優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的途徑研究

摘 "要：事業(yè)單位的檔案不但可以看出該事業(yè)單位從起步到成功的發(fā)展過程，還可以給事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步起到很好的激勵作用，還有助于事業(yè)單位的自我創(chuàng)新。本文就從促進(jìn)檔案管理工作方面著手，遵循發(fā)展過程中的幾項(xiàng)原則，還有在事業(yè)單位檔案管理過程中應(yīng)該弄好的幾點(diǎn)關(guān)系做了討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;檔案信息;

中圖分類號：G271 " " "文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01

一、事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則

（一）遵守統(tǒng)一和靈活的基本原則。在事業(yè)單位檔案管理的活動中，檔案管理人員處理這些信息的時(shí)候要遵守統(tǒng)一和靈活的原則，而在制定這個(gè)事業(yè)單位管理體系的活動中，首先要顧及到的是要做到檔案信息規(guī)定的基本要求，進(jìn)而在這個(gè)條件上促使事業(yè)單位檔案管理走向一定的制度規(guī)范。盡管這對于事業(yè)單位檔案管理的制度體系有著積極的影響，可是并不是規(guī)定社會上全部的事業(yè)單位，在檔案管理工作體系規(guī)定的基本體系是一樣的。所以在制定一個(gè)科學(xué)而又合理的檔案管理體系的活動中，想要讓這些檔案管理工作落到實(shí)處，就要思考該事業(yè)單位的工作性質(zhì)與特征，不同管理特征的事業(yè)單位在處理檔案信息的活動中，也一定會有其不相同的地方，因此在事業(yè)單位檔案管理工作體系的制定中，工作人員也一定要遵守統(tǒng)一和靈活的基本原則，還要根據(jù)這個(gè)事業(yè)單位的工作性質(zhì)與它的運(yùn)行情形，發(fā)現(xiàn)它們之間的不相同的地方，這就要求事業(yè)單位對于它自己的工作性質(zhì)，與它的自身特征做好自身應(yīng)盡的責(zé)任，在管理過程中把握自己做得好的地方與不足的地方，進(jìn)而改進(jìn)自己原有的檔案管理工作體系。

（二）遵守制定和執(zhí)行的基本原則。在事業(yè)單位檔案管理的活動中，制定一個(gè)科學(xué)合理的檔案管理體系是促使檔案管理活動走向體系化的前提，可是倘若只是關(guān)注體系的建設(shè)卻不關(guān)注計(jì)劃的落實(shí)，那么只會讓檔案管理體系變成一個(gè)無用的擺設(shè)，因此在事業(yè)單位檔案管理的過程中，要重視對于這個(gè)體系的切實(shí)執(zhí)行。這就需要事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人還有檔案管理工作人士要遵守檔案管理體系，切實(shí)執(zhí)行好該工作體系的基本要求，在該活動中要加強(qiáng)事業(yè)單位的監(jiān)督管理體系，進(jìn)而激發(fā)檔案管理人士的工作熱情，讓他們對于自己的工作保持忠誠之心，根據(jù)檔案管理體系進(jìn)行有關(guān)的管理活動，而且在檔案管理活動之中要堅(jiān)持改善與優(yōu)化管理體系，進(jìn)而促使管理體系變得更加科學(xué)。

（三）堅(jiān)持權(quán)益與責(zé)任統(tǒng)一的基本原則。在事業(yè)單位檔案管理的過程之中，檔案工作人士是進(jìn)行檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，因此檔案管理工作人士的工作熱情會對該單位的檔案管理活動有著一些后果。而這作用到管理工作人士的工作熱情的原因就是以下兩個(gè)原因：一個(gè)是該事業(yè)單位檔案管理工作人士的權(quán)益不清晰，得不到基本的工作補(bǔ)貼，另一個(gè)是檔案管理工作認(rèn)識的責(zé)任不清晰，所以覺得自己的某些權(quán)益并沒有獲得上級的重視。因此在事業(yè)單位的檔案管理過程中，劃分好檔案管理工作人士的權(quán)益與責(zé)任是非常有必要的一件事情，這就要求在工作人士剛開始工作的時(shí)候就要劃分好他們的工作責(zé)任與基本權(quán)益，在檔案管理單位人員做好自己責(zé)任范圍內(nèi)的條件下，也要尊重他們的基本工作權(quán)益。除此之外，事業(yè)單位還可以構(gòu)建起有趣的溝通途徑，及時(shí)吸取工作人員真誠而寶貴的建議，明白他們對于工作中存在的不滿意的地方，努力提升他們對于工作的滿意度，還可以適度地調(diào)節(jié)工作制度，使其更加適合工作人員的處事步伐。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中必須弄好的幾點(diǎn)關(guān)系

（一）弄好事業(yè)單位的主要工作和檔案管理工作的關(guān)系。有些事業(yè)單位是專門處理檔案管理的，而有些事業(yè)單位是負(fù)責(zé)其他一塊的內(nèi)容的，因?yàn)槊總€(gè)事業(yè)單位的工作性質(zhì)與著重點(diǎn)各不相同，因此包含檔案管理工作的其他事業(yè)工作都是為重點(diǎn)工作而服務(wù)的。我們不但要明白事業(yè)單位中的檔案管理工作是一份比較重要的工作，還要關(guān)注這個(gè)工作的實(shí)際完成情況。在促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案管理工作不但能夠加強(qiáng)事業(yè)單位的工作管理，還能夠給事業(yè)單位日常的決定提供一些可靠的參考。而在促進(jìn)事業(yè)單位外部發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案管理工作能夠給事業(yè)單位的宣傳活動提供一些活動的建議，而且在與其他單位的溝通之中也是可以進(jìn)行很好的宣傳的，進(jìn)而可以給事業(yè)單位的進(jìn)步做好基本的保障工作，我們也是能夠知道，事業(yè)單位工作的做好與檔案管理工作是分不開的。在檔案管理工作的活動中，要盡量獲得事業(yè)單位還有其他單位的關(guān)注，而且還要讓他們給檔案管理工作提供一些有效的信息。而對于檔案管理工作人士來說，他們也要認(rèn)真工作，腳踏實(shí)地，努力推動檔案管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)而在促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的過程中處理好檔案管理工作的內(nèi)容。

（二）弄好事業(yè)單位中其他單位與檔案管理單位的關(guān)系。事業(yè)單位的檔案管理工作尤其是檔案信息的搜集活動，不但需要借助其他檔案管理單位的幫助，否則是很難實(shí)現(xiàn)的，因此弄好事業(yè)單位中其他單位與檔案管理單位的關(guān)系能夠做好檔案管理的工作。這就要求檔案管理單位通過自己的努力去得到事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，獲得他們對于這個(gè)工作的認(rèn)可，才可以保證其他單位的團(tuán)結(jié)合作，而且弄清楚他們之間的權(quán)益和責(zé)任，分配好彼此之間的工作。而在檔案信息的搜集活動中，應(yīng)該讓每一個(gè)單位做好自己應(yīng)該盡到的責(zé)任所在，當(dāng)然，上級也要關(guān)注該項(xiàng)工作的實(shí)施，努力完成自身資料的收集，還要保證事業(yè)單位檔案的可信度。而且在其他單位需要了解檔案信息的時(shí)候，檔案管理工作人士要給他們真誠的關(guān)愛，做好自己的服務(wù)本分。隨著電子信息技術(shù)在檔案管理過程中的實(shí)踐，檔案信息的管理工作也逐漸走向了信息化的方向，并且隨之而變的是檔案管理工作的上崗標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案管理工作人士的職業(yè)素養(yǎng)也是有一定的指標(biāo)的。

三、結(jié)束語

當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理人士不但要關(guān)注從前的檔案管理手段，除此之外，單位職工們還要有電子檔案管理的技能，因此在檔案管理工作體系不斷改進(jìn)的條件下發(fā)展一支強(qiáng)大的檔案管理團(tuán)隊(duì)是可行的。其中，事業(yè)部門能夠使用各種培訓(xùn)手段，去保證檔案管理工作的科學(xué)實(shí)施，還要保證管理人員的文化素養(yǎng)的提高。事業(yè)部門也要構(gòu)建科學(xué)的制度體系去激發(fā)工作人員的積極性，而且能夠給管理工作員工的進(jìn)步提供一個(gè)不錯的條件。

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