基于云會計的企業(yè)內(nèi)部控制問題研究

張亞蘭

基于云會計的企業(yè)內(nèi)部控制問題研究

張亞蘭1，2

（1.天津外國語大學國際商學院，天津300270；2.天津大學管理與經(jīng)濟學部，天津300072）

通過闡述云會計基本內(nèi)涵和優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，深入分析云會計的應用對企業(yè)內(nèi)部控制范圍、對象、方法和控制活動的影響，并從企業(yè)角度提出了優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境、不相容崗位分離控制、加強數(shù)據(jù)安全保護以及強化系統(tǒng)操

云會計；內(nèi)部控制；會計信息化

在全球信息化的浪潮中，傳統(tǒng)的會計模式不可避免地受到了互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的沖擊，網(wǎng)絡化、數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為新型會計信息化的發(fā)展趨勢。云計算以其“按需定制、按需付費”的理念使得企業(yè)以低成本獲得高效的會計核算、會計分析以及會計預測等服務成為可能，于是云會計應運而生。目前，澳大利亞MYOB公司的云會計軟件已經(jīng)在澳大利亞的中小企業(yè)和80%的會計師事務所中得到了廣泛的應用；美國Intuit公司Quickbooks財務軟件幾乎涵蓋了所有的會計工作模塊，并為客戶提供云托管服務。國內(nèi)知名的財務軟件廠商金蝶、用友、金算盤等也已經(jīng)推出了自己的云會計產(chǎn)品，并得到了一定程度的應用。

自從云會計的概念提出以來，引起了學術(shù)界極大的興趣和關(guān)注，學者們從云會計的內(nèi)涵和框架、在中小企業(yè)的應用、對企業(yè)財務管理和審計工作的影響以及云會計應用中存在的問題等角度對云會計進行了深入的研究。本文旨在從企業(yè)的角度研究云會計對企業(yè)內(nèi)部控制帶來的影響，并探索云會計背景下的企業(yè)內(nèi)部控制措施。

一、云會計的內(nèi)涵

云會計是構(gòu)建于互聯(lián)網(wǎng)上，并向企業(yè)提供會計核算、會計管理和會計決策服務的虛擬會計信息系統(tǒng)。［1］云會計以云計算技術(shù)為依托，以云數(shù)據(jù)中心為基礎(chǔ)，以云會計服務提供商和企業(yè)用戶為主體，以大型數(shù)據(jù)服務器集群和互聯(lián)網(wǎng)為平臺，以構(gòu)建和整合企業(yè)的會計信息和經(jīng)濟信息為核心，通過網(wǎng)絡訪問門戶為用戶提供數(shù)據(jù)庫服務和會計信息化服務。在整個云會計體系中，云會計服務商為用戶提供云會計服務，收取流量費或租金，企業(yè)用戶通過向云會計服務商購買不同的會計服務模塊享受會計核算、會計管理以及會計決策服務。通過云會計信息系統(tǒng)的使用，企業(yè)可以隨時隨地從不同的用戶端享受到個性化的會計服務，從而從紛繁復雜的會計工作中解脫出來，將更多的精力和資源用于企業(yè)的經(jīng)營管理。

二、云會計的應用分析

基于云計算技術(shù)的云會計以其“按需服務，按需付費”的理念為成就了其獨特的會計信息化模式，從根本上實現(xiàn)了云計算服務商、軟件服務商和企業(yè)用戶的三方共贏。

（一）從會計產(chǎn)業(yè)鏈角度

云計算服務提供商提供服務器集群存儲客戶的會計信息和經(jīng)濟數(shù)據(jù)，并聘請專業(yè)的團隊保證系統(tǒng)的運行安全，軟件服務商負責各種會計軟件的開發(fā)和在云端的應用，企業(yè)在享受會計服務的同時更專注于企業(yè)的經(jīng)營管理，這種通過會計產(chǎn)業(yè)鏈分工合作的模式比傳統(tǒng)的信息化系統(tǒng)更加可靠和高效。

（二）從會計信息化角度

云會計大幅降低了企業(yè)的信息化門檻和風險，不僅能夠為企業(yè)提供專業(yè)化的會計服務，而且節(jié)省機房、服務器、網(wǎng)絡、會計軟件等投資支出以及因此帶來的營運費用。同時，云會計通過網(wǎng)絡信息化模式能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)與銀行、稅務、會計師事務所以及上下游客戶的外部協(xié)同，從而減少企業(yè)的外部溝通成本。

（三）從會計崗位角度

采用云會計信息系統(tǒng)能夠提高工作效率，減少會計人員、系統(tǒng)管理人員以及系統(tǒng)維護人員等崗位設(shè)置，從而減少企業(yè)的職工薪酬支出。與此同時，云會計提供了會計核算、會計管理等絕大部分會計工作，會計人員能夠從大量的事務性工作中解脫出來，更好的進行會計數(shù)據(jù)分析、成本管理、會計預測和會計決策支持等高附加值的工作，真正實現(xiàn)了會計和財務工作的價值。

云會計在為企業(yè)帶來信息化便利的同時不可避免的存在數(shù)據(jù)存儲、傳輸以及遷移的安全性問題，用戶信息過于集中帶來的隱私保護問題，云會計服務規(guī)范不健全以及用戶和服務商之間的信任危機等問題。云會計的優(yōu)勢和問題共同構(gòu)成了云會計的發(fā)展現(xiàn)狀，雖然云會計現(xiàn)階段的發(fā)展仍在起步階段，但是我們必須看到云會計是企業(yè)信息化未來必然的發(fā)展趨勢。云會計的應用必然對企業(yè)的運營和管理帶來不小的沖擊，企業(yè)應該做好充足的準備，建立和完善在云會計背景下的內(nèi)部控制體系。

三、云會計對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

內(nèi)部控制是指為了保證業(yè)務活動的有效運行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。［2］云會計的發(fā)展使得會計信息的存儲和處理方式發(fā)生了巨大的變化，同時也對企業(yè)會計工作的組織產(chǎn)生了及其深遠的影響，傳統(tǒng)的以手工會計為主的內(nèi)部控制制度已經(jīng)不再適用。

（一）云會計對內(nèi)部控制范圍的影響

云會計改變了傳統(tǒng)的會計處理模式，企業(yè)的會計工作不再局限于內(nèi)部會計人員，而是形成了由云計算服務提供商、云會計軟件提供商以及企業(yè)之間相互協(xié)同的在線會計處理模式，這種處理模式使得企業(yè)的內(nèi)部控制范圍更加廣泛和復雜。首先，云會計處理業(yè)務范圍擴大，除了基本的會計工作外，增加了會計分析和會計決策的功能，比如在線財務分析、在線財務管理、在線信息查詢等。其次，云會計系統(tǒng)運行和管理的復雜性，使得內(nèi)部控制的范圍更加廣泛，比如云會計系統(tǒng)安全的控制、云會計系統(tǒng)各種權(quán)限的控制、云會計信息安全保護的控制以及對于企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)維護和管理人員的崗位控制等。此外，云會計實現(xiàn)了會計業(yè)務的在線及時處理，從而使得原本由多人協(xié)同合作的業(yè)務集中于一個部門甚至一個人完成，這就需要企業(yè)對于此類會計業(yè)務設(shè)計新的內(nèi)部控制制度，從而降低業(yè)務集中處理所帶來的道德風險。

（二）云會計對內(nèi)部控制對象的影響

云會計使得各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的存儲方式和儲存媒介發(fā)生了變化。首先，原始憑證在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時自動生成并存入云端，缺少傳統(tǒng)手工環(huán)境下對于會計信息處理的痕跡，因此對于會計數(shù)據(jù)的非法修改很難被發(fā)現(xiàn)。其次，在云會計模式下，數(shù)據(jù)的流動和存儲不受地域的限制，企業(yè)很難控制數(shù)據(jù)的流動，會計憑證的取得不僅受到數(shù)據(jù)存儲地域的限制，還可能涉及到國際交流與合作的問題。［3］最后，云會計的推廣和使用使得遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上采購和銷售成為可能，這些功能在方便企業(yè)的同時也給內(nèi)部控制增加了難度。因此，云會計使得內(nèi)部控制由以對企業(yè)內(nèi)部的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷ζ髽I(yè)內(nèi)部、網(wǎng)絡和云端的控制。

（三）云會計對內(nèi)部控制方法的影響

云會計背景下，企業(yè)內(nèi)部控制的有效性在很大程度上取決于云會計系統(tǒng)的可靠性和有效性，內(nèi)控體系的核心由傳統(tǒng)的手工控制轉(zhuǎn)為以云會計信息系統(tǒng)為主。云會計使得會計的業(yè)務處理方法和程序發(fā)生了很大的變化，原本反映會計處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表和工作底稿等紙質(zhì)化的會計資料被虛擬的云會計信息系統(tǒng)所取代，云會計信息系統(tǒng)自動完成一系列的憑證核對和審核工作。因此，傳統(tǒng)的會計工作中單據(jù)制作、復核和記賬等不相容崗位的牽制效力大幅降低，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法很難發(fā)揮應有的功能。

（四）云會計對內(nèi)部控制活動的影響

云會計的推廣和應用使得原有的封閉式會計處理體系轉(zhuǎn)變?yōu)橐曰ヂ?lián)網(wǎng)為背景的開放式系統(tǒng)，企業(yè)的內(nèi)部控制不再局限于企業(yè)內(nèi)部，而成為一個集遠程數(shù)據(jù)控制、網(wǎng)絡安全保障以及內(nèi)部控制為一體的系統(tǒng)化工程，從而加大了企業(yè)內(nèi)部控制的難度。首先，存儲于云端的會計數(shù)據(jù)和資源完全依賴云會計服務商提供安全保障，這使得企業(yè)的數(shù)據(jù)存儲安全成為不可控因素；其次，開放的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)使得會計信息面臨被截取、篡改、泄密、中毒等安全風險；最后，會計信息無紙化和電腦操作無形化給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來新的挑戰(zhàn)，由于交易和數(shù)據(jù)的虛擬化，企業(yè)很難依靠合法有效的會計憑證進行內(nèi)部控制。因此，企業(yè)必須從系統(tǒng)的角度去建立內(nèi)部控制體系，以應對開放式財務系統(tǒng)帶來的安全風險。

四、云會計背景下的企業(yè)內(nèi)部控制措施

云會計作為一個開放式的信息化系統(tǒng)，給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了巨大的挑戰(zhàn)，企業(yè)在設(shè)計內(nèi)部控制體系時應該充分考慮到云會計的信息化、系統(tǒng)性、協(xié)同性以及開放性的特征，強化網(wǎng)絡安全控制，從云數(shù)據(jù)服務器、網(wǎng)絡平臺、應用平臺、企業(yè)內(nèi)部等各個層次采取安全防范措施，建立全方位、立體化、多維度的安全保障體系。

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

云會計是一個多方參與者高度協(xié)同的新型會計信息化系統(tǒng)，其健康發(fā)展必須從宏觀和微觀層面進行規(guī)范和控制。從宏觀層面，由于云會計服務商提供會計信息和經(jīng)濟信息的集中性存儲服務，大量的數(shù)據(jù)存儲不可避免的帶來信息系統(tǒng)性安全問題，政府應該出臺相應的政策和措施對云會計服務商進行有效的監(jiān)管，保障客戶的信息安全。從微觀層面，企業(yè)管理層必須對基于云會計系統(tǒng)的安全風險引起足夠的重視，從系統(tǒng)的角度設(shè)計內(nèi)部控制體系。與此同時，云會計系統(tǒng)對于會計人員的工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，同時也對會計人員的素質(zhì)提出了更高的要求，只有具備國際化視野和系統(tǒng)性思維，了解云計算技術(shù)、網(wǎng)絡信息安全知識、電子商務以及國內(nèi)外電子交易法律法規(guī)等，通盤掌握會計處理體系的綜合型人才才能適應云會計的發(fā)展需求。因此，企業(yè)應該通過加強會計人員的后續(xù)教育、招聘高水平人才等手段，培養(yǎng)掌握網(wǎng)絡技術(shù)，能夠?qū)⒃茣?、?jīng)濟、管理等知識靈活運用的復合型人才，以適應云會計背景下的財務和會計工作要求。

（二）不相容崗位分離控制

企業(yè)應用云會計后，應對原有的會計崗位進行適當?shù)恼{(diào)整和設(shè)計，以適應云會計背景下的企業(yè)管理需求。企業(yè)可以按照云會計崗位和職責需求將會計崗位分為會計主管、系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)審核、系統(tǒng)監(jiān)控、數(shù)據(jù)分析等崗位，各個崗位之間相互監(jiān)督、相互牽制。企業(yè)在對崗位進行設(shè)計和分工時，對于不相容崗位的權(quán)限分配必須有所區(qū)別。比如對于會計主管和系統(tǒng)管理員的制約可在系統(tǒng)功能應用的有效性方面，實行多重權(quán)限的交叉配置，即會計主管與系統(tǒng)管理員任何一人均無法單獨進行對歷史數(shù)據(jù)、標準參數(shù)以及相關(guān)權(quán)限分配等關(guān)鍵事項的操作。［4］對于會計信息的處理必須明確權(quán)限和相應的責任，尤其對于會計信息的修改，采用雙簽制，嚴禁個人單獨修改會計數(shù)據(jù)。為了避免多人同時修改同一數(shù)據(jù)造成的混亂，系統(tǒng)應該在某一用戶修改數(shù)據(jù)時封鎖文件，待修改完成后再恢復該數(shù)據(jù)的訪問和修改權(quán)限。

（三）加強數(shù)據(jù)安全保護

數(shù)據(jù)安全控制是指采用各種方法和程序保護數(shù)據(jù)安全，包括物理分離設(shè)置控制、會計信息訪問設(shè)置控制、網(wǎng)上支付設(shè)置控制，以防止數(shù)據(jù)被泄密、更改或破壞。［7］云會計服務商作為專業(yè)的會計服務提供者，從數(shù)據(jù)存儲和傳輸環(huán)節(jié)對于會計信息和經(jīng)濟信息進行專業(yè)化的安全保護。云會計是一個開放的系統(tǒng)，企業(yè)作為終端用戶，對于自身的數(shù)據(jù)安全也應該設(shè)計對應的內(nèi)控措施；對于會計信息訪問的權(quán)限必須進行適當?shù)南拗?，在系統(tǒng)訪問中設(shè)置多重口令，對用戶的登錄和操作指令的合法性進行檢查；合理設(shè)置云會計系統(tǒng)資源的訪問主體、訪問屬性和訪問權(quán)限；對云會計信息系統(tǒng)進行實時監(jiān)控和跟蹤，包括對非法訪問、訪問范圍、資源的使用等方面的記錄和監(jiān)控。

（四）強化系統(tǒng)操作控制

云會計系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的會計處理模式，原有的手工處理和人工復核都由計算機自動實現(xiàn)，作為一個開放的信息系統(tǒng)，云會計對于會計信息的質(zhì)量要求更為嚴格。企業(yè)要加強云會計系統(tǒng)的操作控制，保證會計數(shù)據(jù)的真實性、可靠性和完整性。制定嚴格的操作流程，嚴禁違規(guī)操作，對于會計系統(tǒng)進行的輸入和輸出進行控制。

1.輸入控制

在云會計環(huán)境下，為了保證云數(shù)據(jù)的可靠性和準確性，所有輸入系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)均必須經(jīng)過嚴格的審核，確保所有的會計處理符合會計確認原則和規(guī)范。［5］系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入前要檢查原始憑證、記賬憑證的合法性和正確性；數(shù)據(jù)輸入過程中要注意系統(tǒng)的各種信息警告和科目的合理性，保證輸入的數(shù)據(jù)符合基本的會計規(guī)范，同時要及時對照輸入數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)，避免人為失誤造成的輸入錯誤。

2.輸出控制

輸出控制更多的是針對云會計系統(tǒng)的控制，企業(yè)應該積極與云會計服務提供商進行溝通，使得系統(tǒng)在輸出會計信息時盡可能的滿足用戶的特定需求和偏好，針對不同的用戶設(shè)計不同輸出格式、輸出方式和內(nèi)容。［6］比如對于外部用戶輸出財務報表，對于內(nèi)部用戶尤其是管理層除了財務報表外還應該輸出各種財務數(shù)據(jù)分析，以供其作為決策參考。

五、結(jié)語

云會計作為一種新型的會計信息化模式，其在應用過程中不可避免的會對企業(yè)現(xiàn)有的管控模式帶來新的挑戰(zhàn)和沖擊。在對云會計內(nèi)涵進行闡述的基礎(chǔ)上，從會計產(chǎn)業(yè)鏈角度、會計信息化角度和會計崗位角度分析了云會計應用的必然性和優(yōu)勢。同時基于云會計應用過程中可能出現(xiàn)的問題深入分析了云會計應用對企業(yè)內(nèi)部控制范圍、對象、方法以及控制活動的影響，并據(jù)此提出優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境、不相容崗位分離控制、加強數(shù)據(jù)安全保護和強化系統(tǒng)操作控制四條應對措施，希望能夠為企業(yè)更好地應用云會計提供理論依據(jù)和決策參考。

［1］程平，何雪峰.云會計在中小企業(yè)信息化中的應用［J］.重慶理工大學學報：社會科學版，2011（1）：55-60.

［2］樊維寧.高校財務信息化集中與內(nèi)部控制［J］.湘潭大學學報：哲學社會科學版，2006（4）：99-102.

［3］秦榮生.云計算的發(fā)展及其對會計-審計的挑戰(zhàn)［J］.當代財經(jīng)，2013（1）：111-117.

［4］荊華.網(wǎng)絡環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制研究［J］.全國商情，2006（4）：91-93.

［5］Lisa Robinson.The cloud：bringing permanent changes to business［J］.Financial Executive，2011（12）：71.

［6］YuCong，HuiDu.Cloudcomputing，accounting，auditing，and beyond［J］.The CPA Journal，2010（10）：66.

［7］程平，周歡，楊周南.云會計下會計信息安全問題探析［J］.會計之友，2013（9）：28-31.

［責任編輯：張珺琳］

The Research of Enterprise Internal Control Problem Based on The Cloud Accounting

Zhang Ya-lan1，2
（1.Tianjin Foreign Studies University，Tianjin 300270；2. Tianjin University Tianjin 300270 China）

Basicconnotationandadvantageofcloud accounting are discussed in this paper，on the basis of indepth analysis of the influence to the enterprise internal scope，object，method and control activities，and put forward some suggestions：optimize the internal control environment，strengthen the incompatible jobs，strengthen the protection of data security control andstrengthen the system operation control.

cloud accounting；internal control；accounting informatization

F235.19

A

1005-913X（2015）10-0133-03

2015-07-10

張亞蘭（1983-），女，陜西寶雞人，講師，博士，研究方向：云會計。

作控制四個內(nèi)部控制措施，為企業(yè)更好地適應云會計背景下的會計處理模式提供理論依據(jù)和實踐參考。