淺談檔案信息化管理

摘 要：信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。信息技術幾乎已經滲透到了社會活動的所有方面，作為現代社會活動的技術基礎，正在逐步改變著社會活動的運行方式。而檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規律上發生本質的變化。檔案工作者應適應信息時代新的節拍，加快檔案信息化管理的步伐。

關鍵詞： 檔案；檔案信息化；管理

一、檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

傳統的檔案數據庫中分類信息復雜，需靠手工查詢紙張原件，響應速度慢。由于檔案量巨大，當需要查詢檔案時，需花費幾個小時，甚至一天的時間在檔案室查找。耗時、耗力。由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。 由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

處于信息化社會的今天，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路。

二、檔案信息化管理存在的幾個問題

1、檔案信息化基礎建設及規范化工作有待提高。檔案管理現代化的理論研究有待進一步增強。檔案管理信息化不僅要使用先進設備技術，還是一個系統工程，是由許多方面的因素相互協調、相互制約構成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員轉變原有觀念，通力合作，與時俱進。

2、檔案管理信息化的意識不強。檔案信息化建設是一個促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。檔案信息化建設的目標是最大限度延長檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息滿足社會各界的需求。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的信息化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的信息化進程。

3、信息化人才不足。檔案管理信息化的前提是人才現代化。實現檔案管理信息化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，還停留在收發、查找的階段，缺少信息化管理的基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法。

三、加強檔案信息化管理的措施

1、加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此要從硬件上及時配備檔案信息化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，充分利用現代科技在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐，提高檔案信息化水平。

2、增強檔案信息化意識。在實現檔案管理信息化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、封閉保守等思想觀念，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。

3、加強對人才的培養。檔案信息化建設是一項系統工程，涉及到檔案工作的方方面面，能否與各項檔案的全面管理工作相融合，關系到檔案信息化建設的成敗，推進檔案信息化建設要統籌規劃，突出重點，整體推進。檔案信息化建設的關鍵是檔案工作者隊伍素質的全面提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

參考文獻：

[1] 路鳳英，衣玉琛；社會信息化的發展和檔案工作的對策[J].檔案學研究；1999， 第03 期

[2] 張峰，姜興美；息化對檔案工作的挑戰及對策[J].山東檔案；2000， 第06 期

作者簡介：宋真（1992.2—），女，河南平頂山人，畢業于平頂山職業技術學院，現就職于平頂山天安煤業股份有限公司二礦辦公室。