社會化信息消費對社會保險業務檔案信息化管理帶來的影響

摘 "要：高效的信息消費已經成為社會的時尚。在深刻的影響著社會的方方面面，社會保險業務檔案也同一般的檔案一樣必須滿足這種消費。因其與信息化有著天然的聯系，通過對檔案的數字化加工，信息化人才的培育，加大投入的力度以適應信息消費的高要求。

關鍵詞：信息消費;社保檔案管理;信息化

中圖分類號：G472.4 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-02

信息消費實質上是人們對信息使用的渴望和需求。高效的信息消費已經觸及到了人們工作、生活的方方面面，涉及領域之廣前所未有。信息已成為社會發展的重要資源，從而引發了人們觀念的深刻變化，人們渴望通過簡便的信息處理就可以解決自己的想要解決的問題，查閱到自己所要知道的信息，辦理自己所要辦理的業務。目前突出的矛盾是大眾對檔案信息消費的需求和檔案信息化管理遠遠不能滿足這種要求的矛盾。因而大眾信息消費的發展需要，對社保檔案管理模式的轉變產生了強大的沖擊和深遠的影響，傳統的社保檔案管理的觀念和方法已經不能完全適應信息時代檔案管理的需要，檔案管理信息化及滿足大眾信息消費需求已經成為大數據時代的最基本的任務。

一、高效的信息化消費與社保檔案信息管理的有著天然的聯系

1、社會保險業務檔案信息既具有檔案的一般特性又具有自己的特點。社會保險檔案信息涵蓋了參保人、參保單位及政府辦理保險單位合法的真實記錄，是人們參加社會保險業務留下來的原始的真實憑證。隨著信息消費時代的到來，人們都渴望通過簡便的免費信息查詢或購買信息查詢來了解或保護自己的利益，社保檔案記錄的信息恰恰是參保個體最根本利益保障的信息。同時因其具有檔案的內在特點：一是內在信息的神秘性。檔案內容信息的基本部分，涉及到參保個體的基本信息具有保密性，查閱利用時具有一定的權限要求，進而影響到了參保個體信息消費需求的快捷和方便。二是信息有一定的存在形式，具有可知性。也就是檔案內容的外在形式和特征，它依附于檔案的內容，能夠被人們所認識、所利用。三是有規律的二次加工，使信息具有規律性的組合。社會保險業務檔案和一般的檔案一樣，只有對所形成的業務文書進行收集、整理、綜述、匯編，最終成為有規律的價值信息，按檔案的要求進行管理，才變為檔案，也可以成為二次加工。

2、社會保險業務檔案信息化建設是信息時代的必然要求。信息技術的發展最終將人類聯在一起，構成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網絡空間”虛擬社會。

3、社保檔案工作改革是信息化消費的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息，這就賦予社會業務保險檔案管理信息化的內在使命，促使其信息化改革以滿足信息消費的需求已成為發展的必然。

4、信息化建設可極大的提高社會保險業務檔案的利用率。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，帶來的直接社會效益就是快捷方便，人們可足不出戶就能了解到自己的社會保障信息，維護自己的權益，使檔案的信息利用效率得到了極大的提高。

二、信息消費對社保檔案帶來的直接變化

社會保險業務檔案目前已經進入了全面的信息化整合期。無論是歷史紙質檔案，還是新生檔案，都在加速數字化的過程，以盡快適應人們的日益增長信息消費的需要。

1、歷史檔案的數字化。大量的社會保險業務歷史紙質檔案，沉積庫房中，管理極為不便，消耗巨大;利用已經成為巨大的麻煩;參保人、參保單位要通過復雜的程序才能了解到自己的權益，社保信息消費受到了限制，社保檔案數字化已經成為迫在眉睫的一項工作。社保部門通過對紙質檔案的數字化，建立信息庫，極大的方便了檔案的利用。加工完的紙質檔案通過塑封的方式保存節省了管理成本。

2、新生檔案的數字化。目前，因整個社會保險業務各個方面的限制，無法全面實施無紙化辦公，無法一步到位使社保檔案數字化，但信息消費的巨大需要，社保檔案只能對新生檔案進行實時數字化以便利用。現在多由外包公司來完成。

3、網上辦理業務。實體檔案庫逐漸退出其重要地位，取而代之是簡便的信息數據庫的利用。通過網絡可以查詢，可直接在網絡上辦理業務，可以直接信息打印。檔案管理通過數據的連接直接在網上就可完成。

三、加快提升社會保險業務檔案消費的新思路

1、加大政府投入，盡快實現檔案信息化。信息化建設需要大量資金，和政府強有力的支持。要保證檔案工作信息化的實現，政府要加大財力投入，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟硬件環境，盡快促成社會保險檔案外包加工。

2、改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為社會發展服務。

3、培養具有信息化素養的人才。目前，對信息素養的認識主要包括：對信息真偽進行準確鑒別、區別對待的能力;對信息的有效檢索、評價和使用的能力;獨立自主學習的態度、方法和批判精神;強烈的社會責任感和參與意識等，信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。社保檔案的信息化管理需要具有信息化素養的人才。一是檔案部門加大信息化培訓的力度。在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學的信息化培訓制度。制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是加強信息化交流。增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是大力提拔和使用高學歷人才，使之盡快進入領導層。高學歷人才的共同特性，知識面寬，信息化能力強，具有較高的智商，一旦進入了領導層，就會帶動一批人及整個單位進入信息化。五是加強對檔案利用的法制宣傳教育。檔案法制建設是信息時代檔案工作的重要節點，由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產權的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉到法律問題。進入信息時代，不但在理論上要解決“網絡空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產權的保護才能落到實處。健全社會保險業務檔案信息化法規體系是檔案信息法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應該充分運用檔案法律法規，加大執法力度，依法行使管理監督職能，為檔案信息化建設提供強有力的保障。

四、結束語

社會保險業務檔案具有檔案的一般特性，其信息和信息化有著內在聯系，在信息消費大潮的到來之際，應加快檔案的數字化，并建立與之匹配的硬件環境，加大培訓的力度，以滿足社會的需要。

參考文獻：

[1]《社會保險業務檔案管理指南》，人力資源和社會保障部，社會保險事業管理中心組織編寫，中國勞動社會保障出版社

[2]《檔案人員培訓教程》主編，姜之茂，中國檔案出版社

[3]《檔案學論著》王金玉著，中國檔案出版社

[4]《信息時代檔案學理論研究與實踐》丁光勛著，上海三聯書店