淺談電子檔案管理

摘 "要：隨著科學技術的進步，電子信息技術得到了迅速的發展，并在各行各業得到了廣泛的應用，故在本文中主要對電子檔案的管理進行了詳細的分析與探討，以供參考。

關鍵詞：電子信息技術;檔案管理;

中圖分類號：G270 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-02

一、電子檔案概述

所謂的檔案就是一種對人類活動的真實記錄留存，具有記錄歷史，傳承文明，服務社會的功能。檔案工作是各項事業發展的基礎，檔案信息是國民經濟和社會發展的重要資源，其在黨和國家事業中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可忽視。不重視檔案工作，就是不重視歷史，就是缺乏遠見，也不可能很好地了解過去，把握現在，預見未來。信息時代的檔案管理工作應該與信息化建設緊密地結合起來。伴隨著現代信息技術的快速發展和不斷更新，檔案管理工作面臨存儲數字化、管理自動化、利用網絡化的新趨勢，所以信息化是檔案工作發展的必然方向。檔案信息化是充分利用現代信息技術，充分利用豐富的信息資源來對檔案資料進行更加合理、科學的管理，通過高效的信息化管理來努力提高檔案管理工作的效率。可以說檔案管理的信息化發展已經成為未來社會的一個重要發展趨勢。

二、電子檔案的特殊屬性

（一）載體與內容的可分離性。電子檔案對傳統檔案形成了巨大的挑戰。檔案等同于原件，這是對傳統的紙質檔案的定義。而電子檔案所具有的載體和內容的可分離性，是其最重要的特征之一，也是和紙質檔案的主要區別之一。

（二）對計算機系統的依賴性。因為是在計算機的支持下完成電子檔案的生成。因此，電子檔案是和計算機不可分割的，對計算機有著極強的依賴性。

（三）共享性和快捷性。檔案的特征和形式在計算機環境下，會發生一系列變化。利用計算機系統，電子檔案可進行多方位的、有效而迅速的組合，不必像紙質檔案一樣，進行整理和分類。因此可利用辦公自動化系統，遵照不同用戶的需要，對電子檔案進行自由的分類和組合。可同時在不同的地方，將一份檔案同時進行使用。在將紙質檔案的局限性突破的同時，也使檔案的使用價值得到了提高。

（四）不安全性和不穩定性。因為電子檔案具有獨立的形式和內容，因此和紙質檔案相比，它所具有的不穩定性更加顯著，難以保障其安全性、完整性和真實性的實現，同時更不容易確認和判斷電子檔案的原始性。

三、電子檔案管理工作中存在的問題

（一）無法保障檔案的信息安全問題。在流動傳播的過程中，檔案信息因為信息系統自身的漏洞及網絡的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來了便利條件，致使極端脆弱的網絡檔案信息安全無法保障。盡管目前我們已經采取了各種防范措施，但對于檔案信息的安全問題，還不能從根本上進行解決。因為必須利用計算機網絡功能，才可實現電子檔案的管理。所以，使用互聯網的同時，相應的安全隱患也會隨之產生。作為非常重要的機密文件，其含有的信息非常有價值。一些黑客正是因為掌握這一點，才會對相關的網絡系統進行惡意的攻擊，對信息進行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。

（二）無法追溯檔案的原始性問題。傳統的檔案管理是實行紙質文件管理，可通過分辨字跡和紙張等特征來體現文件的原始性。而一旦紙質檔案向電子形式轉變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實態檔案向虛擬檔案轉變，其生成的狀態和接收及傳輸的狀態是一致的，既是復制的，又是原始的，這將無從追溯電子檔案的原始性。所以在電子檔案管理中，一個非常重要的問題，就是原始性問題。

（三）很難辨別檔案的真實性問題。傳統的紙質檔案往往是通過相關的紙張及個人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個人特質的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對辨別材料的真實性留下了很多的疑問和困難。

（四）無法確認檔案的完整性問題。傳統的紙質文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因為無據可依，則不能對檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對檔案的形成進行有效管理。

四、提高電子檔案管理的策略

（一）采取切實可行的信息保護措施。首先，應采取完善的措施，做好單位內部檔案存儲的保密工作，對外來病毒的侵害做出有效的抵抗。其次，應維護好單位內部網絡系統，通過對相應的專業人士的聘請，或者是成立專門的網絡維護部，對單位內部的網絡信息安全進行定期的檢查，加強維護信息安全。另一方面，如果有異常或問題出現，需采取相應的防范措施，降低危險系數，抵御外來侵害。此外，還應進一步提升電子檔案管理人員的操作技能，把好信息安全的第一關。

（二）制定嚴密、科學的電子檔案工作的規范和標準。不規范的操作流程和工作標準，直接導致電子檔案管理中大量問題的存在。所以，使電子檔案管理效率得到提升的有效途徑，就是制定一套切實可靠的嚴密而科學的檔案工作的規范和標準。單位應根據電子檔案管理的特點和類型，對電子檔案管理制定完善的工作標準。同時對管理人員實行嚴格的監督，要求其在操作過程必須依據工作標準流程進行。一方面，可以對管理人員的行為進行規范;另一方面，也使電子檔案的管理效率得到切實的提升。為使工作標準真正落實到位，還需制定相應的獎懲制度，獎賞和肯定那些高效實行工作標準和操作流程的人員，懲罰那些與規定標準不符合的操作人員，進而使檔案管理的效率得到提升。

（三）提高檔案人員的綜合素質。檔案的管理效率和單位檔案管理人員的綜合素質息息相關。正是由于管理人員工作上的疏漏才使電子檔案管理中出現大量的問題。產生這些問題的原因，主要是由于檔案管理人員不具備較高的職業素質和專業技能，所以非常有必要使檔案管理人員的綜合素質得到切實的提升。單位內部應定期組織培訓，提高檔案管理人員的水平，鞏固他們的專業技能，并使他們的工作態度得到端正。管理人員在培訓的過程中，還可研討工作中存在的障礙和遇到的實際問題，共同尋找解決問題的方法和對策。同時，為了進一步激勵檔案管理人員的工作積極性，還應盡可能地為他們提供各種晉升的機會，使他們能夠全身心的為單位服務，進而提升單位的檔案管理工作水平。

總之，雖然電子信息技術在檔案管理中發揮了重要的作用，但是由于電子信息技術本身存在的問題，使得電子檔案管理中仍有一些問題存在，這就要求我們不斷規范電子信息檔案管理的技術水平，為我國電子檔案管理事業做出積極的貢獻。

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