淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

楊曉霞

[摘 要]隨著現代社會不斷發展，檔案管理工作其自身的功能和業務范圍也發生了一定的變化。檔案管理工作需要實現規范化發展，從而更好的適應新時期檔案管理的基本需求。要想實現檔案管理工作的規范化就必須要提高檔案管理者的自身意識水平，實現檔案管理工作的規范化就必須要促進先進技術的引入，同時也必須要提高檔案管理者的素質能力，對檔案管理模式進行創新。作為一項重要的資源，檔案信息的管理過程必須要受到高度的重視，以便更好的將檔案信息資源的價值進行充分的發揮。本文從幾個方面入手，對如何提高檔案管理工作的規范化水平做了分析與闡述。

[關鍵詞]檔案管理；規范化；策略；意識水平；模式創新

現代社會不斷發展，檔案管理工作其自身的功能和業務范圍也發生了一定的變化。檔案管理工作能否規范的發展，已經成為決定了檔案信息能否得到高效的利用、開發的關鍵。與此同時，檔案管理工作與現代信息技術融合的形勢下，規范的對檔案管理制度進行調整，成為更好的將檔案信息的價值進行發揮的關鍵。本文從幾個方面入手，對如何提高檔案管理工作的規范化水平做了分析與闡述。

一、要想實現檔案管理工作的規范化就必須要提高檔案管理者的自身意識水平

檔案資源其本身具有一定的時效性特點，管理過程中提高了整體管理規范化水平，可以更好的實現實效性需求。管理者自身要本著嚴肅的態度，對于工作流程和工作制度進行完善，引入標準化的制定理念。對于檔案管理工作中前期的整理與收集工作來說，相關部門要對于自身的資料進行規范化處理，并且做好匯總。檔案管理者要對不同資料進行分類歸檔，并且嚴格按照相關規范詳盡的對不同資料進行著名。檔案管理者也要結合自身的需求和檔案管理方向，制定出規范化的檔案管理體系。檔案管理體系要對于檔案管理工作流程和不同環節做出規范化的說明，并且對不同人員的職責與工作內容做好劃分，嚴格落實不同的崗位責任。與此同時，針對于其他部門對檔案管理工作不重視的現狀，檔案管理人員要積極的聯系各部門負責人，做好檔案相關工作的配合，保證檔案管理工作相關規范化標準流程得到深入的執行。

二、要想實現檔案管理工作的規范化就必須要促進先進技術的引入

現代化新技術的應用，可以更好的改進工作中的不足，提高工作效率，并且對傳統工作模式中的不足進行扭轉。在檔案管理工作中，現代化技術的引用是提高檔案管理水平的一個重要關鍵。例如，對于條碼技術的引用，可以通過規范的粘貼條碼，提高檔案信息的存儲規范性，并且可以提高查閱速度，提高整體檔案管理工作的效率。檔案管理工作中信息化技術的融入，也是新時期檔案管理工工作發展的必然需求。很多檔案信息管理系統的投入使用，也標志著信息化技術可以更好的提高檔案管理工作的業務范圍，提高檔案資料的使用價值和保存效果。

三、要想實現檔案管理工作的規范化就必須要提高檔案管理者的素質能力

新時期，新背景下，任何行業的人員都需要不斷的與時俱進的成長和學習，進而更好的應對新時期新的行業挑戰。對于檔案管理人員來說，其本身也要不斷的參與到培訓和學習當中，提高自身的業務能力和實踐能力，進而更好的推進檔案管理規范化的發展。隨著檔案管理業務形式的變更，很多新技術的應用，也造成了一些固步自封的檔案管理者難以適應新業務的情況的發生。檔案管理者要認識到技術不斷發展的形勢，并且盡快的對各種軟硬件的操作，準確、熟練的做好管理技術的過度。在日常工作中，檔案管理人員要結合自身的不足和管理業務的需求，積極的參與相關培訓和討論交流，提高自身操作技能和對新技術的適應能力。在新管理人員引入上，要保證后進人員具有足夠的專業素質，并且具有專業的工作能力，可以適應新時期檔案管理工作的需求。管理人員自身也要具有充足的危機意識和進取意識，認識到檔案管理工作規范化發展的趨向，將自身全心全意的投入到檔案管理事業當中。另外，在我國高等院校的檔案管理專業教學的過程中，也要合理的設置規范化教學內容，提高專業人才的理論水平和實踐能力，為我國檔案事業的發展提供更多、更優秀、更全面的專業人才。

四、要想實現檔案管理工作的規范化就必須要對檔案管理模式進行創新

在信息化背景下，檔案管理者要對于檔案管理模式進行創新，并且主動的對檔案與利用方式進行改進與革新，清晰的認識到現代新技術應用的必然性與優勢。隨著社會不斷發展和信息技術的融入，檔案信息不斷豐富，并且各種文獻、情報量也急劇增加。在海量的信息管理中，管理者要以規范的手段對信息進行整理、收集、加工與利用，實現信息的深度共享。在信息化的形勢下，檔案利用上可以與其他部門的信息化平臺進行整合，并且設立檔案管理數據庫系統，通過不同權限級別的設定，使得不同人員可以輕松的完成檔案信息的獲取和利用，提高檔案信息的利用效率，更好的推進檔案管理工作的進一步發展。

五、結束語

總而言之，新形勢和新需求下，檔案管理工作要想實現高效的發展，就必須實現標準化與規范和的建設，進而更好的提高檔案管理的實效性。檔案管理人員自身要不斷提高意識水平和業務能力，對檔案管理工作進行完善和創新。作為一項重要的資源，檔案信息的管理過程必須要受到高度的重視，以便更好的將檔案信息資源的價值進行充分的發揮。

參考文獻：

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