醫院檔案管理存在問題與發展趨勢的思考

摘 "要：醫院檔案管理工作作為醫院的基礎性工作，也逐漸從傳統的一般性工作成為醫院工作中不可或缺的重要組成部分，在醫院的現代化建設中的作用也日漸凸顯。然而，現階段部分醫院檔案管理工作中仍然存在諸多不足之處，嚴重影響和制約了醫院檔案管理工作的開展。本文首先說明了醫院檔案現代化管理的內涵和作用，然后分析了醫院檔案管理存在的問題，最后詳細闡述了醫院檔案管理的對策及發展趨勢。

關鍵詞：醫院;檔案管理;管理制度;信息化;

中圖分類號：R197.3 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-02

一、醫院檔案現代化管理的內涵和作用

醫院的檔案管理，其內容主要是包括會議文件、病歷文件以及財務報表等信息文件。檔案管理主要是將這些檔案信息采用統一的分類、管理和存放，從而便于日后取閱和查詢。檔案管理是十分繁瑣的行政管理工作，也為醫院各部門工作的開展提供參與信息和依據，特別是病歷檔案的管理，起到支撐醫療活動正常進行和完成的作用。目前我國大多數的醫院開始引入信息化管理的手段，充分利用信息技術建立起數字化的管理系統，從而實現對于各類檔案信息的快捷、高效的查詢和檢索。

醫院檔案管理采用現代化的管理手段，其主要體現在以下幾個方面：

首先，能夠正確的綜合信息、統計和分析。醫院的醫療信息一般分為效率管理指標和質量管理指標。效率指標主要有患者的流動狀況、床位的周轉以及診斷情況等。這些情況可以在一定程度上反應特定時間內醫院收治的實際狀況、床位使用情況等，可以借助計算機進行統計分析然后便于領導根據這些信息做出一些應對調整的措施。

其次病例檔案信息是教學、科研、總結以及提高醫療服務的最好資料。病歷檔案作為病人在醫院住院期間全部的檢查治療過程的真實的記錄，不僅是科研教學最為原始的信息和資料，也可以為醫療效果和質量的控制提供有用的依據，并且也直接的反映著醫院醫療水平的高低。

二、醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案信息內容陳舊。

醫院檔案信息由收集到存儲，最后通過社會加以反饋，其內容決定著醫院檔案的質量優劣?，F在醫院檔案信息內容陳舊，不注重更新，不注重開發利用及搜集新內容、新課題，使醫院檔案在社會上的評價大大降低。

（二）檔案編研工作跟不上形勢。

現有專題匯編資料基本上源于醫院內部的信息，多為一些原始資料、統計數據和基本事實的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢發展要求，且由于平時缺乏主動積累、主動服務和超前意識，編研工作缺乏時效性，往往到需要用時才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下。

（三）醫院檔案管理疏漏現象嚴重。

醫院檔案管理存在某些疏漏，沒有嚴格的操作規程和規章制度，沒有規范的管理機制，濫用醫院檔案，造成醫院檔案被錯誤利用，使醫院檔案管理陷于某種困境。

（四）醫院檔案管理的信息化發展滯后。

電子信息技術的發展已經遠遠超過檔案從業人員的想象，也給檔案管理人員的科學化、高效化管理帶來了極大便利。如何在信息現代化時代利用好信息技術為現代化檔案管理服務，是擺在目前醫院檔案管理人員面前的難題。

三、醫院檔案管理的對策及發展趨勢

（一）建立健全醫院檔案管理制度。

建立健全檔案管理制度，如檔案收集和歸檔制度，檔案利用、保管等制度，歸檔范圍和檔案保管期限表等，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。

其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫院整體角度看，醫院臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都會形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要我們建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

（二）重視檔案的開發利用。

檔案的價值只有通過不斷開發才能發現，這就需要檔案工作者充分利用檔案信息，及時編出較深層次的編研材料。

把編研工作列入重要工作。首先把編研工作列入醫院工作計劃，不僅要落實檔案信息開發的專題匯編數據，檢查編研成果的利用情況和利用效果，作為考核檔案管理水平、開發利用成效的主要表現。其次是醫院的分管領導要重視和支持本部門檔案編研工作，把編研工作擺在重要位置，作為單位的一項工作抓好，真正落到實處，確實克服編研工作只是檔案人員個人行為的傾向。最后，醫院檔案室在制定年度工作計劃時，必須結合醫院的發展規劃及當前的工作重點，全面衡量、多方論證、認真篩選，制定一個科學的、行之有效的檔案編研、信息開發計劃及各時期的編研規劃。

檔案人員要提高自身素質，積極主動做好編研工作。要有主動參與意識，變被動為主動，以主人翁姿態主動參與和服務于醫院各項活動，使檔案編研工作與醫院醫學科研、經濟建設、管理工作結合得更加緊密。要不斷提高創新意識，增強對新生事物的敏感度和接受力，及時捕捉有利于醫院發展的選材信息。要提高效益意識，想方設法縮短編研工作的投入和產出的時間差，使醫院在競爭中掌握主動權，不斷提高經濟效益。

（三）加強醫院的基礎設施以及信息化建設。

檔案管理工作的現代化建設可以說是醫院現代化信息建設中的重要一環，所以，醫院的領導層應對醫院基礎設施以及信息化的建設給予足夠的重視，盡可能的創造更多、更好的條件來增加醫院在檔案管理現代化的建設過程中的有效的投入。因此，醫院要不斷加強對硬件環境、軟件系統等基礎設施的建設，從而為醫院檔案管理的現代化建設創造有利的條件和環境

（四）加強檔案業務知識的學習和培訓。

要使檔案工作能夠主動發揮作用，為醫院領導決策提供科學有效的參考依據，服務于醫院的建設發展，檔案管理人員就必須樹立終身學習的理念。醫院應當定期組織檔案管理工作人員進行相關的培訓，不斷增強檔案人員的綜合能力，從而適應新形勢下檔案管理工作的需要。

1.加強對檔案業務知識的學習和培訓，鞏固檔案管理基礎理論知識，學習掌握現代化的管理技能和信息技術手段;2.從醫院的實際出發，注重全院科室和人員間的相互交流與溝通，熟悉醫院檔案材料的形成流程和醫院檔案材料的特點，不斷拓展醫院檔案的服務效能，提高檔案工作的服務質量。

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