企業創造檔案需求途徑方法的研究

楊麗麗

（江蘇省電力公司淮安供電公司，江蘇 淮安 223002）

企業創造檔案需求途徑方法的研究

楊麗麗

（江蘇省電力公司淮安供電公司，江蘇 淮安 223002）

當前，檔案的科學作用不斷遞增，檔案的利用價值也在不斷體現。企業如何最大限度地創造檔案需求也是學者們研究的方向。本文以電力企業檔案需求為例，分析創造電力企業檔案需求的重要性，并結合目前電力企業檔案需求面臨的考驗及原因，提出電力企業創造檔案需求的途徑及方法，強調創造電力企業檔案需求過程中值得注意的問題。以期為創造企業檔案需求提供借鑒。

檔案；創造；需求；電力企業

1　電力企業檔案概述

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化及宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。電力作為國民經濟的基礎設施行業，在服務國家經濟發展、服務百姓民生等方面有著特殊地位。隨著科技的進步和智能電網的發展，電力企業檔案作為一種原始記錄且極具保存價值的文件，在經濟建設中的基礎性和先導性方面意義深遠。

2　創造電力企業檔案需求的重要性

檔案在各行各業都發揮著重大作用。在我國當今社會、經濟、文化事業全面發展的時期，電力企業檔案事業的發展也面臨著前所未有的新格局，這為當前檔案利用工作提供了重大機遇，要充分認識創造電力企業檔案需求的重要性。

2.1為電力企業自身發展服務

擁有一個安全可靠、結構合理、容量充足以及調度靈活的現代化電網，是社會主義建設必不可少的重要環節，在電力企業事業發展的過程中，通過對企業檔案的利用，能使其在自身發展過程中吸取成功經驗，總結工作中的不足，努力尋找電力企業發展的新思路。

2.2為城市建設提供基礎依據

經濟發展，電力先行。城市建設為電力企業安排必要的配電設施和線路建設的用地和空間，城市電網建設的發展也能加快城市經濟建設的進程，從而更好地為城市建設服務。電力企業檔案為城市建設提供電力企業電網建設的規模、性質和形態等基礎數據。這些電力企業城市電網建設檔案作為城建檔案館的重要組成部分，在城市建設發展、改造、維修過程中發揮重要作用。

3　目前電力企業檔案需求面臨的考驗及原因

3.1檔案管理系統更迭頻繁，約束檔案需求的發展

檔案管理的服務創新常常依托現代網絡信息技術，要拓展網絡服務空間，深化網絡服務層面，以滿足讀者對信息資源的需求為目的，為讀者提供個性化的富有特色的知識與服務創新。一直以來，電力企業檔案管理工作都在不斷創新，不斷摸索中前進，檔案管理系統也不斷更新換代，以供電企業檔案管理系統為例，從最初的Notes系統、數字化檔案館到現在用的國網公司檔案管理系統，不久又將推行新的檔案管理系統，社會在進步，檔案管理的信息化水平也在不斷提升，從長遠角度來看，這是社會發展的必然趨勢。

3.2電力企業檔案數量收集壓力與檔案需求之間的矛盾

隨著電網建設規模的迅猛發展，電力企業檔案數量的增長速度十分驚人，檔案資料的歸檔整理工作任重道遠，收集范圍還不能做到面面俱到，檔案需求間的矛盾必然凸顯。原因有如下幾點。首先，電力企業檔案的大量增加與檔案人員配備不合理。電力企業檔案專兼人員編制明顯不足，工作壓力大、工作強度大是電力企業檔案管理人員的共同心聲。其次，企業對檔案資料的收集工作不重視。建設管理部門及參建單位都是被動歸檔，“重施工輕檔案”是普遍存在的現象，這種現象也導致電力企業檔案的完整性、規范性方面存在缺陷，長此以往，勢必會導致檔案需求達不到目標。

4　電力企業創造檔案需求的途徑及方法

4.1完善電力企業檔案管理，為創造需求做支撐

完善電力企業檔案管理工作需要電力企業本身乃至整個社會的團結協作，要把檔案管理工作作為單位管理工作的重要考核指標。可從以下幾個方面著手：首先，全社會要把檔案管理工作提升到一個新的高度，營造檔案氛圍，加大檔案宣傳力度，重視檔案管理工作。培養一批穩定的高素質的檔案人才，使其具有高度的責任心和吃苦耐勞的精神，提高檔案人員的福利待遇，減少人才流失。其次，建立良好的檔案考核機制。嚴格執行檔案管理規章制度，按照“誰形成、誰組卷”原則，明確責任，落實到人。建立完善的合同約束制度，明確各參建單位對檔案的收集、整理、移交和歸檔責任，加大數字化檔案的收集力度，加強檔案的系統性、完整性和規范性。

4.2開發先進檔案管理網絡管理，為創造需求提供便捷

開發統一完善的電力企業檔案系統是當務之急。擴展系統的信息服務功能，使其能在不違背保密原則的基礎上提供查閱檔案信息全文并下載打印、提供個性化的參考咨詢、電子信息傳遞、信息定制等多種需求功能于一體的綜合性的網上信息需求平臺。同時，加大對檔案系統的應用培訓工作，最大范圍地、更便捷地實現檔案需求共享。擴展服務范圍，提高遠程服務能力。

4.3完善檔案信息資源多元化，多角度創造需求

檔案信息資源多元化包括兩層涵義。第一層涵義是檔案資源形式的多元化，以檔案的收集、整理為切入點，明確檔案部門與各主管部門在專業檔案形成、流轉和管理工作中的關系與職責，建立新的流轉機制，豐富檔案資源本身的多樣化。第二層涵義是檔案服務方式的多元化。檔案需求服務應從最初的打電話、網絡查詢、上門借閱等方式不斷往縱深方向發展，要進一步了解和分析公眾的利用需求，梳理歸類，針對同類需求形成提供利用預案，從而為同類需求的再次利用提供預案。加強用戶跟蹤調研，通過專題調研、網上問卷調查、網上討論以及用信息反饋機制等方式，掌握用戶的需求特點和心理，接受用戶的合理化建議，在此基礎上預測用戶信息需求，做到供需結合，提高信息服務工作的質量和效率。

主要參考文獻

［1］張鳳武.基于云計算的檔案管理服務創新［J］.檔案與建設，2013（8）.

［2］趙屹，宋曉穎.網絡環境下檔案信息利用服務創新研究［J］.檔案與建設，2013（7）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.156

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0213-01

2015-06-15