知識管理在辦公自動化系統中的應用研究

丁麗麗 李 凱 金 明

知識管理在辦公自動化系統中的應用研究

丁麗麗 李 凱 金 明

傳統的企業管理模式與管理理念已經逐漸不適合現代企業，知識管理是適應知識經濟時代要求的新型管理模式，是迎接新時代挑戰的重要戰略。同時辦公自動化系統在企業運營所扮演的角色越來越重要，運用辦公自動化系統可以節省時間，提高效率。本文論述了辦公自動化技術的研究背景、相關概念和知識管理和辦公自動化系統的關系及兩者融合的必要性和意義，主要介紹了工作流、工作流管理及知識管理等技術，并且闡述了基于知識管理的辦公自動化系統的主要功能。通過論述可以得知以知識管理為中心的辦公自動化系統的提出，必將提高企事業單位的辦公效率和企業競爭力。

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隨著計算機技術和信息技術的發展，人類進入到了知識經濟時代，知識正在成為創新的核心，知識創新成為知識經濟發展的最主要的動力源泉，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業信息化建設的核心。目前，辦公自動化已經發展到了以知識管理為核心的第三代辦公自動化。知識管理是一種先進的管理模式，將知識管理和辦公自動化系統緊密聯系必將大大提高辦公系統的效率。基于知識管理的辦公自動化系統可以快速有效地接收各種上級機構文件和下級機構的上報信息，并組織、協調辦公系統內的各種信息，使用戶能夠方便、快捷地獲取所需信息，為用戶的日常工作提供必要的決策服務。

一、辦公自動化的概念及研究背景

所謂辦公自動化，是指利用計算機技術、通信技術、系統科學、管理科學等技術，不斷地使人們的部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化的辦公設備中，最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量，改善辦公環境和條件，縮短辦公周期，并利用科學的管理方法，借助于各種先進技術，輔助決策，提高管理和決策的科學化水平，以實現辦公活動的科學化和自動化。

近年來，隨著我國經濟的飛速發展和政府企業的職能和規模的壯大，對于可提高工作效率和強化管理的辦公自動化系統的需求越來越多，并要求其具有功能全面性。因此辦公自動化系統借助最新的各種計算機和通信技術，逐漸發展為現在具有內部通信和信息發布平臺、文檔管理自動化、工作流程自動化和輔助辦公的集信息處理、業務流程和知識管理于一體的應用系統。

二、辦公自動化系統與知識管理融合的必要性及意義

隨著計算機技術尤其是網絡技術、通訊技術、數據庫技術、多媒體技術等的飛速發展和應用，使辦公自動化（OfficeAutomation，OA）的發展呈現出新的景象，從傳統OA到現代OA已經歷經了三個時代和兩次跨越。

第一代OA以個人電腦的出現和應用為背景，依托簡單的聯網，以文件交換為主，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質向電子的飛躍。但文檔處理能力、協作型工作處理能力以及企業級信息集成能力較差，信息仍是高度孤立的。

第二代是OA依托個人電腦的大量普及應用、互聯網技術的成熟和普及。它以網絡為基礎，以工作流為主要技術手段，但是難以實現隨時隨地、移動的辦公，因而難以實現企業資源利用最大化，而且系統開發和操作使用復雜，投資昂貴，得不到充分的推廣。

第三代OA不僅模擬和實現了工作流的自動化，還模擬和實現了工作流中每一個單元和每一個工作人員運用知識的過程。第三代OA系統具有幾個突出的特點：實時通信（員工與專家可以網上實時交流）、信息廣泛集成的內容編目、知識門戶的構造。實際上，無論實時交流、信息集成還是門戶建設都是知識管理的要素。因此，第三代辦公自動化系統的核心是知識，實現的基礎是知識管理技術。

在傳統OA中，企業的所有動作都是圍繞著具體的事務來進行的，而OA的目的也在于幫助企業擺脫部分手工工作，在一定程度上提升業務效率。傳統OA中的信息是以單純的文檔、或靜態數據等形式存在，信息的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。而新一代OA不僅提供基本的信息和事務管理平臺，還關注這些信息和業務過程中所包含的知識，并利用系列知識管理工具實現對其的獲取、轉化、存儲和利用，以支持企業知識型組織的建立?？梢哉f知識管理是傳統辦公自動化和新一代辦公自動化的主要區別。

三、相關技術介紹以及應用

基于知識管理的辦公自動化系統作為一種更高層次的管理系統，它的實現技術主要有工作流及工作流技術和知識管理技術?；谥R管理的辦公自動化系統的功能越來越強大，在社會生活中的應用也越來越廣泛，已經在很大程度上提高了辦公效率，同時也提高了辦公的可靠性，從而提高企業的競爭力。

1．工作流技術以及工作流管理技術。工作流是一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，它根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間進行傳遞與執行。工作流管理系統是一個軟件系統，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行。

在工作流管理系統的支撐下，通過集成具體的業務應用軟件和操作人員的界面操作，能夠良好的完成對企業經營過程運行的支持。不同的工作流管理系統具有不同的應用范圍和實施方式，從比較高的層次上來抽象地考察工作流管理系統，可以發現所有的工作流管理系統都提供以下的三種功能：（1）建立階段功能：主要考慮工作流過程和相關活動的定義和建模功能。在這個階段，利用一個或多個建模技術與工具，完成實際的經營過程到計算機可處理的形式化定義的轉化。（2）運行階段的控制功能：在一定的運行環境下，執行工作流過程，并完成每個過程中活動的排序和調度功能。它解釋已經創建好的工作流模型，根據模型來調度一個過程中不同的任務并且激活相應的人或應用程序。過程控制實際上由稱為工作流引擎的軟件模塊來完成。（3）運行階段的人機交互功能：實現各種活動執行過程中用戶與應用程序之間的交互。一個過程的任務通常是由參與人員通過使用一定的應用程序(如報表生成器)或者涉及信息處理操作。如果要在不同的任務之間傳送控制信息以及其他數據，或者要激活某個應用程序，就必須不斷地與過程控制軟件交互。

2．知識管理技術。知識管理是一個系統工程，目標是幫助企業發現潛在知識、定位擁有專門知識的人、傳遞知識和有效地利用知識。知識管理可以幫助企業解決知識共享和再利用的問題，意味著在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取適合的行動，避免重復錯誤和重復工作。

在傳統的辦公自動化系統中，由于系統的功能較為單一，不能滿足辦公需求，在知識管理成為新型的信息化管理模式的形勢下，將知識管理和辦公自動化結合必將在很大程度上提高效率。基于知識管理的辦公自動化系統，融合了信息處理、業務流程和知識管理于一體，實現了從已有的“工作流應用系統”到更高級的“決策智能系統”的革命性轉變，使其在安全性、管理性、開放性和開發環境方面獨具優勢。并且它強調以知識管理為核心，提供了豐富的學習功能與知識共享機制，大大提高了企業與機構的整體創新和應變能力。以公文流轉為例，第二代辦公自動化實現了收發文和檔案管理一體化的自動處理，第三代辦公自動化在此基礎上更為文件處理的每一個環節提供了該步驟所需要的相關知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業其他的有關信息。因此，基于知識管理的第三代辦公自動化系統現在成為很多政府企業辦公地理想選擇。

3．辦公自動化系統的主要應用。基于知識管理的辦公自動化系統包括基本的日常辦公功能，主要有日程安排、文件管理、記事簿、通訊錄、郵件收發和個人設置。由于企業內部存在不用的專屬管理部門、分管不同的業務，因此，系統還為部分部門提供相應的業務管理環境。作為企業辦公的管理平臺，辦公自動化系統實現了個人信息和業務信息的綜合管理功能。不同部門的人員，所從事的業務不同，系統為他們賦予不同的角色，并提供不同的交互界面。

四、結束語

當前是知識經濟的時代，知識管理是企業在面臨一種新形勢下的戰略性反映，在市場全球化、一體化的浪潮中，在知識經濟時代，它成為企業最重要的管理工具和管理內容。知識管理將會滲透于信息系統建設的方方面面，在信息建設中得到融合與體現。以知識管理為中心的辦公自動化系統的提出，必將提高企事業單位的辦公效率和企業競爭力。

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