高等學校建筑檔案管理工作的規范化建設

摘 要：高等學校建筑檔案在高等學校建筑項目的日常管理、維修保護、改建擴建等工作中具有舉足輕重的參考作用。因此，必須重視對高校建筑檔案的管理工作，針對目前存在的問題加強規范化管理建設。本文結合高校建筑檔案管理工作的特點及存在問題，提出了對其進行規范化建設的方法措施。

關鍵詞：高等學校；建筑檔案；管理工作；規范化建設；

中圖分類號：TU29 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-08-00-02

高等學校建筑檔案資料指的是開發單位或建設單位對高等學校某一基建項目從項目提出、可行性調研、工程施工、建成使用等開發建設與日常管理活動中直接形成的所有具有保存意義的圖表、文字及聲像等檔案材料。它是建筑工程在項目建設、使用管理、項目維護與改建擴建過程中的重要參考依據，也是高等學校校園內各類建筑及管線等基建工程的項目規劃、項目設計、項目施工、項目維護等活動的原始記錄材料，因此成為高等學校檔案工作管理中不可或缺的組成部分。

近年來，隨著高等教育規模的不斷提高，以新校區建設為標志的高等學校校園規模擴建也在如火如荼地展開。在這一過程中，積累了大量的建筑檔案材料。因此，規范化管理高等學校建筑檔案殘留已變得勢在必行。國務院與國家教委相繼頒布了一些高等學校建筑檔案管理工作的規范與條例，有力改善了高等學校建筑檔案的分類與管理工作，對于指導高等學校搞好建筑檔案管理工作具有重要的促進作用。

一、高等學校建筑檔案材料的形成

高等學校建筑項目建設過程同社會其他基建項目類似，都大致要經過項目立項、項目設計、項目施工、竣工驗收等四個階段。這四個階段中又包括六個不同環節，相應形成了不同的建筑檔案材料：

（一）項目建議書，也稱項目建設建議書。高等學校根據學校建設、校園規劃等要求，結合對教育資源與招生前景的預測分析，向國家或地方建筑項目管理部門提交推薦的項目建設性材料。

（二）可行性研究報告。在確定高等學校建筑項目之前，對建筑項目的使用價值及各類影響因素進行可行性研究，在這一過程中形成的供決策者與主管機關審批參考的上報文件。

（三）項目開工前期手續。在項目施工之前，要前往主管部門、建設單位、施工企業等多個單位辦理的多種手續材料。

（四）設計圖紙及建設規劃許可證。招標單位或受其委托的設計單位及勘察部門對某一高等學校建筑項目展開設計并形成圖紙，再經過消防、人防、設計等部門的審查，最后取得建設規劃許可證。

（五）招投標材料。在通過招標工作確定建筑項目的施工單位與監理公司的整個過程中，形成的所有與招投標相關的材料。

（六）竣工驗收資料。建筑項目竣工后，開發單位會同設計單位、施工單位、設備供應單位以及工程質量監督部門對該項目是否符合規劃設計要求及建筑施工、設備安裝等工程質量進行全面檢驗，并最終取得軍工合格資料、數據與憑證等全部竣工驗收資料。

這四個階段與六個環節中所形成的全部圖紙、聲像、文字資料，就構成了一整套完整的高等學校建筑項目檔案材料。這些材料對于與之相應的高等學校建筑項目的日常使用與維護，具有非常重要的指導意義與參考價值。

二、高等學校建筑檔案的特點

除了具有普通檔案資料的價值性、信息性、原始記錄性等一般特點外，高等學校建筑檔案資料還具有獨特的特點：

（一）整體性。高等學校建筑檔案材料同其所反映的客觀高校建筑實體必須保持一致。高等學校建筑項目的各部分工程文件資料彼此關聯，共同構成了完整的檔案材料，這決定了高等學校建筑檔案是一個具有內在有機聯系的統一整體。

（二）實效性。高等學校建筑檔案不但可以為工程建設的技術交流與科學研究服務，還可以為現實使用與生產服務。對于建筑項目的全生命周期，具有不可取代的實用效果。

（三）滯后性。在項目竣工驗收時，許多高等學校建筑項目依然未能完全整理好各類驗收資料。直到驗收工作完成后，才能根據需要逐漸整理出所有文件資料以便歸檔管理。這就導致高等學校建筑檔案的形成對項目本身來說具有一定的滯后性。

三、高等學校建筑檔案管理工作存在的問題

高等學校建筑檔案的形成過程及其特點，決定了其具有不可估量的使用價值。但長期以來，不少高等學校對建筑檔案的整理、收集、歸檔管理重視不足，使得很多建筑檔案材料不夠完整，給以后的項目使用與維護、學校的發展造成了諸多不便。高等學校建筑檔案的建設管理中存在的主要問題，大致如下：

（一）管理體制不健全。某些高校未能建立起建筑檔案建設管理制度，更不用說與之配套的管理操作方法。由于沒有具體明確基建部門在建筑檔案建設管理中的職責，導致建筑檔案管理工作存在很大的隨意性，難以遭到有據可依、有章可循，更不用說照章辦事。

（二）檔案意識匱乏。由于長期以來存在的“重建設、輕檔案”意識，建筑檔案管理部門及其工作人員普遍缺乏檔案意識，在具體的檔案管理工作中對檔案材料及數據的編制、收集具有很大的隨意性。這使得在施工過程中可能隨意丟放圖紙，日常工作中對圖紙保管不善，致使其污染嚴重、破舊不堪，造成項目檔案資料不完整、不齊全、不配套。

（三）專業性不足。建筑檔案涉及到設計、測繪、法律、施工等多個專業方面，檔案管理人員也應當充分具備相關的專業知識。但目前高等學校中普遍缺乏既熟悉項目建設業務又熟悉建筑檔案管理的工作人員，而且高等學校又普遍沒有對管理人員組織建筑檔案管理培訓工作，導致在檔案管理中往往只是被動地交接材料，造成竣工后大量的建筑項目檔案資料流失。

（四）硬件投入不足。按照住建部要求，在建工程形成紙質檔案材料時還應相應制作電子工程檔案，并強化建筑檔案的信息化、網絡化管理，以便建筑利用者可以準確、及時、可靠、完整地獲得檔案信息服務。但不管是在管理理念與控制方法方面，還是技術處理與運作設備方面，高等學校的硬件投入都明顯不足。

四、高等學校建筑檔案材料的規范化管理

建筑檔案管理包括收集歸檔、資料整理、日常保管、資料鑒定、材料統計、日常利用等六項業務工作，高等學校建筑檔案管理工作的規范化建設要從每一項做起。

（一）收集歸檔。高等學校建筑檔案的來源及取得方式包括主管與協作單位進行文書處理，外單位編制，施工現場記錄等。檔案收集工作就是對這些具有保存意義的零散檔案文件資料進行有計劃、有目的的接收與收集。竣工后要及時做好移交歸檔工作，確保歸檔材料字跡線條清楚、紙質優良、內容相符、及時歸檔。

（二）資料整理。檔案管理使得檔案材料從零碎無序到規范有序，大致包括檔案分類與檔案編目兩個方面的工作。首先要依工程項目類別確立分類標準，也可按照文件性質將檔案材料分為設計、施工、驗收等不同類別。其次可用卡片形式對工程項目情況及進展進行著錄、編目。

（三）日常保管。根據檔案資料的成分與狀況來采用必要保管手段以維護檔案材料的完整性與安全性，盡可能地延長檔案壽命。這要求必須貫徹以防為主、防治結合的保管原則，保證檔案庫房條件可以做到防火、防潮、防塵、防臟、防熱、防蟲、防火等七防，并尋求科學有效的保管條件與方法從物質條件與防護措施方面做好檔案材料保管工作。

（四）資料鑒定。遵照一定標準或要求來判定檔案資料的真偽與價值，對于提高檔案質量、促進資料綜合利用具有重要意義。檔案資料可以脫離建筑本身在經驗總結、科學研究等方面重復利用，另外，做好資料鑒定工作以保護具有重要價值的檔案材料，也有助于在發生突發事件時進行及時應變。

（五）材料統計。統計建筑檔案是用數字說明檔案的基本情況、文件類型數量及管理狀況的技術分析手段，它是一項貫穿檔案管理始終的日常業務工作。做好這一工作要求結合本校實際需求來明確統計目的，并用準確可靠的數據反映項目特征與規律。對統計數字要認真分析研究，從中發現并解決問題，進而總結經驗、不斷探索。

（六）日常利用。建筑檔案作為一種信息資源，保存的最終目的是為了充分利用。為了盡可能發揮其使用價值，檔案管理人員要注意：對建筑檔案情況心中有數、熟練掌握；編制查找與介紹參考工具，以提高利用率；注意反饋利用效果，以便日后改進；采用計算機與網絡技術完善檔案管理。

高等學校檔案管理工作六個方面的規范化建設相輔相成，其中檔案收集是工作起點，日常利用是最終目的。

五、結語

高等學校建筑檔案形成于項目建設的不同階段與環節，具有鮮明特征與重要意義。它是學校檔案的一個重要組成部分，是高等學校日后建設和改造的一個重要依據，是高等學校在日常管理中必須要重視的一個部分。縱觀當前高等學校建筑檔案的管理，還存在諸如意識匱乏、機制不健全、專業性不足和硬件投入不到位等多個問題，這些問題將會阻礙檔案管理工作的規范化建設步伐。因此，高等學校檔案管理工作者必須要強化認識，必須要重視學校建筑從項目立項、項目設計、項目施工、竣工驗收等四個階段檔案的形成和整理，采取有效措施改善檔案管理中存在的問題，促進檔案管理的規范化，為高等學校的發展獻力。

參考文獻：

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