和簽約等需求，構(gòu)造高效的信息傳遞通道，促進企業(yè)經(jīng)營管理模式的轉(zhuǎn)變，提升企業(yè)整體管理

水平。

三.結(jié)語

總而言之，計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，使得企業(yè)信息化建設(shè)的步伐不斷加快，企業(yè)信息管理系統(tǒng)得到了愈發(fā)廣泛的應(yīng)用。對于企業(yè)發(fā)展而言，一個功能強大的協(xié)同辦公平臺，可以有效提升企業(yè)整體管理水平，為企業(yè)協(xié)同辦公模式的推廣和應(yīng)用提供良好的途徑，也可以為辦公自動化的發(fā)展和變革奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]楊浩.“協(xié)同辦公”系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用于探索[J].當代經(jīng)濟，2011，（3）：54-55.

[2]李志梧.企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用探討[J].管理觀察，2012，（23）：57.