淺談兗煤資金管理系統(tǒng)

文/王緒俠

淺談兗煤資金管理系統(tǒng)

文/王緒俠

煤業(yè)公司為進(jìn)一步統(tǒng)一調(diào)劑資金，加強(qiáng)貨幣資金的內(nèi)部控制，提高資金使用效率，降低資金成本，上線專門的資金管理系統(tǒng)ZPG系統(tǒng)。ZPG系統(tǒng)具有貨幣資金管理、銀行票據(jù)管理、個(gè)人所得稅管理等基本功能，本文詳細(xì)闡述了其業(yè)務(wù)處理流程。

貨幣資金；ZPG系統(tǒng)；業(yè)務(wù)流程

資金管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，是通過精確的組織、計(jì)劃、控制、信息和考核等管理手段，對企業(yè)資金運(yùn)動的全過程進(jìn)行有效的管理，根據(jù)企業(yè)資金需求合理籌集資金，高效率的運(yùn)用資金，從而實(shí)現(xiàn)提高資金效率、控制資金風(fēng)險(xiǎn)、降低資金成本的管理目標(biāo)，進(jìn)而幫助企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢、實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化的目標(biāo)。

煤業(yè)公司為進(jìn)一步統(tǒng)一調(diào)劑資金，加強(qiáng)貨幣資金的內(nèi)部控制，提高資金使用效率，上線銀企直連資金管理模塊ZPG系統(tǒng)，該系統(tǒng)是在SAP系統(tǒng)和現(xiàn)行管理體制基礎(chǔ)上開發(fā)的ERP輔助管理系統(tǒng)，具有貨幣資金管理、銀行票據(jù)管理、個(gè)人所得稅管理等基本功能，能夠?qū)崿F(xiàn)公司與銀行數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交互、資金預(yù)算電子審批、銀行票據(jù)實(shí)時(shí)動態(tài)管理以及個(gè)人所得稅準(zhǔn)確計(jì)算等多項(xiàng)管理功能。

一、ZPG系統(tǒng)的內(nèi)容

ZPG系統(tǒng)運(yùn)行模塊包括貨幣資金管理、銀行票據(jù)管理、個(gè)人所得稅管理等五大模塊，各模塊應(yīng)用范圍如下：資金監(jiān)控模塊及系統(tǒng)管理模塊應(yīng)用于公司財(cái)務(wù)部。對外付款管理、個(gè)人所得稅模塊、票據(jù)管理模塊及資金預(yù)算管理模塊應(yīng)用于公司各單位。

二、ZPG系統(tǒng)的崗位設(shè)置

ZPG系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范要求，按照“2級維護(hù)、3級審批”的原則，合理設(shè)置會計(jì)、出納、復(fù)核過賬、審批、同步各資金管理崗位，建立健全貨幣資金管理崗位責(zé)任制，明確資金管理相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限，確保貨幣資金業(yè)務(wù)不相容崗位相互分離。

三、ZPG系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程

為規(guī)范ZPG輔助管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程，結(jié)合公司ERP系統(tǒng)管理要求，現(xiàn)將系統(tǒng)各模塊業(yè)務(wù)處理流程介紹如下：

(一)貨幣資金管理模塊

1.資金預(yù)算管理模塊

根據(jù)全面預(yù)算的要求編制貨幣資金的收支預(yù)算，并將預(yù)算分為月度資金預(yù)算和日支出預(yù)算。各單位通過資金系統(tǒng)預(yù)算管理模塊編制提報(bào)月度收支預(yù)算，同時(shí)編制貨幣資金收支預(yù)算說明，詳細(xì)說明所需貨幣資金的支付范圍及內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核批準(zhǔn)后于每月25日報(bào)公司財(cái)務(wù)部，公司財(cái)務(wù)部審核后于月初下達(dá)資金計(jì)劃。編制支出預(yù)算的原則如下：

一是根據(jù)專款專用、確保重點(diǎn)的原則，按照保工資、保安全、保生產(chǎn)、保營銷、保效益順序安排使用貨幣資金。二是工程項(xiàng)目根據(jù)企業(yè)固定資產(chǎn)投資預(yù)算批準(zhǔn)的項(xiàng)目和工程進(jìn)度，按照資金支出預(yù)算不大于工程進(jìn)度計(jì)劃，資金實(shí)際支出不大于工程實(shí)際進(jìn)度的原則，在扣除由公司供料等不需現(xiàn)金支付款項(xiàng)后，安排使用貨幣資金。三是對于因履行合同所支出的貨幣資金預(yù)算，必須按照供應(yīng)商明細(xì)逐筆編制。

因特殊情況需追加當(dāng)月貨幣資金支出預(yù)算的，應(yīng)于使用資金的前3個(gè)工作日向公司財(cái)務(wù)部提出書面申請。根據(jù)公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)后的金額及結(jié)算方式，按申請用途使用。

各單位于每日下班前向公司財(cái)務(wù)部上報(bào)次日資金支出預(yù)算。上報(bào)時(shí)必須列明收款方詳細(xì)信息，ZPG系統(tǒng)自動核對是否在月度資金預(yù)算內(nèi)，并生成各單位的資金撥付預(yù)算審批表。經(jīng)公司財(cái)務(wù)部審批后，次日將資金撥付各申請單位。

每日終了，ZPG系統(tǒng)自動歸集各單位銀行賬戶內(nèi)資金，各單位賬戶資金只留10萬元備用，其余全部歸集煤業(yè)公司“現(xiàn)金池”賬戶。

2.付款管理模塊

煤業(yè)公司本部、各單位均須使用SAP系統(tǒng)和ZPG系統(tǒng)對外付款。公司本部、各單位對外付款業(yè)務(wù)須在SAP系統(tǒng)指定路徑操作，由SAP系統(tǒng)生成付款指令后，通過ZPG系統(tǒng)“2級維護(hù)、3級審批”指令直連接口發(fā)送至銀行處理。

辦理對外付款業(yè)務(wù)應(yīng)首先在SAP系統(tǒng)內(nèi)使用銀行匯票和電匯方式對外付款，除提取備用金及轉(zhuǎn)存信用卡資金業(yè)務(wù)外，其他付款業(yè)務(wù)不得使用支票結(jié)算，避免產(chǎn)生過多未達(dá)賬項(xiàng)。同時(shí)防止出現(xiàn)在途資金錯誤、重復(fù)、隱瞞、遺漏上報(bào)資金預(yù)算情況的發(fā)生，保證每日資金預(yù)算上報(bào)及劃撥的準(zhǔn)確性。

各單位要在每日16:00前將本日付款指令處理完畢。16:00后未被銀行系統(tǒng)處理的指令，要在當(dāng)日17:00前向公司財(cái)務(wù)部提出申請。公司財(cái)務(wù)部資金監(jiān)控崗位在ZPG系統(tǒng)內(nèi)審核無誤并經(jīng)審批后，處理該筆指令。

(二)票據(jù)管理模塊

公司各單位收付銀行承兌匯票或?qū)ν忾_立商業(yè)匯票，須使用ZPG系統(tǒng)票據(jù)模塊進(jìn)行統(tǒng)一管理。

1.各單位收取銀行承兌匯票，須在SAP系統(tǒng)錄入票據(jù)信息，并在10日內(nèi)打印交接表與公司進(jìn)行交接，不得直接向銀行辦理交接。

2.各單位可使用銀行承兌匯票方式結(jié)算款項(xiàng)，申請單位向公司財(cái)務(wù)部提交預(yù)算，列明預(yù)算項(xiàng)目類型、收款人詳細(xì)信息、金額等，經(jīng)審批同意后，公司財(cái)務(wù)部根據(jù)申請單位提出的付款條件，在ZPG系統(tǒng)內(nèi)調(diào)劑并選擇合適的銀行承兌匯票，通知申請單位辦理票據(jù)交接。申請單位出納人員與公司財(cái)務(wù)部辦理票據(jù)交接，在ZPG系統(tǒng)中輸入收款單位信息，并將該收款人名稱填寫在票據(jù)“被背書人”欄內(nèi)。

(三)個(gè)稅管理模塊

公司本部、各單位向個(gè)人發(fā)放應(yīng)稅收入，均須使用ZPG系統(tǒng)個(gè)稅模塊計(jì)算代扣代繳個(gè)人所得稅應(yīng)納稅額。工資部門須在ZPG系統(tǒng)中維護(hù)本單位員工信息，并及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋本單位員工變動情況，財(cái)務(wù)部門根據(jù)工資部門提供的員工信息，及時(shí)在ZPG系統(tǒng)中維護(hù)“業(yè)務(wù)范圍”、“成本中心”。工資或獎金等應(yīng)稅收入的發(fā)放部門，均須將數(shù)據(jù)按規(guī)定格式導(dǎo)入ZPG系統(tǒng)，打印發(fā)放表并經(jīng)審批后，提交財(cái)務(wù)部門辦理。財(cái)務(wù)部門核對ZPG系統(tǒng)計(jì)算的各項(xiàng)數(shù)額無誤后，方可進(jìn)行發(fā)放。

總之，面對煤炭行業(yè)遇冷、煤炭價(jià)格下滑的嚴(yán)峻經(jīng)濟(jì)形勢，要實(shí)現(xiàn)逆勢飛揚(yáng)，只有深挖內(nèi)潛，節(jié)約運(yùn)營成本，無疑ZPG系統(tǒng)的推廣和使用將近一步提高資金使用效率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(作者單位：兗州煤業(yè)股份有限公司濟(jì)寧二號煤礦)