“三創三提”探索檔案管理新途徑

檔案管理是企業管理工作的重要基礎工作之一。檔案是一種信息資源，是一種無形的財富。對于各種大型企事業單位來說，大量檔案資料需要管理與維護，它在為領導決策提供參考，為科研工作提供借鑒，為維護企業利益提供依據，為企業提供優質的全方位服務方面都發揮著重要作用。隨著社會的不斷發展，網絡的普及，在市場經濟的法則下，適者才能生存，要想讓檔案工作發揮其應有的作用就必須要創新。因此檔案工作不能一味因循守舊，必須打破常規，以觀念創新為先導，以管理創新為基礎，以服務創新為主線，遵循檔案工作的客觀發展規律，以“三創三提”為核心，不斷探索和研究檔案管理新途徑，對其進行合理的開發、利用，實現檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，做到求實務實，施之有的，行之有效，適應現代企業和新時期發展的需要。

經過多年來對檔案工作的探索與實踐，在檔案管理工作中，從提高檔案管理人員自身素質入手，重“軟件”投入，抓硬件建設，創新模式，逐步形成了“三創三提”的新思路，創新觀念，提升自身素質，創新管理，提升工作水平，創新載體，提升服務質量，進一步促進檔案管理工作有序開展，為企業健康發展奠定了管理基礎。

一、創新觀念，不斷提升自身素質

隨著時代的發展，傳統檔案工作理念已經不能適應企業的快速發展。“重藏輕用”、“秘而不宣”這些陳舊觀念造成了檔案室的自我封閉，加上檔案形成和利用上的滯后性、被動性的特點，使得一些檔案工作者形成了“被動服務”、“無所作為”的觀念，造成了檔案工作“冷線”。為此，我們必須創新觀念，不斷提升檔案管理人員的自身素質，使檔案工作適應企業新時代的發展。

一是加強學習，改變傳統工作觀念。從事檔案管理人員必須改變觀念，認識到自己工作的重要性學習各種檔案法，遵循新的檔案規章制度和分類制度，熟悉計算機技術和檔案相應的設備，將各種傳統介質的檔案信息，通過計算機技術轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字信息，組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，然后通過網絡和信息系統提供快捷方便的檔案信息服務。

二是轉變方式，變被動為主動。檔案管理工作者不在辦公室坐等，而是深入工作一線，主動請教有關技術人員，熟悉了解施工工藝流程，掌握技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數”。 同時，把檔案工作與企業經濟建設及各項建設結合起來，主動了解企業的經濟形勢和發展趨勢，了解企業每個季度的工作安排，然后根據室存檔案資料為領導和技術人員提供所需要的信息和資料。

二、創新管理，提升檔案工作水平

創新管理是檔案工作贏得競爭優勢的重要手段，傳統的手工操作為主的檔案管理模式在對檔案進行整理、保存、利用等方面已經不能滿足客觀需要，跟不上時代的發展。必須通過推行先進的管理理念，才能實現了檔案管理水平上臺階。

一是完善檔案管理工作體系。各企事業單位必須成立施經濟責任制，成立檔案工作小組，把工作責任落實到個人。在各個部門都設立兼職檔案員，明確兼職檔案員的工作職責和義務。打破傳統的工作方式，不再坐在辦公室等待其他部門上交檔案，而是主動到各部門去用專業的知識收集檔案，對文件，資料等檔案資源進行鑒定，避免一些不可再生的檔案資源流失。同時和兼職檔案員密切配合，吸取各部門人員思想之精華，保證檔案資源的源源不竭。

二是建立電子檔案管理標準。建立檔案信息網絡平臺是適應市場經濟高速發展、新科學、新技術不斷涌現的需要。

作為檔案管理部門有著得天獨厚的條件與優勢，這就是掌控大量的資料，存儲相當多的信息。因此，要把信息的開發與利用納入現代化管理工作之中，并不斷強化檔案管理的功能，提升檔案信息管理的質量。企業建立檔案信息網絡，就為企業檔案信息開發與利用提供一個平臺。有了檔案網絡信息平臺，就要有相應的相關管理標準。現有的管理標準都是在原來紙質檔案管理的基礎上，通過多年實踐經驗總結形成的一些管理標準，而這些標準條文，在電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案的管理過程中，可能只有部分適用，而相當一部分不適用，所以要針對電子檔案的特點和特殊性，結合企業自身檔案工作的實際情況制訂一套電子檔案管理標準，保證了電子檔案的完整性和安全性。

三、創新載體，切實提升服務質量

無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是職工從生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。每一份檔案都包含著一代甚至幾代領導者和職工的聰明才智和辛勞汗水，都凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，是一種非常重要的資產。因此，如何讓檔案的價值最大化，如何提高檔案利用服務的質量和水平是促進檔案利用、提高檔案工作效益的關鍵問題。

一是創新形成特色檔案信息。以前檔案工作整理100卷檔案，也許有99卷都在沉睡。這樣的原始工作方式致使檔案的利用率很低，發揮不出檔案的作用。我們檔案工作者不應該只是被動的提供者，更應該是內容設計的編排者。我們把檔案按規范整理后，根據檔案的內容整編出新的特色檔案。

二是創新檔案服務平臺。隨著信息化的發展，檔案載體己呈現出多樣性的趨勢，而傳統的純手工查閱的服務方式，已經跟不上現代化信息發展的步伐，針對這種情況，需要建立企業檔案室網站，在確保檔案安全的前提下，對開放性電子檔案讓所需要部門通過網絡直接進行查詢。同紙質檔案相比，電子檔案具有方便，準確、高效的優勢。

三是設定檔案服務日。企事業單位可以設定檔案服務日，實施一站式服務，以公開信息與現行文件查閱、檔案利用、人事檔案、咨詢服務為主要內容。在檔案被利用的過程中，它的巨大價值充分的顯示出來。

總之，檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業務，當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存利用先進技術設備和現代化管理手段，對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護嚴格執行國家的保密政策，嚴防泄密。建立科學的管理制度，為企事業建設提供及時、準確、周到的服務。認識自己工作的重要性，才能更好的做好檔案管理工作。