簡述內部控制對集裝箱場站業務信息系統的優化作用

摘 要：集裝箱場站指辦理集裝箱重箱或空箱裝卸，轉運，保管，交接的場所。它是集裝箱運輸關系方的重要組成，在集裝箱運輸中起到重要作用。

近年來國際貿易的快速發展，世界各大集裝箱運輸海運公司的紛紛結盟，促使國際集裝箱運輸向著進一步縮短運輸周期、降低運輸成本、提高服務質量的趨勢發展，因此對集裝箱運輸信息系統提出了智能化、自動化和協同化的發展要求。

關鍵字：內部控制；集裝箱場站；信息系統；優化作業；

中圖分類號：TP315 文章編號：1674-3520（2014）-09-00-01

引言：隨著行業內管理水平的不斷提高，集裝箱船公司對與其有合作關系的集裝箱場站的服務提出了更高的標準。集裝箱場站為了空箱箱源，按照集裝箱船公司的要求，不斷改進自身的作業流程和作業管理信息系統。在此過程中，為了盡快適應船公司的發展，場站往往會出現由于系統不穩定帶來的內部控制失控問題，而這一問題又反作用于信息系統。也就是說，內部控制的及時、有效嵌入對完善該類公司信息系統的建立健全具有積極作用。

一、角色定義模塊規范操作員權限

集裝箱場站信息系統運用計算機網絡系統，通過人機互動，將生產業務流程在信息網絡中重述，并利用信息網絡的優勢，提高工作效率和管理效率，進而規范人員的操作，做到定崗定責，避免授權管理不當以及信息泄露或損毀。

角色定義模塊的開發可以很好的滿足以上要求。這一模塊通過命令集合的方式，將業務流程中各人機互動節點的操作指令進行組合，滿足節點中某類人員的特定操作，用這種方式按照作業段進行專業化分工，從而做到不越權，不專權，各負其責。

二、審批審核模塊規范流程安全

按照內部控制的要求，在作業流程的特定節點上，例如空箱進場、貨物裝箱、裝車裝船、完船處理、業務檢算、計費處理、結費開票等，都需要進行正向及反向處理的審批與反審批，這就需要信息系統包含審批審核模塊。通過該模塊，在將上游工作進行審核確認，或者將下游工作逐步進行反向修正，都能夠確保數據的連續性，最終將業務信息準確的反應到財務核算中。

三、信息可追溯設計讓流程更具自律性

計算機網絡信息系統的一大優勢，就是能夠將系統中的所有操作都進行記錄，優化了內部結構，減少了不必要的環節，提高整體性能和反應速度，并能提供全面的增值服務，還能形成日志文件，從而大大提高了工作效率。

在集裝箱場站為了提高監控力度，日志文件起到了重要作用。

（一）在信息系統設計過程中，日志文件要包含操作員等必要的信息，從而做到監控有效；

（二）要在明細查詢中，能夠顯示流程中各個作業段的操作人及審批（核）人信息，讓下游用戶能夠清楚上游信息的來源點，從而對上游進行監督。

四、外部系統對接讓信息系統數據更加高效準確

在集裝箱場站的日常作業中，與船公司、碼頭公司、代理公司、貨主等的信息溝通是不斷發生的。大部分場站的做法是將從以上公司取得的信息，如下貨紙、設備交接單等，手工錄入本公司生產信息系統，進而開展后續的操作，這在早期的場站中是普遍使用的處理方式。這種方式的缺點一是容易出錯，進而導致后續的一系列錯誤；二是工作量增加，工作效率低下；三是對錄入人員的職業道德要求較高。

但是，如果能夠將外部信息與內部的信息系統進行無縫對接，就能夠較好的解決以上問題，在這里就體現出了計算機網絡信息系統的重要性。與外部公司通過計算機報文傳遞信息，與其進行信息交換，即能夠合理配置資源，節省信息維護成本，又能夠提高信息溝通效率，提升場站管理水平，特別是能夠大大降低錄入人員舞弊的可能性，實現內部控制外部化。

五、自檢糾錯功能的設計開發優化了人機界面

在場站信息系統中，自檢預警和自檢糾錯功能是滿足內部控制要求的最直接體現。作為公共場站，因為箱屬公司較多，每周的航次也會很多，操作人員在維護業務信息時很容易在件重尺、提單號、船名航次、中轉港、箱型箱量等方面出現錯誤或遺漏。這就要求集裝箱場站一方面在操作流程上設置必要的復核，另一方面要按照使用習慣在信息系統中加入必要的停止或警告觸發設置。

六、內部控制管理要求加強車載系統的應用

無論是為了加強管控，提高生產效率，還是為了降低運行成本，集裝箱場站作業現場裝卸機械的管理都為信息系統的改進提出了新的要求。當前無線網絡技術的發展成熟，使得車載系統的開發應用成為了可能。車載系統模塊的開發為全流程信息化的實現提供了途徑和工具。通過這一系統，可以有效的將箱管、出口操作員、作業司機、箱邊理貨員等崗位作業信息進行即時的溝通，在加強內部控制的同時，提高調度效率，降低機械運行成本。

總之，內部控制在確保集裝箱場站合法經營、提高資產安全的同時，對從事該類業務的企業在生產管理信息化建設方面，在提高經營績效、優化業務流程方面也發揮了不可或缺的作用。

參考文獻：

[1]王琳.集裝箱信息跟蹤系統[J].交通運輸工程學報，2004（03）：76-79

[2]任昕.海運集裝箱空箱分派優化模型研究[D]；西南交通大學；2007年