新形式下企業檔案管理模式的轉變

摘 "要：正隨著我國現代企業制度的建立和信息化的發展，企業檔案管理概念和管理方式發生了重大的轉變。企業檔案管理開始由傳統的手工為手段、以檔案實體為對象的檔案管理歸檔模式，向以計算機為手段，以檔案內容為對象的現代化管理新模式發展，開創了新形勢下企業檔案管理的新局面。為了適應企業經濟活動的運行和發展，要重視企業檔案管理模式的改革與實踐，采取措施來推進檔案管理模式的轉變。

關鍵詞：檔案管理;模式創新;企業檔案管理;新形勢

中圖分類號：G271 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01

一、企業檔案管理現狀

（一）管理模式的落后。企業檔案在檔案管理上局限于檔案的收集、整理、保管，傳統的手工整理依然是現在檔案整理的方法，先進的計算機、網絡、掃描儀、數字化管理則很少涉及，檔案管理管理信息化管理的重要性、必要性得不到重視，檔案意識薄弱、監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然檔案工作列入到年度工作中，但真正把檔案工作作為重點來抓的還存在很大缺陷。“三納入、五參加”的制度得不到落實。

（二）檔案保管條件較差。檔案存放需要良好的檔案室和規范的管理條件，目前基層檔案管理大多數都達不到標準和要求，沒有完善的檔案室及必要設施和先進的電子設備，檔案存放五花八門，比較零亂。則更談不上保密措施和防范意識，檔案受損嚴重，檔案整體管理條件不容樂觀。日常的檔案工作無法進行，檔案管理形同虛設，發揮不了檔案的實效性，檔案的完整性得不到保障。

（三）檔案人員業務素質相對薄弱。檔案管理工作不權是一項政策性很強的工作，還是一項專業技術很強的工作，檔案人員素質的好壞直接影響檔案管理工作。目前，我們的檔案人員多數都是一兼多職，只能應付日常事務，沒有時間和精力投入到檔案工作，特別是檔案管理人員調整頻繁和業務素質欠缺，直接影響檔案管理水平的提高，導致了檔案管理的不規范。由于人員的更換，檔案員存在隨意應付了事思想，工作責任心不強，檔案不能及時歸檔，日積月累，形成了檔案混雜，給日后的整理歸檔帶來較大困難。檔案利用率較低，體現不到檔案的價值，檔案人員積極性不高，影響了檔案工作的持續性和穩定性。

（四）檔案工作發展不平衡。企業檔案工作重視不平衡，是檔案管理的現實情況。隨著數字化的不斷發展和網絡技術的推廣，油田和二級單位的檔案部門已基本達到要求，但三級檔案設施仍然比較落后，相關硬件投入不到位，給檔案管理帶來困難。有規章、有規定，但沒有落實，監督力度不夠，領導意識不強，工作人員責任不到位，工作熱情不高，影響檔案事業的發展。社區成立十幾年來，社區的檔案管理從無到有，為社區發展作出了貢獻，在建設中發揮了檔案的價值，提供了可靠依據。為此，加強基層檔案管理、提高基層檔案管理水平是社區檔案工作今后一定時期的重點內容，只有提高基層的檔案管理水平，改善基層檔案管理現狀，才能讓社區的檔案管理邁向一個新的臺階，才能有效地推動檔案事業的長期、穩定發展。

二、企業檔案管理創新

（一）思想觀念創新。各級領導要高度重視檔案信息化建設，將其納入到有關部門職責中，實行定期考核，對檔案管理實行“一把手”親自抓，加大檔案管理費用投入，保證檔案工作的正常運行，認真落實檔案管理的法律、法規和各項規章制度，認真落實實踐科學發展觀，認真落實檔案工作的“三納入、五參加”制度，即：檔案工作必須納入到本單位發展規劃、計劃;納入本單位生產、科研、經營等各項管理程序;納入到領導職責和有關人員的崗位責任制范圍，每年撥發一定數量的檔案發展經費，定期研究、檢查檔案工作。檔案人員參加本單位重大的政治、經濟、科學、文化、外事活動和重要會議。通過實施精細管理活動，從根本上轉變檔案管理觀念，把原有手工整理操作轉向為電子信息技術的應用，提高檔案的利用價值，把加強基層建設作為一個薄弱環節來抓，落到實處，見到實效，使檔案工作更好地服務于社區的生產建設。

（二）管理模式創新。在管理方式上，要做到檔案規范化、標準化、科學化管理，加大、加強信息、計算機、網絡技術，在社區基面上實行檔案管理網絡辦公一體化，成立以二級為中心的檔案網絡機構，建立檔案管理流程，規范檔案管理程序，使檔案工作變被動為主動。各部門要共同協作，形成人人重視檔案，檔案服務于社會的良好氛圍。檔案部門和其他部門實現齊抓共管機制，實現檔案資源高度共享，有效地保護和維護檔案。同時要做好網絡、電子、數字的建設工作的開發利用，為檔案管理創造一個廣闊的空間，促進縱向與橫向管理相互統一，互相交流，不斷提高企業檔案的工作效率，提升企業檔案管理形象。

（三）管理機制的創新。在社區檔案建設上，不權要設置檔案機構，還需配被規范的檔案室和先進齊全的檔案設施，建立規范的制度，從而保證檔案工作的順利開展，在檔案管理不流行形式，而重在實效。實現檔案管理精細化、科學化，在檔案人員隊伍建設上要加大培訓力度，做到經常化、制度化，培訓檔案管理科技人才，提高檔案人員的實際操作能力，在方式上采取走出去、請進來，為檔案人員搭建學習交流的平臺，吸取檔案管理的先進經驗。在檔案信息建設上要加大信息化投入，按照檔案管理要求配置先進的電子設備和必要硬件設施，解決檔案管理中的薄弱環節，建立以社區為中心的社區檔案網絡平臺，數字檔案室等，形成科學規范的管理機制，讓人們通過檔案了解社區的豐碩成果，傳承企業文化精髓，為不斷改革發展的勝利油田留下寶貴的資源和豐富的企業文化精神。