檔案管理工作現狀與不足及加強措施

摘 要：檔案管理工作在事業單位或企業中有著重要的意義，不僅與人才的招聘有關，也關系到員工在工作中作出的貢獻與經歷。雖然檔案管理工作的重要人人皆知，但在實際工作中卻仍存在一些不足。筆者結合自身經驗，對檔案管理工作存在的問題進行研究，并提出相應的加強措施。

關鍵詞：檔案管理；不足；措施；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-09-00-01

一、檔案管理工作的現狀與不足

（一）檔案管理受到的重視不足。檔案具有重要意義，但檔案管理工作卻一直默默無聞，檔案管理工作的政績性質不高，對此一些部門對于檔案管理工作常常較為忽視，僅簡單的認為只要將檔案保管好，能夠應對時常的檢查、翻閱即可，相關人員在認識出現誤區是忽視檔案管理工作的主要原因之一。雖然在口頭上對檔案管理的重要性重復進行強調，但在思想意識上卻不能得到重視。

（二）投入力度不足。在許多單位部門中往往存在檔案庫房陳舊，相關設備嚴重匱乏，現有設備老化，更談不上現代化的紅外線監控、濕溫度管控等現代化設備。并且在一些部門中只愿意對其他工作加大投入，而不愿為檔案管理工作添加新設備新員工，以致檔案庫房的設備老化、工作陳腐甚至出現了報廢的情況。而在一些單位部門中甚至未設立專門的檔案管理職務或將檔案庫房直接設置在倉庫中。這樣的檔案管理工作是極為落后的，極易導致檔案信息出現遺失、變質、蟲蛀等情況，檔案信息的丟失是單位中無法彌補的巨大損失，因此應加大檔案管理的硬件設施的投入以及其他方面的投入等。

（三）管理人員業務能力較差。在許多單位部門中沒有設置專門的檔案管理工作人員，相關管理人員未參加過相應的培訓考核就進行上崗，由于檔案管理工作大多有其他崗位人員兼職，因此崗位具有較大的流動性，而管理人員對于檔案管理的要求、措施及重要性缺少認識，在進行檔案材料管理、收集、入檔等業務操作不夠熟練，進而無法適應檔案管理的工作，使單位的檔案管理水平下降。在日常的檔案管理工作中，存在管理檔案措施不合理，如在進行檔案借閱時大多采取手工翻閱的方式，這樣長期的使用將導致檔案原本材料出現破損。

（四）缺乏有效的管理。就當前的檔案管理工作來看，多數部門在檔案管理制度上仍有欠缺，以致檔案管理工作在實際操作中易受到局限。特別是散材料歸檔收集等方面，若缺乏健全的檔案收集體系，將使檔案管理工作人員出現工作散漫，缺乏責任心，檔案材料收集與歸檔工作較為被動。在收集歸檔時，相關材料便出現不全面或一些材料間內容與形式重復，不能有效的對職員的真實信息及情況進行反映，甚至出現檔案材料丟失，在后期材料查閱時缺少資料。

（五）檔案管理缺乏信息化的發展。隨著信息時代的來臨，信息化技術早已融入人們的生活與工作中。而在檔案管理工作上，卻沒有相應的信息化技術的有效運用，以致檔案管理沒有受到信息化管理帶來的高效性與科學性，仍使用落后的人工管檔的方法，嚴重造成了人力與物力的浪費，信息化技術融入到檔案管理中，將有效的改善以往查找資料困難等問題。

二、提高檔案管理工作的措施分析

（一）加大投入力度，扎實工作基礎。領導的充分重視是做好檔案管理工作的前提。因此單位領導應對人事檔案管理工作進行高度重視，并將其劃入日常工作議程。并構建檔案管理領導隊伍，定期的進行檔案的檢查、指導等，及時處理其中不足。且單位領導應加強對檔案法規的學習，深刻了解到檔案工作是各級黨委義不容辭的義務與責任。

有關部門應從思想上充分認識檔案工作，并加大在檔案管理中的投入力度，特別是在于檔案保存、整理、信息化建設等方面，建立檔案專用的資金，根據高標準、高要求構建現代化、信息化、規范化的檔案庫，選購合適單位規格的檔案柜，并對防火、防潮、防蛀、防盜、防光以及防高溫等事項進行重點預防，并將檔案室、閱檔室及辦公室進行合理分開。

（二）提高管理人員的綜合素質。檔案管理人員在很大程度上影響了檔案管理工作質量。檔案管理人員應嚴格律己，并不斷加強自身的素質教養，提高自身政治素質，加強責任心。這樣才能在繁瑣枯燥的檔案管理工作中，時刻保證責任心，降低工作中的失誤。注重自身業務能力的提高，主要可采取自學及參與培訓等方法，在日常工作中累積經驗，對各個環節與工作要求充分熟悉，特別是在材料信息鑒別、歸類，更要保證清楚明白。對于其他先進科學的管理方法及原則進行掌握，并提高工作效率，保證檔案質量。

（三）建立符合實際情況的有效制度。中國古語有云：“沒有規矩，不成方圓”。此話之中所蘊含的道理同樣適用于本文所述的檔案管理工作，缺乏相關完善的管理制度，就很難真正做好檔案管理工作。建立健全科學合理、規范性強、符合現代檔案管理工作的一系列制度是確保檔案管理工作有序科學進行的基礎和保障。要建立真正科學合理的檔案管理制度，不能盲目跟從，而應當吸取他人已有經驗成果的同時，結合本單位的實際情況，綜合形成適合自己單位的檔案收集整理歸檔等一整套的管理制度。同時在制度完成之后的執行過程中，對出現漏洞的情況及時檢查并整改相應制度。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作在單位中的意義不容忽視。只有構建系統的檔案管理體制，加強科學化的管理水平。不斷吸收先進的現代化檔案管理理論與新技術。加大對檔案管理工作的投入，實行動態管理檔案，建立數字化現代檔案，結合網絡進行人才信息的收集反饋等。今后檔案管理工作必將煥發出新的活力，為社會經濟的發展提供有力保障。

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