人事管理信息化的探討分析

摘 要：新時期人事管理應做到信息規范化、便捷化，提高辦事效率，減輕冗余繁重的人事工作，本文闡述了人事管理信息化建設的主要任務、重要性、系統的應用等，對存在的問題及對策進行了分析，以供參考。

關鍵詞：人事管理；信息化；對策；

文章編號：1674-3520（2014）-09-00-01

一、人事管理信息化建設的主要任務

（一）建立滿足日常工作需要的人事信息管理系統。人事管理基礎信息是信息化建設的基礎。信息化建設的當務之急是建立健全所有人員的各類基礎信息數據庫，即人事部門將大量的基本信息進行整理、歸類，納入計算機自動管理。在人事管理的全過程，利用人事管理軟件處理日常人事工作，如人事檔案信息管理、人員的各項工資業務管理、人員年度考核管理、人才招聘管理、干部任免及教育培訓，各類花名冊和登記表的制作、人事管理信息、人事政策法規信息的實時查詢等。在此基礎上，建立應用報表系統、自動預警系統、決策支持系統和信息發布系統，滿足日常人事管理工作的需要，逐步向人事決策智能化、人才預測智能化、人才供求網絡化、人才素質測評自動化等方面發展。

（二）構建人事管理信息網絡。建立一個統一、完整、多層次、智能型、安全保密的人事信息管理系統。實現人事信息的共享和自動收集、整理、分析，為制定人事政策提供決策依據，為做好人才隊伍的預測和規劃等整體性人才資源開發工作提供服務。

二、人事管理信息化的重要性

信息技術的高速發展，對傳統的人事管理提出了挑戰。加強人事工作信息化管理的改革，不僅可以減少資源浪費，節約成本，更能提高工作效率，緊跟時代步伐，為企業的快速發展提供保障。就企業自身而言，準確完整的人事信息是全面了解考察、正確評價和使用人才的重要依據。就企業員工個人而言，反映了一個人的人生歷程，是個人能力和成績最具權威的信息材料，對關乎自身利益的諸多事務有重要作用。所以企業人事管理的信息化改革對單位和個人都有舉足輕重的作用。

人事管理的信息化是社會發展快步伐與時代發展高速度相結合的產物，必須要給于足夠的認識。因此，正確認識人事管理的改革就顯得十分重要，其信息化、規范化與企業發展建設的快速化之間的互惠互利的相互關系，必須得到足夠認識，才能為企業發展帶來更大的經濟效益。

三、人事信息管理系統的應用

（一）使用頻率很高的模塊，運行很正常。例如人員信息模塊包括：人員基本信息子集，學歷及學位子集、行政（黨派）職務子集、專業技術職務聘用子集、工人技術等級子集；查詢輸出模塊以及花名冊登記表繪制模塊等等。這類模塊幾乎天天使用，雖然也存在一些問題和不足，但基本上能夠保證工作的正常進行。

（二）不是經常使用的模塊，但運行比較正常。例如人員信息登記表模塊；臺帳/花名冊模塊等。當這類模塊因為工作原因需要使用時，首先就需要進行相應的加工整理和完善，然后結合手工核對的方式使用。這類模塊能解決工作中的一些特殊要求，是工作中不可或缺的部分。

（三）還有一些模塊自軟件運行以來就很少使用。例如工資分析模塊；統計分析模塊等等。這類模塊占很大一部分，功能往往很強大，但很多處于閑置狀態，之所以不能很好的運用，其原因多數是由于模塊中的功能不能很好的同政策相結合造成的。

四、人事信息管理系統存在的問題

（一）部分模塊的使用尚未普及。基于觀念、技術以及使用人員操作水平的限制，系統主要是為一些簡單的事務性工作服務，例如查詢單位人員的情況、工資普遍業務的應用、生成花名冊、簡單的人事報表等等。目前的一些工作，并沒有達到必須使用人事系統的地步，因此許多功能和模塊不能夠廣泛普及。

（二）軟件缺少必要的與政策的掛鉤和整合。一是與人事工作具體業務之間缺乏有效的整合和聯系。目前，該系統并未及時反映當前最新的相關政策。例如，工資管理部分不能與最新的工資政策掛鉤，使用時容易出現疏忽和錯誤。應該把有關的工資政策加入到人員管理軟件中，并且做到適時更新。以便使用者在操作遇到問題時有政策可依據。二是信息共享問題。有些部門在思想上還存在“本位主義”，為了滿足本單位的需求，寧愿花幾百萬找軟件開發公司來重新開發只適用于本單位業務需求的軟件，而不選擇使用現有的人事管理軟件，并在此基礎上進行數據更新與維護來滿足自己的需求。

五、人事管理信息化對策建議

首先，樹立正確的對人事管理的信息化建設觀念。在充分認識人事管理信息化改革建設重要性的基礎上，在國家政策的引導下積極穩妥地推動人事管理信息化改革建設的進程。把人事管理信息化建設作為人事工作中的一個重要的組成部分來進行建設，加大人力物力投資。企業人事管理的資料收集、歸檔要經過安全整理，確保安全，不會丟失，確保資料的完整性，準確性。電子檔文件要定期備份、多備份，分開貯存，儲存媒介要及時檢修，減少物理原因以及人為原因造成的損失。定期對檔案進行清點核對，萬無一失，機密資料不會丟失或者盜取，保障企業的權益不受侵害。

其次，在日常的人事管理應用系統中，管理人員應該對系統數據進行及時更新。目前我國的人事管理信息軟件在具體的業務工作方面沒有得到有效的聯系和整合，從而使工作人員在使用軟件時，經常導致工作中有紕漏以及疏忽，影響了人事工作的正常流程。在人事信息的共享方面，也沒有對其進行有效的整合，軟件的功能和信息資源都和本部門有著非常緊密的聯系，卻忽略了其他相關部門的需求，缺少對信息資源的整合力度，不能及時地進行信息的更新和軟件的維護。因為企業的人力資源信息是動態發展的，一年中其人力結構一會有一些相應的變化，在工資報酬獎勵方面也會有所調動等，所以人事管理的工作人員應該及時更新系統的數據

六、結束語

人事管理信息化建設一定要從自身出發，選擇符合自身發展的合適的軟件。每個企業都有著自身發展的特殊性，為了使人力資源管理信息化有效實施，便于操作和維護管理，企業一定要根據自身特點選擇合適的人力資源系統。

參考文獻：

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