醫學實驗室無紙化管理實踐

韋汝珍，董家書，蒙雨明，戴盛明

（廣西醫科大學第四附屬醫院 醫學檢驗科，廣西 柳州 545005）

醫學實驗室無紙化管理實踐

韋汝珍，董家書，蒙雨明，戴盛明

（廣西醫科大學第四附屬醫院 醫學檢驗科，廣西 柳州 545005）

為進一步完善醫學實驗室無紙化辦公，自主開發了一套無紙化辦公軟件，并就實驗室管理無紙化辦公軟件功能模塊進行了介紹，同時，將推行中的一些經驗與同道分享。

醫學實驗室；無紙化；管理

0　前言

對于醫學實驗室（下稱實驗室）來說，無紙化是指通過信息系統來實現實驗室管理流程的數字化［1］。實驗室信息系統（LIS）［2-3］的應用，給實驗室帶來質的飛躍。但是，國內LIS版本較多，功能也不盡相同，多數只涉及檢驗分析前、分析中、分析后過程的管理。崔紅偉［4］提出實驗信息管理系統（LIMS）的功能模塊，提出LIMS進行無紙化記錄與辦公，但沒有提出具體的操作方法。本實驗室針對管理上的需求，自主開發一套用于實驗室管理無紙化的辦公軟件，功能模塊主要包括文件管理、員工檔案、排班與考勤、簽到與簽退、消息管理、考試管理、實驗室質量與技術記錄等，可顯著提高實驗室管理的效率和質量。

1　功能模塊

1.1文件管理

實驗室管理的文件主要有內部文件和外部文件［5］，包括質量手冊、程序文件、作業指導書（SOP）、質量與技術表格記錄、CNAS發布的實驗室認可準則及其在各檢驗領域的應用說明、法律法規等，可采用以下方法進行無紙化文件管理，使文件管理更符合實驗室認可準則［6］的要求。同時，員工閱讀與查找更加方便。

1.1.1內部文件（包括質量手冊、程序文件、SOP、質量與技術記錄）

1.1.1.1文件的形成

這類文件形成流程：編寫→審核→批準→發布。無紙化管理系統可實現：①文件在線編寫（或上傳附件）→審核→批準→發布，每一步可指定相應的人員操作，并可查看文件形成流程的進度。②新建文件提交審核、批準、發布后相關人員可在登錄此系統后收到提醒消息，如 “您有一個文件待審核 （待批準或待發布）；你有一個文件待閱讀，請盡快閱讀”。③文件形成后可查閱文件的屬性，包含a.文件名稱、版本/修訂號、章節、所屬部門；b.編寫者/編寫日期、審核者/審核日期、批準者/批準者日期、發布者/發布日期。

1.1.1.2文件的修改

文件修改時無需提交紙質的文件修改申請單，申請者只需在系統內提交文件修改申請，批準者在線同意后，文件進入修改狀態，修改后重新進入此流程：審核→批準→發布，新版本或新修訂號的文件形成后，舊版本或舊修訂號的文件歸入銷毀文件庫，查閱只能顯示新形成的文件。

1.1.1.3文件的銷毀

文件銷毀時也無需提交紙質的文件銷毀申請單，相應人員只需在系統內提交文件銷毀申請，批準者在線同意后，文件歸入銷毀文件庫。

1.1.1.4文件年審

根據CNAS-CL02文件的要求，內部文件定期（通常是一年）由實驗室負責人進行評審，以確保繼續適用和有效。無紙化管理系統可通過以下3個步驟體現文件年審的痕跡：①文件發布時，指定文件失效日期，到期后文件自動失效不可閱讀。②實驗室負責人在召開文件評審會議后確定審核通過。③發布者重新發布通過審核的文件。

1.1.1.5質量和技術記錄［6］管理

為實現“記你所做的”，實驗室每天需要進行大量的質量和技術相關表格的記錄。通過無紙化管理，實現電子記錄，記錄者用自己的工號進入系統后，系統自動采集記錄人員和記錄時間等信息，記錄者只需在相應表格中如實填寫，管理者可實時監控、在線查看員工的醫療活動，預防追記、補記、漏記等現象的發生。另外，對于需每日記錄的儀器設備維護使用情況，如各種檢測儀器和冰箱/培養箱，可通過局域網覆蓋，將無紙化管理系統安裝至平板電腦，攜帶平板電腦對各項儀器設備的維護活動在線填寫，并對數值數據自動進行統計分析，如提供趨勢圖。所有的填寫的電子記錄自動歸檔，隨時可調閱或打印。

1.1.2外來文件

目前外來文件有紙質版的書籍和電子版的法律法規、指南、CNAS準則等，通過無紙化管理系統，紙質版的書籍根據規定的編碼規則維護至管理平臺，可提供在線瀏覽清單，方便員工獲取外來文件信息。而電子版外來文件同樣根據規則維護，并支持在線閱讀。

1.2員工檔案

實驗室人員檔案管理主要包括人員基本信息、技術職稱證書、畢業證書、學位證書、Ⅰ類學分證、科研立項證明、獲獎證書、論文、學習與進修登記等，可采用無紙化管理系統進行管理。無紙化管理平臺支持在線錄入上述所有記錄，并可導入相關證書、證明等圖片文件，在線實時管理員工的動態信息。

1.3學習與考試

傳統SOP文件學習的模式集中統一培訓，管理員提供培訓記錄備查，記錄內容含：學習人員、地點、時間、培訓者、培訓課件等。傳統的考試需要人員出題，打印試卷，人工改卷并登記考試成績，歸檔試卷。如今，可采用以下方法進行無紙化管理。

1.3.1學習

通過無紙化管理系統，可實現：①文件發布后，實驗室相關人員收到文件待閱讀的提醒，員工可立即在線閱讀新發布的文件。②設定文件閱讀最低時長，避免員工敷衍了事。③閱讀完畢，系統彈出提示“本人已閱讀并學習該文件內容，并在今后的工作中嚴格按照文件的要求執行”以警示員工對自己負責的態度。④管理層可查閱已閱讀人員和未閱讀人員等閱讀日志，以提醒未閱讀人員及時學習新文件。⑤員工在查閱文件時，可在線對文件提出建議。文件建議生成后，自動提示文件編寫者閱讀，以便進行必要的修改。

1.3.2考試

實驗室目前考試內容有：內部文件、形態學、外部題庫（如三基考試、技術職稱模擬考試）。

1.3.2.1內部文件考試

內部文件發布后，有權限人員（如各組組長、質量負責人、技術負責人）針對每個文件出題（支持的題型有單選題、多選題、是非題）并維護進系統，題目與文件有關聯，系統自動提醒員工對相應的內部文件進行學習。有權限人員適時安排相應文件的考試，考試的方式可為隨機出題（每個員工的考試卷都不同），或統一出題（每個員工的考試卷都相同）。選題的方式可指定單個文件，也可多個文件。對于考試不通過的員工，可單獨安排其在線補考。考試結束提交后，員工可查看本人的考試成績及卷面，顯示本人答案及正確答案。管理員可查看所有考試的成績單及每個人的考試卷及分數。

1.3.2.2形態學考核

實驗室形態學識別能力是評估員工工作能力的一個重要內容。管理員及相關技術骨干將與實驗室相關的一些圖譜（血液細胞、骨髓細胞、尿有形成份、寄生蟲、組織細胞學等）維護（維護過程可設置圖片難易系數）至系統。員工可在線學習形態學。學習過程支持模擬考試，結束模擬考試后立即顯示考試成績，同時顯示本人答案和正確答案以及解題說明。管理者可根據需要，定期對員工進行不同難易程度的形態學考試。

1.3.2.3外部題庫考試

通過無紙化管理系統，將三基考試題目和職稱考試相關的題目維護進系統，管理者根據實驗室管理需要，隨時對不同職稱級別（如高級、中級、初級等）的人員進行相應的考試。同樣的，在考試結束后，員工可查看本人的考試成績及卷面，顯示本人答案、正確答案、解題說明。管理員可查看所有考試的成績單及每個人的考試卷及分數。

1.4排班與考勤

通過無紙化管理系統，可實現：①制定各類班次（夜班、白班、周末和節假日班），然后進行人員排班。②員工可查看所有人員班次和本人某段時間的班次。③按照班次的時間進行簽到簽退。④支持換班及特殊排班（如公休、補休及各類假）。⑤設置在崗、遲到、早退、曠工等規則。⑥考勤員可隨時查看每天的考勤情況，月終生成全實驗室員工考勤表，統計一目了然，公正、公平。

1.5簽到與簽退

通過無紙化管理系統，可實現：①錄入工號后可顯示本人當日的班次，按照班次進行簽到/簽退。②可規定簽到/簽退的時差，不在時差范圍內視為簽到/簽退無效。③加班的簽到/簽退。④錯誤簽到/簽退補救：在規定時間內允許取消簽到或簽退記錄。

1.6消息管理

通過無紙化管理系統，可實現：①任意選擇發布消息的對象，如檢驗科所有工作人員、各專業組、指定某個工作人員；②支持添加消息附件；③消息接收者可收到消息閱讀提醒；④消息附件可下載；⑤查看消息閱讀者/未閱讀者。

2　無紙化管理經驗推行

無紙化管理系統在本實驗室運行半年，在系統運行的過程中遇到不少問題，同時也會發現系統有可以改進和優化的空間，現將運行中的一些經驗介紹如下。

（1）對于有條件的實驗室，系統中的所有提醒可通過移動網絡傳至相關人員手機，實現手機審核、批準、發布。

（2）所有的無紙化確實方便了管理，只要打開實驗室任意一臺電腦，就可獲取相關的文件信息（如任何管理體系文件、記錄的內容、已受控的外部文件、人員檔案、考核信息、排班與考勤）。但是運行初級階段，員工習慣了傳統的紙質文件，如簡易操作卡和排班，強制使用無紙化管理系統，員工會有抵觸情緒，管理者需要做好引導和協調溝通的組織工作，使員工清楚無紙化管理所帶來的好處［7］。

（3）系統的逐步完善需建立在邊運行邊完善的基礎上，最好由專人負責，隨時保持與程序編輯者進行聯系，遇到問題及時反饋。

（4）耐心收集員工對系統的意見和建議，綜合分析，確定可行后進行改進。

（5）所有文件信息保存于服務器，服務器應有防盜、防崩盤措施，確保系統中的文件不因網絡系統故障而丟失。在運行初期，文本管理員應對質量管理體系文件進行備份管理。

（6）實驗室應根據自身情況將其他的相關事務納入無紙化管理平臺建設中，如設備管理、試劑管理、室間質評、內部審核、管理評審等。

（7）實驗室負責人對無紙化辦公軟件有一個總體的構思框架，由專人（該人最好了解的整個實驗室的運轉流程）負責設計無紙化辦公各模塊的詳細方案。將詳細方案交由程序員制作，進行必要的當面溝通和電話溝通、郵件溝通，畢竟程序員不了解實驗室真正的需求。

（8）辦公軟件的每次更新，負責人應第一時間學會使用，一是為了發現軟件是否滿足了實驗室的需求，二是及時培訓實驗室人員使用。

3　總結

以無紙化工作模式為載體［4］，充分利用無紙化管理平臺，合理規劃實驗室管理的工作流程，大大提高了工作效率。首先，對實驗室負責人而言，通過無紙化辦公軟件，可以優化資源配置，高效管理實驗室，具體表現如下：①隨時可調閱實驗室相關活動的信息，如實驗室的文件體系、排班信息、考勤信息、員工檔案、質量與技術記錄，而無需至具體部分詢問查看；②員工的考試均為機考，確保員工公平公正的參與各項考試；③因實現了可控制的、可查詢的工作過程追蹤，可為員工考核及績效管理提供數據基礎［8］。再者，對于實驗室普通員工，通過該軟件：①可同時共享實驗室學習資源（如內部文件、外部文件、形態學圖庫等），無時間性、地域性限制［9］；②可隨時查閱本人檔案資料（如各項證書、獎懲記錄、學習記錄、考試記錄等）；③隨時查看排班信息與考勤記錄。另外，對于文本管理者是個重大的解放：①文件發布時無需在每一份紙質文件上加蓋“受控文件”印章；②文件作廢時無需加蓋“作廢文件”印章；③發放受控文件時無需制作受控文件發放記錄表；④無需時時更新紙質版的受控文件清單、作廢文件清單；⑤可隨時調取實驗室的人員檔案情況，如職稱分布、學歷/學位、論文發表、考試結果、政治面貌、畢業院校等情況；⑥釋放儲存空間。總之，通過無紙化辦公軟件，利科利民，真正實現實驗室低碳、環保、節約、高效［1］的管理模式，把實驗室負責人、文本管理員從繁雜的日常事務中解放出來［10］。

主要參考文獻

［1］鐘文明，石繼偉，吳智偉，等.全面無紙化在門診信息化建設中的應用效果評價［J］.門診急診管理，2013，33（7）：36-37.

［2］彭文紅，羅宗煜，元淑巧，等.實驗室信息管理系統在檢驗科室管理中的應用［J］.現代檢驗醫學雜志，2009，24（1）：77-78.

［3］李廣權，周衛東.LIS系統的優化改進在實驗室管理中的作用［J］.國際檢驗醫學雜志，2012，33（2）：250-252.

［4］崔紅偉，王全哲.醫學實驗室信息管理系統的功能探討［J］.包頭醫學，2008，32（3）：186-188.

［5］程紅革，韋汝珍，陳曉麗，等.醫學實驗室質量管理體系文件的控制［J］.國際檢驗醫學雜志，2014，35（4）：507-508.

［6］褚翔南，趙靜.實驗室信息管理系統建設和應用中的問題［J］.國際檢驗醫學雜志，2014，35（4）：506-507.

［7］黃鐕.臨床實驗室信息化管理的實踐和體會［J］.國際檢驗醫學雜志，2006，27（10）：952-953.

［8］柳明，黃學寧.現代華醫院信息科的發展方向探討［J］.醫療衛生裝備，2012，33（7）：97-105.

［9］丁傳萍.電大開放教育班主任無紙化管理工作實踐與探討［J］.統計與管理，2014（2）：115-116.

［10］朱亮.建立檢驗網絡系統實現醫學實驗室ISO15189管理體系［J］.福建電腦，2011（1）：75-76.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.091

TP317.1

A

1673-0194（2015）21-0171-03

2015-09-08