論社會保險檔案管理的信息化

摘 "要：社會保險檔案管理信息化是時代發展的需要，更是當今政府部門工作質量及效率提高的重要標志。這就要求工作人員重新調整社會社會保險檔案管理的思路，確立出符合當今國情的社會保險檔案管理框架和方法，通過大家的不斷努力盡快實現社會社會保險檔案管理信息的社會化服務。本文首先說明了社會保險檔案管理信息化建設的重要性，然后分析了當前社會保險信息化管理中存在的問題，最后詳細闡述了社會保險檔案管理的信息化措施。

關鍵詞：社會保險;檔案管理;信息化;安全;人才;

中圖分類號：F842.6 " " "文獻標識碼：A " " " 文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01

一、社會保險檔案管理信息化建設的重要性

（一）方便檔案的檢索和使用。社會保險檔案管理信息化，使用者只要輸入關鍵詞，計算機上就會快速呈現出所要查詢的相關資料信息，大大提高了信息檢索效率。同時還可以采用電子加密技術對檔案進行機密處理，這也在很大程度上提高了社會保險檔案信息的安全性。

（二）可以實現檔案信息資源的科學管理。社會保險檔案管理信息化可以使檔案管理部門的工作走向開放化，使新型的信息采集、管理和服務職能取代傳統的檔案保管和利用職能，這不僅體現了時代的發展和社會的進步，更提高和優化了保險社會服務。

（三）可以提供智能化服務，提高檔案信息利用的時效性。社會保險檔案管理信息化，可以使檔案信息通過遠程服務實現資源共享，提高了使用的便捷性，大大縮短了檔案的編著時間。要實現檔案管理信息化工作的順利運行，就要使廣大的工作人員改變傳統的檔案管理思想，加強學習，不斷提高自身的信息化管理意識，將文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案和實物檔案統統納入管理范疇，努力將復雜工作簡單化，簡單工作規范化。

二、當前社會保險信息化管理中存在的問題

（一）檔案管理信息化模式實效不高。一些社會保險檔案機構和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方而脫機或聯機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數字化處理然后，借助社會保險檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。但是，不少社會保險檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對社會保險檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視社會保險檔案管理系統的建設，而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致社會保險檔案信息化建設效益低下。

（二）信息安全保密程度不高。在信息時代，由于網絡等技術的應用，使得社會保險檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的網絡病毒、網絡黑客對管理計算機的入侵、工作人員無意泄漏等情況外，電磁泄漏、剩磁泄漏等威脅更是防不勝防。

（三）檔案信息管理人才培養的不足。當今社會保險管理部門既熟知檔案管理知識，又具備信息化技術的人才可謂是鳳毛麟角，政府還沒有把培養信息化檔案管理人才納入到主要的工作仟務進程當中，這也是導致檔案信息管理人才嚴重缺乏的重要原因之一。

三、社會保險檔案管理的信息化措施

（一）建立規范標準的社會保險檔案管理信息化機制。要想建立起規范標準化的社會保險檔案管理信息化機制，就一定要確保檔案管理網絡的安全性，這就要求檔案管理機制必須規范化。我們可以努力從這兩方面做好：創新檔案管理制度，完善檔案管理工作的各項機制，逐步統一各項工作標準，細化各項工作，制定各項安全措施;統一檔案管理標準，這樣能夠保證檔案資源庫的正常建立，使整個檔案信息網絡工作保持暢通，順利實現社會保險檔案的資源共享。

（二）完善社會保險檔案管理信息化工作的服務方式。我們要想讓社會保險檔案管理信息化建設工作順利進行，就必須采用可以開發社會保險信息資源和創新服務方式的先進技術。例如：已經在檔案管理部門初步實現的計算機信息管理服務，可以設立相應的制度和標準，這樣可以大大避免資源的重復開發和過度浪費;也可以啟用相應的公共網絡服務系統，利用電話、計算機網絡等公共網絡為社會保險檔案信息化提供更加優質的服務。

（三）提升檔案信息化建設人員的專業素質。在進行檔案數字化管理時，首先，應當確保檔案管理人員具有高度專業化技術水平。檔案管理人員應當采用電了加密或數字簽名技術對電子文件進行歸檔管理。其次，檔案管理員應當對歸檔的電子文件進行備份處理，定期檢測檔案數據庫存放服務器的防毒殺毒防攻擊能力。最后，檔案管理人員應當加強學習如何將電子文件檔案移出進行長期保存，避免出現計算機系統損壞或其他意外事故、自然災害時，導致檔案的信息丟失。

（四）加強檔案信息化建設的網絡安全控制

1、訪問控制。訪問控制是網絡安全防范和保護的主要策略，它的主要任務是保證網絡資源不被非法使用和非法訪問。訪問控制可以說是保證網絡安全最重要的核心策略之一。根據訪問控制的內容，訪問控制可分為入網訪問控制和網絡的權限控制兩種。

（1）入網訪問控制。它控制哪些用戶能夠登錄到服務器并獲取網絡資源，同時也控制準許用戶入網的時間和準許他們從哪臺工作站入網。用戶入網訪問控制有兩道防線，第一道防線就是防火墻。防火墻通常設置于某一臺作為網間連接器的服務器上，并與網絡的其余部分隔開，在內部網與互聯網之間建認起一個安全網關，使訪問者無法直接存取內部網絡資源，保護網絡資源免遭其他網絡使用者的擅用或侵入。

（2）網絡的權限控制。網絡權限控制是針對網絡非法操作提出的一種安全保護措施。用戶和用戶組被賦予一定的權限，它指定用戶和用戶組只可以訪問哪些目錄、子目錄、文件和其他資源，限制用戶可以執行的操作，防止用戶越權操作。

2、硬件防護技術。電子檔案載體極易受到環境的影響，因此應當定期檢測和拷貝，檢測每年進行一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式，樣品數量應不少于10%為宜;拷貝應每4年一次，要求多重備份，以防數據丟失，并且原載體繼續保留的時間不少于4年。對于電子檔案的檢測和拷貝，必須建立相應的跟蹤記錄，避免發生人為的誤操作。

（五）加強檔案信息資源開發利用。通常社會保險檔案部門現有的主要檔案資源仍然以紙質資源為主，在進行信息化管理轉變的過程中，首先要對這類檔案進行數字化轉換，通過掃描等轉換方式將紙質檔案文件進行二次保存，可供網絡查詢和使用。

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