信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息的不斷進(jìn)步，檔案管理信息化成為了檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。企業(yè)檔案身為一個(gè)十分關(guān)鍵的信息資源，對企業(yè)未來的發(fā)展以及生存有著非常重要的價(jià)值，提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)管理以及信息化技術(shù)，對檔案資源采取數(shù)字化管理以及提供運(yùn)用，令企業(yè)檔案較好的為企業(yè)的發(fā)展、生產(chǎn)、管理進(jìn)行服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；企業(yè)檔案

引言：隨著辦公自動(dòng)化以及辦公無紙化的產(chǎn)生，令其生產(chǎn)購物的表現(xiàn)形式出現(xiàn)巨大的轉(zhuǎn)變，例如文件的簽發(fā)、催辦、歸檔乃至起草等執(zhí)行過程都在通訊線路以及計(jì)算機(jī)中執(zhí)行。近幾年來，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)乃至信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理也有所改革，極富現(xiàn)代化內(nèi)涵的信息技術(shù)被大量使用在檔案管理當(dāng)中，不止拉近了檔案管理，還提升了檔案管理效率。所以，強(qiáng)化信息技術(shù)在信息檔案里的使用，具有十分重要的意義。

一、信息技術(shù)的發(fā)展

由于我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，社會(huì)的持續(xù)進(jìn)步，使得人力、物質(zhì)資源、財(cái)務(wù)資源乃至信息資源等方面都處在高速運(yùn)轉(zhuǎn)的環(huán)境當(dāng)中，我國檔案管理也體現(xiàn)出上升的趨勢，檔案的應(yīng)用越發(fā)頻繁，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法符合逐步完善的檔案和日益頻繁應(yīng)用的需求。現(xiàn)代教育屬于信息化時(shí)代，信息技術(shù)在其他行業(yè)的應(yīng)用越發(fā)普通，這令檔案管理的現(xiàn)代化以及信息化都變成必然的形勢。

信息技術(shù)指的是獲取、傳遞、運(yùn)用、加工信息的技術(shù)總和。現(xiàn)代信息技術(shù)是將計(jì)算機(jī)以及通信技術(shù)為中心，對不同信息執(zhí)行收集、保存、處理、傳輸、核實(shí)、分析以及體現(xiàn)的高技術(shù)群。通過現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，能夠發(fā)覺其對身為檔案文獻(xiàn)信息中心的檔案工作的作用越發(fā)深刻、越發(fā)直接，已經(jīng)成為影響檔案發(fā)展最為關(guān)鍵的環(huán)境因素。高密度的信息存儲(chǔ)技術(shù)、高速度的信息傳輸技術(shù)乃至高質(zhì)量的信息安全技術(shù)、高效率的信息查找技術(shù)，在改變了人們的生產(chǎn)、收集、傳輸以及應(yīng)用知識(shí)信息層面的同時(shí)，也令信息服務(wù)的機(jī)制、結(jié)構(gòu)乃至服務(wù)方式產(chǎn)生了較大的改變[1]。

因此，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理具有十分顯著的優(yōu)勢，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)較大、運(yùn)算較快、鑒別靈敏度較高，能夠良好的加快檔案管理的信息化以及現(xiàn)代化。

二、檔案信息化管理的必要性

對于檔案信息化而言，指的是國家檔案行政管理部門統(tǒng)一執(zhí)行的規(guī)劃，在檔案信息資源中進(jìn)行處理并給予運(yùn)用服務(wù)。檔案信息化能夠通過以下幾點(diǎn)看待：

1、要完成檔案信息網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化；

2、要完成檔案信息接收、傳遞、保存以及提供運(yùn)用的一體化；

3、要完成檔案信息高度共享；

4、要進(jìn)行檔案管理模式的改革。

檔案信息化管理的必要性體現(xiàn)在：因?yàn)闄n案要長時(shí)間保存，為了提升存儲(chǔ)環(huán)境，以免可能形成文檔紙張潮濕、蟲蝕、火災(zāi)等問題，每年將大批經(jīng)費(fèi)運(yùn)用在保管文檔中也屬必然。不論是通過經(jīng)濟(jì)、政治、文化，還是通過科技、軍事或人類生活的各方各面，信息技術(shù)都將其特有的魅力體現(xiàn)出來，變成現(xiàn)代社會(huì)以及現(xiàn)代生活無法欠缺的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)變成實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的重要條件。

三、目前電子文件檔案管理具有的問題

1、電子檔案的使用欠缺廣度。當(dāng)前，電子檔案在有些單位只是單機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)，而且只在文書檔案以及文件收發(fā)中執(zhí)行，距離網(wǎng)絡(luò)化的文件處理尚有一些距離，無法真正完成無紙化辦公。

2、電子檔案的使用欠缺深度。因?yàn)榍啡本W(wǎng)絡(luò)化管理人才，所以在電子檔案的運(yùn)用和研發(fā)方面只處在初級(jí)階段。因?yàn)楫?dāng)前的檔案管理人員在電子檔案管理技術(shù)方面的使用有限，普通的搜尋尚可，可是，有些智能搜尋則通常存在困難。

3、因?yàn)槿藛T短缺，使用范圍受限，缺乏檔案數(shù)據(jù)的錄入量，為電子檔案的使用和查詢造成許多束縛。因?yàn)殚L期以來檔案管理人員的限制，使得擁有高級(jí)技術(shù)能力的人才十分稀缺，令我們的電子檔案管理工作進(jìn)行的十分緩慢[2]。

四、企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

1、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用步驟

（1）采集整理

作為電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理的基礎(chǔ)。這一過程里，需要檔案管理人員具備良好的知識(shí)層次以及先進(jìn)的技術(shù)水準(zhǔn)，通過手腦結(jié)合、踏實(shí)肯干的方式，時(shí)常深入采集和整理資料，這是十分關(guān)鍵的工作。

（2）分類歸納

作為電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理的重點(diǎn)，只有將采集的資料嚴(yán)格進(jìn)行分類、加工、篩選、整理，才能夠?qū)①Y料分門別類的輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，這也是執(zhí)行電子計(jì)算機(jī)檔案管理最為重要的一步。

（3）提取和查詢

作為電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案管理的根本目標(biāo)。之前進(jìn)行的工作是為此后提取和查詢做鋪墊，只有把這些材料輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，才可以更好的體現(xiàn)出計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。

2、通過信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳，提升檔案使用率及效果

檔案是一個(gè)單位保存的參考資料，有利于單位未來的各項(xiàng)工作。為了令這些靜態(tài)材料變成靈活、可運(yùn)用的材料，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳。不僅可以開拓思路，起到良好的引路效果，還可以為經(jīng)驗(yàn)尚淺的員工提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)，令其更好的為單位服務(wù)[3]。

3、通過多媒體提升檔案案卷質(zhì)量

檔案管理通過某個(gè)方向能夠展現(xiàn)單位的管理能力，是體現(xiàn)單位精神風(fēng)貌的平臺(tái)，因此，檔案質(zhì)量尤為關(guān)鍵。檔案要展現(xiàn)出自身的最大價(jià)值，可以通過信息技術(shù)進(jìn)行體現(xiàn)。不僅可以通過信息技術(shù)令歸檔資料格式以及紙張相統(tǒng)一、字體相統(tǒng)一，還能夠在管理時(shí)運(yùn)用電腦技術(shù)打印卷皮，體現(xiàn)出辦公自動(dòng)化和無紙化辦公。

結(jié)束語：信息技術(shù)對于檔案管理帶來了較大的助益，從總體上提升了資源運(yùn)用率，降低了人、財(cái)、物的投入，降低查詢檔案材料的時(shí)間，提升檔案管理的工作效率，有利于加快檔案管理工作的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳凱.電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用.2012.（08）：78-80.

[2]于晶濤.基于信息技術(shù)視角下的企業(yè)檔案管理芻議[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2010.（02）：98-99.

[3]胡秀杰.信息時(shí)代下電子檔案管理的問題與對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2012.（19）：102-103.