高校檔案信息化應用研究

王 晶

（陜西中醫藥大學，陜西 咸陽 712046）

高校檔案信息化應用研究

王 晶

（陜西中醫藥大學，陜西 咸陽 712046）

高等學校檔案管理是高校管理的重要組成部分，也是高等院校開展“數字化校園”的重要組成部分。21世紀是知識經濟和信息技術的時代，高等院校檔案信息化的建設，對促進高等院校的創新改革具有十分重要的意義，本文通過對高校檔案信息化的內涵認識，分析高校檔案檔案管理信息化的現狀，探索如何更好地構建高校檔案信息化建設。

高校；檔案管理；信息化；建設

1　高校檔案信息化的內涵和作用

高校檔案信息化，指的是在檔案管理活動中充分利用計算機技術、網絡技術和數字化技術等信息技術手段，對檔案信息資源進行處理、分析、管理和檔案的利用服務。簡言之，檔案信息化就是從傳統以紙質等實體檔案保管為主檔案管理模式向信息化管理為主轉變。

高校檔案信息化，是對高校傳統的檔案管理工作的創新和變革，在很大程度上，促進了高校檔案管理水平的提升。傳統的檔案管理工作是一項耗時長、影響廣泛的工程，從檔案的收集、整理、裝訂到保存，涉及人員眾多，信息容易出現錯誤，嚴重影響檔案管理工作的效率，降低檔案管理工作的質量，增加檔案管理工作的難度。高校檔案信息化的開展，有利于提高高校檔案工作的效率，通過計算機來進行檔案的采集、整理、歸類和保存，提高了檔案管理的自動化程度，同時對于高校人才資源的科學調配，具有重要意義。

檔案的信息化管理就是用科學的思想、組織方法和先進的技術手段對檔案信息工作進行有效管理，以取得最佳的工作效率和社會效益。實現檔案的現代化管理也可以解決傳統檔案管理中難以解決的問題，比如可以自動控制檔案庫房的溫度、濕度；防止檔案受到蟲、霉的侵害；減緩檔案材料的老化，改善檔案的保管條件，利于檔案保管，實現自動傳輸檔案信息，自動檢索檔案以及檔案信息網絡化共享，提高檔案的利用效率。

2　高校檔案信息化建設工作中存在的問題

在高校檔案信息化建設中，還存在一些問題。如何解決這些問題，提高檔案信息化水平，是高校檔案管理工作者需要思考的問題。只有找到解決這些問題的方法，才能更好地提升高校檔案信息化水平。

2.1思想認識不到位

傳統封閉的工作管理模式在檔案工作人員的頭腦中根深蒂固，使得部分高校檔案部門工作人員缺乏時代感和歷史緊迫感，安于現狀、思想守舊，在工作中得過且過，缺乏開拓創新的干勁，對檔案信息化的重要性認識不夠，缺乏對檔案信息化建設必要性的重視，由此可見，觀念落后是導致高校檔案信息化建設發展遲緩的主要原因。

2.2管理機制不協調，缺乏相應的規范制度

目前，對大多數高校而言，受管理和運行體制的影響，高校各部門的檔案管理工作各自為政、自成系統，沒有統一的組織機構來規劃、構建、管理學校的檔案信息化工作。有的學校沒有把檔案信息化建設列入學校的“十二五發展規劃”中，在政策、資金、技術上缺乏強有力的支持。

高校的檔案信息化往往都是各自為政，但檔案信息化建設不能僅局限于某一高校，應涵蓋全國各個高校。由于高校的信息化建設缺乏國家級統一標準的規范制度，所以高校信息化工程在檔案管理這方面難以實現資源共享，檔案利用率提升難度大。

2.3技術問題制約檔案信息化發展，檔案工作人員綜合素質有待提高

當前很多高校把大量的資金、人力、技術以及設備投入到學校的教學科研信息化建設中，對檔案信息化建設不夠重視，難以滿足符合檔案信息化要求的軟硬件設備需求，有些高校的檔案管理系統和檔案電子化信息存儲僅在一臺普通的計算機上安裝，給檔案信息化建設帶來很多問題。

3　構建高校檔案信息化建設的措施

當前，各大高校必須要做的工作是統籌學校各類資源，推進高校檔案信息化建設。

3.1保障基礎工作建設

首先，把檔案信息化建設納入學校的“十二五”規劃中，加強基礎設施建設，包括計算機、交換機、大型的存儲設備以及數據管理系統等，最重要的是計算機網絡，它是檔案信息傳輸、交換和檔案資源共享的基礎條件。在此基礎上，要搭建好軟件運行環境，為高校檔案信息化建設做好基礎保障工作。

3.2豐富檔案信息資源建設

高校檔案信息化建設的重點是檔案信息資源建設，主要內容包括檔案館藏資源的數字化、電子文件的采集和接收檔案資源建設。首先，建設檔案目錄數據庫。建設檔案目錄數據庫就是對檔案進行主題詞、關鍵字、文號、類別以及時間等標引項的輸入，方便利用者通過計算機準確、快捷的找到所需檔案。其次，檔案內容的數字化建設。檔案內容的數字化建設是檔案信息資源建設最重要也是最繁重的工作，包括文本內容的輸入、圖形圖表或照片的掃描、音像和影像資料的模數轉換、實物檔案的拍攝以及光盤刻錄等。利用計算機系統管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用信息，實現檔案信息資源的共享。

3.3推進檔案管理規范化建設

使用標準的管理程序，制定一套規范的檔案管理工作標準，促進檔案管理工作的規范化、標準化。首先，建立一套全校統一的檔案目錄標準。其次，建立一套完整的、規范的檔案管理制度，比如檔案管理安全保密運行制度、檔案利用制度以及無紙化檔案管理制度等。

3.4加強檔案管理人員綜合素質建設

檔案工作者在檔案信息化建設中起到非常重要的作用，是檔案信息資源和檔案利用者之間的橋梁和紐帶。檔案信息化建設不僅要求檔案工作者有牢固的專業基礎知識，還要求掌握現代化的信息技術。在人才結構方面，不僅要注重引進既具有計算機知識又掌握檔案管理的復合型人才，改善人才結構，還要注重加強現任工作人員的培訓，以加快檔案信息化建設進程。

高校檔案信息化建設面臨著很多挑戰和困難，要充分認識檔案信息化建設的作用和意義。檔案信息化必將成為檔案事業發展的大趨勢，只有積極推進檔案信息化建設，各大高校才能獲得長足發展。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.159

G647；G270.7

A

1673-0194（2015）16-0216-01

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