淺議企業職工檔案的管理

摘 要：企業職工檔案是人才的主要信息源，是記錄職工個人基本信息、成長經歷的文檔，是選拔人才的重要工具。管好用好職工檔案，對企業人才資源開發起著重要作用。本文對職工檔案管理中存在的問題及解決辦法做一粗淺總結，以便今后更好地做好企業職工檔案管理工作。

關鍵詞：職工檔案；管理；建議

企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、提拔和聘用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、崗位技能水平、工作表現、工資待遇、勞動保護以及工種變動等情況的文件材料。是企業用人單位歷史地、全面地考核職工的依據，是企業檔案的重要組成部分。本人在從事企業職工檔案管理工作的實踐中，對職工檔案管理中存在的問題及解決辦法做一粗淺總結，以便今后更好地做好企業職工檔案管理工作。

一、企業職工檔案及管理中存在的問題。

（一）認識不到位，重視程度不夠。

有的同志看不到這項工作的重要性，認為：現在使用人才重在現實表現，檔案沒有多大作用；還有的同志認為：企業職工檔案工作是企業職工、勞動組織部門的事，與己無關。形成的材料規格、用筆書寫不規范，或有涂改現象，在查閱檔案資料時，利用者不辦理相關手續，甚至個別人還提出要自己查閱其本人檔案。

（二）材料收集不夠完整齊全，信息內容不準確。

在收集材料時，沒有很好地去鑒別、審查，對材料的保存價值和材料的真實性把握不準，致使有些重要材料，特別是黨團材料、考察鑒定材料、獎懲材料、工資材料不齊全；對一些偽造的假學歷、假學籍缺少甄別手段，不利于在實際工作中使用。有些表的填寫時間不真實：出生年月和參加工作時間各不相同，為了不同目的，出生年月有的越填越小，有的越填越大，參加工作時間越填越早。

二、解決的辦法與思路

（一）加強領導，提高宏觀業務指導。

企業職工檔案管理工作是企業職工勞動組織部門工作的重要組成內容，對建設高素質的職工隊伍具有重要意義。領導支持是提高檔案管理水平的關鍵。具有現代化管理知識、熟練運用現代高新科技設備的管理人員是檔案管理的組織保證。我礦成立了以礦長為組長的檔案目標管理達標領導小組，把它放在職工隊伍建設全局的高度來對待，切實納入重要議事日程。另外，要求檔案管理人員要高素質、高知識，先培訓、后上崗，能夠熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用，具有檔案管理、保護知識和技能。

（二）加強基礎教育，提高檔案管理人員的整體素質

1、檔案管理人員要具備較高的素質

要提高檔案管理工作水平，關鍵在于提高檔案管理人員的素質，建立一個高素質、高水平的檔案管理人員隊伍。①業務素質：要具備專業基礎知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規。②要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

2、開展多種形式的檔案文化活動

形式多樣的檔案學習宣傳活動，可以提高檔案管理人員的業務能力，如：利用板報、圖片、多媒體等宣傳檔案管理知識，鼓勵檔案員積極參與并提供素材，定期舉辦專業培訓班，系統學習檔案管理工作的各種知識、操作技能，法律法規，不定期開展檔案管理知識競賽、檔案操作技術比武、檔案工作經驗交流會、學術報告會和論文發布會、提高檔案工作實際管理水平。

（三）充分利用檔案信息資源，發揮檔案的實際效能

隨著社會的發展，檔案管理信息現化已勢在必行。檔案管理人員將個人檔案信息輸入計算機，不僅不用頻繁查閱職工檔案原件，造成不必要的磨損，又可以提高查閱檔案的速度，節約時間，提高工作效率，也有利于檔案的保密和安全，保障檔案的完整率、準確率。在實際工作中，要認真準確地將有關信息、數據等情況輸入計算機，及時準確地向領導及有關部門提供情況，真正發揮企業職工檔案的作用，提高現代化管理水平。

（四） 加強基礎建設 實現檔案材料的規范化

1.要精心整理檔案材料

企業職工檔案材料的整理標準高、要求嚴。要對收集的材料進行鑒別、分類、排序、編號、填寫目錄和精心加工，直至裝訂成卷，并且還要不斷地對檔案內容進行補充和完善。在整理檔案材料過程中要按照煤炭企業檔案分類規則，對照標準，依據企業人事檔案材料的內容特征分為十大類，做到準確、清晰、有序且便于利用。 對不規則、破損、卷角、折皺的材料進行技術加工。大于規定尺寸的材料或折疊或剪裁，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進行了剪裁或折疊；對檔案材料上的金屬物進行拆除等，保證了加工質量。

2.準確無誤提供檔案信息

企業職工檔案的利用是整個職工檔案的出發點和最終目的。檔案材料規范化的最終目的是為了更好地利用檔案的實際效能，為社會生產和建設提供優質服務，充分利用企業職工檔案信息，千方百計地做好檔案的利用工作， 改進管理方法，尤其要在檔案材料的鑒別上，在轉入轉出檔案材料上把好關口，為組織上提供真實、準確的個人信息。

（五）進一步加強硬件建設 提高檔案管理水平

硬件建設是提高檔案管理水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。我礦在檔案管理中做到了檔案庫房、閱覽室、辦公室三室分開；檔案庫房配有防盜門、報警器、滅火器、干濕溫度表、排氣扇、防腐殺蟲劑等物品和設備，還購置了裝訂機、裁紙刀、縫紉機、計算機、打印機、空調機、去濕機、復印機等， 這些硬件設施為我礦綜合檔案室的現代化管理提供了可靠的保證。

總之，檔案管理是一項復雜而艱巨的工程，需要我們不斷進行研究和探索，不斷向前邁進。只有這樣，才能更好地服務于礦山，服務于國家建設，企業職工檔案才能真正體現出它的價值。

參考文獻：

[1] 張峰，姜興美；息化對檔案工作的挑戰及對策[J] ；山東檔案；2000， 第06 期

作者簡介：張馨心（1988.1—），女，河南焦作人，畢業于中國人民解放局理工大學，現就職于平頂山天安煤業股份有限公司二礦辦公室。