探究如何加強(qiáng)圓通速遞有限公司的安全管理——基于內(nèi)部控制角度

中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院 許洋

一、研究背景

(一)公司概況

圓通速遞有限公司（以下簡(jiǎn)稱圓通速遞）創(chuàng)建于2000年5月28日，現(xiàn)已成為一家集速遞、航空、電子商務(wù)等業(yè)務(wù)為一體的大型企業(yè)集團(tuán)，形成了集團(tuán)化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)模化、品牌化經(jīng)營(yíng)的新格局，為客戶提供一站式服務(wù)。2010年底成立的上海圓通蛟龍投資發(fā)展（集團(tuán)）有限公司，標(biāo)志著圓通向集團(tuán)化邁出了更堅(jiān)實(shí)的一步。公司在網(wǎng)絡(luò)覆蓋、營(yíng)運(yùn)能力、業(yè)務(wù)總量、公眾滿意度、服務(wù)質(zhì)量、信息化水平、標(biāo)準(zhǔn)化等方面等均處于行業(yè)前沿，品牌價(jià)值和綜合實(shí)力為中國(guó)快遞行業(yè)前三甲。

(二)安全問(wèn)題簡(jiǎn)介

近年來(lái)，圓通速遞頻頻發(fā)生安全事故。2011年8月14日，浙江省杭州市圓通速遞公司郵包發(fā)生爆炸事件，造成2人受傷。2013年12月28日，圓通速遞湖州物流中轉(zhuǎn)車間發(fā)生火災(zāi)，燒毀大量快遞物品，其中3名員工在搶救物品時(shí)被濃煙嗆暈。2014年11月15日，圓通速遞天津市的一個(gè)網(wǎng)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)失火，造成100多件快遞受損。其中最嚴(yán)重的是“奪命快遞”事件：2013年11月28日，濰坊圓通快遞工作人員在卸載由武漢發(fā)往濰坊的快件時(shí)，發(fā)生化學(xué)品泄漏，先后導(dǎo)致8人中毒，1人中毒死亡，共154件快件沾上有毒物質(zhì)氟乙酸甲酯。以上事故造成了人身、財(cái)產(chǎn)等的損失，對(duì)圓通速遞造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響，也使社會(huì)公眾對(duì)快遞安全產(chǎn)生了擔(dān)憂與不信任。

二、研究目的及意義

(1)加強(qiáng)圓通速遞安全管理，降低安全事故發(fā)生率，增強(qiáng)公司內(nèi)部控制，提高公眾信任度。

(2)降低社會(huì)的人身財(cái)產(chǎn)損失，扭轉(zhuǎn)社會(huì)公眾對(duì)快遞公司的印象。

(3)促進(jìn)政府相關(guān)安全管理政策的出臺(tái)，增強(qiáng)安全意識(shí)。

三、研究過(guò)程

本文選取五要素中的三要素進(jìn)行研究，具體如下：

(一)控制環(huán)境

1、概念

為在組織中實(shí)施內(nèi)部控制提供基礎(chǔ)性的一系列標(biāo)準(zhǔn)、流程和結(jié)構(gòu)。

2、企業(yè)文化管理

企業(yè)文化是企業(yè)生存發(fā)展的靈魂和精神所在，是構(gòu)建企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的支柱。圓通速遞的核心價(jià)值觀中有“安全”，企業(yè)方針中有“安全快捷”，企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中有“安全時(shí)效戰(zhàn)略”。從以上的企業(yè)文化體系中可以看出，圓通速遞的企業(yè)文化管理是有框架和基礎(chǔ)的，但是發(fā)生的安全問(wèn)題顯示了其企業(yè)文化管理中的漏洞。

3、人力資源管理

人力資源管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)組織內(nèi)外相關(guān)人力資源的有效利用，滿足組織當(dāng)前及未來(lái)發(fā)展的需求，保證組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)與成員發(fā)展的最大化。圓通速遞此方面管理的規(guī)章制度問(wèn)題如下：

聘用快遞員、監(jiān)管員等制度中雖寫明了不能招聘人員的條件和招聘原則，而錄用人員的符合條件除了年齡、性別等規(guī)定外并無(wú)其他更細(xì)致的條件，可見(jiàn)招聘過(guò)程具有很大的彈性，難免就會(huì)招聘到工作馬虎、態(tài)度不端正的人員。圓通的培訓(xùn)制度分為新員工入職培訓(xùn)和在職培訓(xùn)，但是在對(duì)員工驗(yàn)視包裹方面的安全培訓(xùn)卻不是重點(diǎn)，為后來(lái)發(fā)生的安全事故埋下了隱患。

4、組織架構(gòu)

圓通速遞擁有股東會(huì)和董事會(huì)，總經(jīng)理對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)，統(tǒng)籌管理整個(gè)公司的運(yùn)行。總經(jīng)理下設(shè)多個(gè)副總經(jīng)理，每個(gè)副總經(jīng)理負(fù)責(zé)一個(gè)方面事務(wù)的具體管理。總體看來(lái)圓通速遞結(jié)構(gòu)合理有效，但是缺少監(jiān)事會(huì)這一機(jī)構(gòu)。監(jiān)事會(huì)是在股東大會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下與董事會(huì)并列設(shè)置的，對(duì)董事會(huì)和總經(jīng)理行政管理系統(tǒng)行使監(jiān)督的內(nèi)部組織。沒(méi)有監(jiān)事會(huì)機(jī)構(gòu)，可能會(huì)使管理系統(tǒng)效率低下，出現(xiàn)披漏，安全問(wèn)題的頻頻出現(xiàn)可能與此有聯(lián)系。

5、加盟方式

民營(yíng)快遞企業(yè)的模式往往采取加盟方式低成本擴(kuò)張，圓通也不例外，其加盟分部占60%—65%。圓通在有15500余配送網(wǎng)點(diǎn)，業(yè)務(wù)范圍遍及全國(guó)31個(gè)省(自治區(qū)、直轄市)的所有市縣鄉(xiāng)(鎮(zhèn))，營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)超過(guò)4.5萬(wàn)個(gè)。數(shù)據(jù)顯示圓通網(wǎng)絡(luò)體系過(guò)于龐大繁雜，這將出現(xiàn)尾大不掉的局面。由于各分部與總部是加盟關(guān)系，只要加盟者符合條件，并承諾遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度與快件運(yùn)作規(guī)則即可獲得經(jīng)營(yíng)權(quán)。因此各分部的經(jīng)營(yíng)管理不僅可能忽視，還無(wú)法進(jìn)行有力地管控，企業(yè)文化很難塑造，服務(wù)質(zhì)量無(wú)法控制。

綜上所述，圓通速遞的控制環(huán)境還存在欠缺，需要進(jìn)一步的改進(jìn)。

(二)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

1、概念

通過(guò)動(dòng)態(tài)和反復(fù)的過(guò)程，識(shí)別和評(píng)估影響組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)，能夠?yàn)楣芾盹L(fēng)險(xiǎn)奠定基礎(chǔ)。

2、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

快遞的安全管理風(fēng)險(xiǎn)主要分為兩大類：宏觀環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)和微觀環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。其中宏觀環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)包括社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治、技術(shù)等方面；微觀環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)包括違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)金和操作風(fēng)險(xiǎn)。違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)是指快遞企業(yè)違反相關(guān)法律損害公眾利益的風(fēng)險(xiǎn)。《中華人民共和國(guó)郵政法》第二十五條和第五十九條規(guī)定，“郵政企業(yè)和快遞企業(yè)應(yīng)當(dāng)依法建立并執(zhí)行郵件或者快件的收寄驗(yàn)視制度。對(duì)用戶交寄的快件，郵政企業(yè)、快遞企業(yè)收寄時(shí)應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)驗(yàn)視內(nèi)件。用戶拒絕驗(yàn)視的，郵政企業(yè)、快遞企業(yè)不予收寄。”而一些快遞企業(yè)不重視違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，偷運(yùn)小件危險(xiǎn)化學(xué)品或不進(jìn)行驗(yàn)視。操作風(fēng)險(xiǎn)指的是實(shí)際快件收寄、分揀、運(yùn)輸?shù)冗^(guò)程中人員操作不當(dāng)導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

3、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

圓通實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)安全管理這一目標(biāo)，可能的風(fēng)險(xiǎn)影響因素如下:

(1)政治：國(guó)家出臺(tái)相關(guān)有關(guān)加強(qiáng)快遞安全的政策或法律法規(guī)。

(2)社會(huì)：社會(huì)公眾自覺(jué)遵守社會(huì)公德和法律法規(guī)，增強(qiáng)快遞安全意識(shí)。

(3)經(jīng)濟(jì)：經(jīng)濟(jì)形勢(shì)上升，社會(huì)不再一味過(guò)分追求銷量而是追求安全和質(zhì)量。

(4)人員：進(jìn)行更多安全規(guī)范培訓(xùn)。

(5)流程：規(guī)范貨物驗(yàn)視流程。

(6)技術(shù)：改進(jìn)監(jiān)督系統(tǒng)，升級(jí)安全檢查儀器。

(7)基礎(chǔ)設(shè)備：更新或添加基礎(chǔ)安全檢查設(shè)備。

圓通速遞在安全管理的過(guò)程中沒(méi)有重視風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和管理，導(dǎo)致未檢查出違禁品、讓其在運(yùn)輸過(guò)程中泄漏并且沒(méi)有及時(shí)采取措施。

(三)控制活動(dòng)

1、概念

圖1 系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程

通過(guò)政策和程序所確立的行動(dòng)，旨在協(xié)助確保管理層關(guān)于降低影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)的措施已經(jīng)落實(shí)。

2、選擇與執(zhí)行控制活動(dòng)

根據(jù)相關(guān)資料的查詢，圓通的系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程如圖1所示，可以選出企業(yè)有關(guān)安全的控制活動(dòng)。從7個(gè)業(yè)務(wù)步驟中可以識(shí)別出以下控制點(diǎn)：

(1)第一步驟中，客戶可能未遵守社會(huì)公德、相關(guān)法律法規(guī)或無(wú)意將違禁運(yùn)輸品訂單提交給圓通速遞。這種不遵守公德的原因可能為沒(méi)有意識(shí)到或不會(huì)被發(fā)現(xiàn)。

(2)第三步驟中，檢查人員可能由于疏漏未檢查或未檢查出違禁運(yùn)輸品，違禁品發(fā)生泄漏。

(3)第四步驟中，倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)管理員可能未檢查入庫(kù)貨物，違禁品在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)泄漏，可能污染其他貨物。

(4)第五步驟中，分揀過(guò)程中違禁品發(fā)生泄漏。

(5)第六步驟中，配送過(guò)程中違禁品發(fā)生泄漏，監(jiān)督系統(tǒng)監(jiān)控不力。

根據(jù)以上控制點(diǎn)，可以采取相關(guān)的控制活動(dòng)：

(1)制定有關(guān)快件的收寄標(biāo)準(zhǔn)并告知客戶，使客戶進(jìn)行自我約束；培訓(xùn)相關(guān)工作人員規(guī)范收寄流程。

(2)制定驗(yàn)視制度，嚴(yán)格要求員工執(zhí)行；改進(jìn)相關(guān)安全掃描儀器，降低檢查盲區(qū)。

(3)嚴(yán)格進(jìn)行入庫(kù)檢查工作，制定倉(cāng)庫(kù)管理員巡視制度。

(4)提高分揀、配送工作人員安全意識(shí)，培訓(xùn)應(yīng)對(duì)緊急情況的能力；改進(jìn)監(jiān)督系統(tǒng)的監(jiān)督能力。

綜上所述，圓通速遞在控制活動(dòng)上不夠完善，企業(yè)管理層也未及時(shí)針對(duì)這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)出必要的指令。

四、提出建議

(一)優(yōu)化控制環(huán)境

1、加強(qiáng)企業(yè)文化管理，使得安全意識(shí)深入人心并作為每一位員工的行為準(zhǔn)則。

2、加強(qiáng)人力資源管理，建立合理的激勵(lì)、獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的整體素質(zhì)。

3、建立監(jiān)事會(huì)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)董事會(huì)決策和管理層管理的監(jiān)督。

4、擴(kuò)大直營(yíng)模式結(jié)構(gòu)，由公司總部直接投資、經(jīng)營(yíng)、管理經(jīng)營(yíng)網(wǎng)點(diǎn)，使總部的指令更快更好地在各分支機(jī)構(gòu)、網(wǎng)點(diǎn)落實(shí)。

(二)建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估機(jī)制，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理

圓通速遞應(yīng)當(dāng)根據(jù)設(shè)定的風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，全面系統(tǒng)持續(xù)地收集相關(guān)信息，及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，準(zhǔn)確識(shí)別與實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。適當(dāng)采取定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和排序，確定關(guān)注重點(diǎn)和優(yōu)先控制的風(fēng)險(xiǎn)。然后權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)與收益，綜合運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)和風(fēng)險(xiǎn)承受等風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，有效控制風(fēng)險(xiǎn)。例如，操作風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)影響較小，應(yīng)該降低；違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)影響很大，應(yīng)該規(guī)避。

(三)強(qiáng)化控制活動(dòng)

1、預(yù)防性控制。制定收寄驗(yàn)視制度，如發(fā)現(xiàn)法律、法規(guī)規(guī)定禁寄物品應(yīng)當(dāng)拒收并向寄件人說(shuō)明原因。封裝時(shí)選用適當(dāng)?shù)牟牧贤诪榘b，防止快件變形、破裂、損壞、變質(zhì)從而污染或損毀其他快件；制定操作規(guī)范，分揀中不得野蠻分揀，嚴(yán)禁拋扔、踩踏或者以其他方式造成快件損毀；提高工作人員安全意識(shí)和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力。

2、發(fā)現(xiàn)性控制。提高工作人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后解決問(wèn)題的能力，制定相關(guān)匯報(bào)、處理規(guī)范，并允許工作人員有一定的緊急自主處理權(quán)力。

[1]王炎明.“奪命快遞”暴露出了什么[J].中國(guó)郵政,2014,03:9

[2]熊思維.我國(guó)快遞業(yè)安全問(wèn)題研究[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技,2014,13:49

[3]驗(yàn)視制度在快遞企業(yè)落實(shí)情況如何？[N].現(xiàn)代物流報(bào),2014-04-11A03

[4]蘇麗麗.淺析圓通速遞存在的問(wèn)題及建議[J].管理觀察,2013,18:60-62