談檔案管理應該加強數字化建設

信息技術的高速 發展 和推廣 應用 ，給檔案工作帶來了新的契機，信息技術的日新月異也給檔案工作帶來了新的 研究 課題——這就是檔案數字化建設。檔案工作的數字化建設也是順應潮流、適應 時代 發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。面對這種挑戰我們檔案工作者應積極應對，我們要不斷 學習 科學 知識，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替， 電子 檔案的出現給檔案管理提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用。

目前 ，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和 應用 軟件多亂，這些都嚴重 影響 了系統整體水平的提高。對這一 問題 取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從 計算 機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。那么如何才能建設高效、有序的數字化檔案館。

數字化檔案館的建設既要考慮信息時代的要求，又要考慮充分利用現有檔案館的信息基礎和物質基礎，要從實際出發，采取傳統檔案館的數字化和文書處理部門、檔案館（室）同時開展數字化工作兩條腳走路的方針來構建我國的數字化檔案館，是切實可行的。

首先，各檔案館對館藏檔案進行數據化，即通過計算機、掃描儀等現代電子技術產品將現有的檔案信息轉化實現數字化，同時為非數據化的信息編制機讀目錄和索引等二次信息，并實現數字化，使傳統檔案館對實體檔案進行管理的同時也管理數字化的檔案信息。在數字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質檔案，原有的無需實現數字化或來不及進行數字化處理的檔案；二是視聽型的錄音錄像檔案；三是數字型的電子檔案，對原有的印刷型、視聽型檔案數字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數字型檔案。

第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對所處理的文書信息進行數字化的規定，逐步實現辦公自動化和數據化；各行業主管部門制定本行業業務工作信息數字化的規定，逐步使業務工作信息也數字化，從而使國家管理的信息都實現數字化。這些數據化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進行管理。

第三，機關檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存，檔案館要對數字化檔案進行分析鑒定，能公開的及時上網公布，對非數字化的信息要盡可能使其數字化，并進行分析鑒定。盡可能以數字化信息的形式提供給用戶。

第四，各地檔案館通過計算機網絡，既實現相互聯網，達到信息資源共享，又能支持各檔案用戶下我所需要的信息，從而形成全國范圍的數字檔案館系統。從全國范圍來看，數字化檔案館系統又可以分為三層：單機環境下的數字檔案館；局域網下的數字檔案館；廣域網下的數字檔案館。

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過 網絡 加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

建立了檔案公眾網實施資源共享。在互聯網上向政府和 社會 提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市 經濟 建設和社會發展的良好環境。 加強 電子 文件的收集和積累工作。電子文件是未來數字檔案最主要的來源。我們可以實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

還要加大檔案管理軟件推廣力度，電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。各單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。應采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。但只要我們理解和努力，就能夠有效解決諸多問題。