辦公室綜合管理工作的模式與優化措施

摘 要：隨著時代的進步和社會經濟的發展，特別是市場經濟體制的確立和完善，企業在發展過程中面臨著日趨激烈的市場競爭，為了在激烈的競爭中獲得更大的優勢，就需要對辦公室綜合管理產生足夠的重視。但是調查研究發現，如今在辦公室管理中，還存在著諸多的問題，需要進一步采取優化措施。

關鍵詞：辦公室；綜合管理；優化措施

在如今的企業中，辦公室占據著十分重要的地位，它作為一個綜合性部門，擁有很多的功能，如綜合協調、助手參謀、服務保障等。一個企業的整體實力會直接受到辦公室工作水平的影響，因此，就需要強化辦公室管理工作，提升企業的整體水平和形象，營造良好的氛圍，將員工的積極性給充分激發出來，從根本上來改革企業辦公室管理。

1.企業辦公室的基本職能

企業辦公室有著較強的綜合性，負責著較為復雜的工作，涉及到較為廣泛的范圍。具體來講，可以從這些方面來理解：

一是日常工作，辦公室的常規性工作就被我們稱之為日常工作，如會議工作、管理文書檔案、處理公文等等。辦公室的基本職能就是辦公室日常工作的處理。

二是輔助決策，在辦公室工作中，非常重要的一個組成部分就是輔助決策，通過輔助決策職能的發揮，辦公室的工作人員可以將有用的建議提供給領導，做出科學決策。對有用的信息進行收集和掌握，向領導提供，以便促使領導做出正確的決策。對相關情況充分了解，提出多個方案，以便領導能夠參考。記錄、保存和公布領導的相關決策。

三是協調整個企業各個部門的工作，辦公室要對企業的運轉情況和各個部門的職能關系進行了解，對各方進行聯系，統一所有部門和人員的認識，在工作中對溝通交流進行強化，互相合作，促使各項任務能夠順利完成，這樣企業的發展目標方可以實現。

2.企業辦公室管理中存在的問題

一是企業辦公室采用了落后的管理方式：通過調查研究發現，很多企業的辦公室管理都不夠規范，依然將經驗管理的方法應用過來，工作人員在管理中，采用了不同的管理方法，沒有將制度的約束作用給充分發揮出來，實行辦法也沒有得到統一，這樣就會有錯誤出現，對企業的整體工作造成影響。工作人員沒有足夠的規范化管理意識，沒有較高的專業素質，工作起來較為被動，無法合理的配置人員和資源，對于辦公室的規范化發展，也會起到一定的制約作用。企業辦公室沒有對相關的制度進行制定和完善，辦公室的管理較為混亂。

二是設備較為陳舊，沒有較高的工作效率：在如今市場競爭日趨激烈的情況下，要想提升經濟效益，就需要不斷提高工作效率；但是很多的企業辦公室依然采用陳舊的基礎設備，現代化的設施設備較為缺乏，依靠人工手力來完成諸多的工作，沒有較多的渠道來搜集和獲得信息，這樣就對辦公室職能的發揮造成了較大的影響。另外，辦公室人員往往只是對領導下達的任務簡單處理，在日常事務處理中花費了大量的精力和時間，沒有將輔助決策功能給積極發揮出來，影響到辦公室工作效率的提升，無法發揮辦公室的職能。

3.新時期加強企業辦公室管理的具體措施

一是轉變思想，樹立服務觀念：接待服務是辦公室的一個重要職能，對各種等級領導和不同身份的人員進行接待。被接待人員的第一感受會直接受到接待工作的影響，關系到企業的整體形象和日后的發展。因此，負責接待的辦公室工作人員需要對傳統落后的思想進行轉變，重視服務理念，既要服務于領導，又要服務于基層。要想真正樹立服務觀念，就需要對服務方面的各種知識和技能積極的學習，對人際交往過程中的心理狀態和情感需求進行了解，對上級的政策積極研究，收集相關的信息，以便對領導決策起到輔助作用。要對相應的制度體系進行健全和完善，對辦公室工作進行規范，促使辦公室工作效率得到提升。要對辦公室科學管理，對新的思維方式和管理模式進行接收，促使辦公室事業得到不斷發展。

二是對辦公室各類規章制度進行完善：企業辦公室要實現規范化，就需要對辦公室的規章制度進行構建和完善，以便促使辦公室工作的職責、程序和標準得到明確。首先，要將辦公室人員崗位的具體職責弄清楚，詳細的確認和落實辦公室里每一層和每一個人的職責權力，只有對個人的職責和權力進行明確，才可以將其更好的履行和使用下去，促使任務得到更好完成。

三是對辦公室的職能和人員配置進行優化：在很多的企業辦公室中，辦公室的工作較為繁重，并且涉及到較為廣泛的范圍，經常需要處理各種事物。對于領導的指揮，辦公室需要積極聽從，也需要對各個部門的工作積極協調，肩負著較多的任務，將其他部門的一些職權給行使了下去，但是卻沒有發揮本身的職能。因此，一定要優化和明確辦公室職能，要脫離辦公室該負責的任務和工作，在辦公室的本職工作中投入足夠的精力和是時間。另外，就是要均衡發展辦公室的職能。辦公室如果有著較大的工作量和較多的任務，就需要對辦公室職能力量進行增強，對辦公室的人員構成進行合理安排，將各個人員的能力和水平充分納入考慮范圍，對辦公室的人員結構進行優化，以便促使各項任務能夠順利完成。

4.結語

通過上文的敘述分析我們可以得知，辦公室在企業發展過程中發揮著十分重大的作用，甚至說可以起到樞紐作用，對于企業的整體形象和經濟效益有著直接的影響。雖然如今已經對辦公室管理產生了足夠的重視 。

參考文獻：

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