高職院校人事管理信息系統建設的探索

陳佩馥

（遼寧稅務高等專科學校，遼寧 大連 116023）

高職院校人事管理信息系統建設的探索

陳佩馥

（遼寧稅務高等專科學校，遼寧 大連 116023）

闡述了高職院校人事管理信息系統的重要性以及系統開發要點，提出現行人事管理信息系統存在的問題，并針對實現高職院校人事管理信息系統功能的策略以及高職院校人事管理信息系統功能模塊設計提出幾點建議，以供參考。

高職院校；人事管理信息系統；問題；建設

0　前言

作為實現對學院教職工有效管理的重要途徑，高職院校人事管理信息系統的建設對于高職院校的發展有著十分重要的意義，然而現階段我國高職院校人事管理信息系統建設仍然存在諸多不足，需要根據高職院校人事管理工作的性質與特點，結合高職院校實際發展情況，提出有效的策略，使高職院校人事管理業務水平與服務質量得到有效提升，進而為教職工的積極性的提高提供強有力的保障。

1　高職院校人事管理信息系統的重要性

首先，高職院校人事管理信息系統能夠實現龐大信息資源庫的構建，具有集中整合全校教職工個人信息的功能，對于人事異動信息能夠得到有效掌握。隨著我國社會經濟的不斷進步，高職院校在辦學規模與數量上有了很大的提升，對教職人員也提出了越來越高的要求，同時人員也具有更強的流動性，人力資源管理方面面臨著巨大的挑戰。而高職院校人事信息管理系統的建設能夠大大降低人事管理難度，實現對教職員工相關信息與數據的有效管理，并進行及時的跟蹤調整，并代替了傳統的Office組件中Word、Excel等電子文檔的操作模式，各類數據的保存與更改更加準確與及時，數據更新方面得到了很大的進步，同時歷史數據得以有效保存，為以后高職院校的人事管理工作提供了極大的便利。

其次，現階段高職院校人事管理工作中較為復雜與困難的工作包括人才培養工作狀態數據采集、師資隊伍建設、事業單位年報以及高等院校基層報表等等，這些工作采用的傳統的手工操作，不僅工作量大，同時數據的準確性也難以得到保障，還無法實現對數據資源的充分共享，在各個方面都存在很大的缺陷。而人事管理信息系統具有自動匯總、分析數據的功能，管理人員的操作難度較低，能夠輕松的進行類別的匯總分析，使人事管理工作的效率得以大幅度提升，同時為數據的準確性提供了強有力的支持。

此外，人事管理信息系統的建立能夠有效匯總全校教職員工的信息，同時還有相關佐證材料可以查證，如此使得原始檔案查找方式得以改進，通過電子檔案的調整來核查信息，就可以實現教職工提職資格審查、職稱評定的資格審核、科研成果的申報和退休人員的審核。如此一來審核的效率就得以大幅度提高，紙質檔案的翻閱得以減少，有利于紙質檔案的保存，為其完整性提供強有力的保障。

2　高職院校人事管理信息系統開發要點

2.1標準化原則

由于人事資源信息管理系統包含了龐大與復雜的信息，存在不同復雜的情況，站在系統內部建設的角度來看，采用標準化的方式是保證內部兼容性的重要手段；站在整個數據化校園的角度來看，人事管理信息系統的組成部分包括了校級管理平臺，發揮著十分重要的作用，再對其進行統一規劃與設計的過程中應站在戰略發展的角度，與眾多系統相配合，包括教務、學工、財務等等，共同實現基礎數據源的構成，而為了達到這一目的，就必須遵循標準化原則進行人事資源信息管理系統的建設。

2.2信息化原則

為了加速建設高職院校的數字化校園，使全校業務部門的信息化建設得以推動，就必須遵循流程化原則。信息化在人事資源管理中的應用不但能夠使人事資源管理中的教職工的基本信息管理、人員考核、薪酬計算、合同管理、統計報表等定量工作得以簡化，降低工作難度，其設計方式采用工作流，實現了系統中各項業務的形式流程化，同時對人事資源管理定性工作的信息化建設有著積極的影響，業務流程得以明確定義以及完善優化，使得現行管理機制的調整與改進得到有效反饋，進而使工作效率得以有效提高，保障了服務質量，使人事資源管理信息平臺的建設朝著職業化、信息化的方向發展。

2.3安全性原則

人事管理信息系統的安全性主要包括以下兩個方面：第一是網絡安全性。系統根據學校網絡中心的需求，部署統一的防火墻，將TCP/IP協議應用于網絡傳輸與通信。全校教職工必須通過學校的信息門戶訪問，進行統一的身份認證，才能夠得到相關的服務。第二是數據的安全性，應包含數據庫全備份、數據庫增量備份、應用系統日志備份、操作系統備份以及應用系統備份。

2.4開放性原則

高職院校人事管理信息系統應遵循開放性原則，不同網絡協議應能夠應用于系統，實現多種網絡產品的互聯與多種數據庫系統的轉換。以此使得網絡應用環境的集成性與網絡可操作性得以強化，接口設計應具有靈活性與開放性。此外，用戶構造信息集合信息項也應能夠在系統中得到應用，用戶可根據需求進行人員類別的設定，實現管理的分類。

2.5先進性與可擴展性原則

高職院校人事管理信息系統的建設應遵循先進性與可擴展性原則，通過對成熟、可靠的技術的運用，并結合現階段高職院校對人事管理信息系統的建設與發展需求，例如實用性、性價比、使用壽命以及系統的可擴展性等等，使系統建設得以強化。

2.6可管理性與可維護性原則

高職院校人事資源信息管理系統應能夠對網絡進行強力的管理，確保其可維護性達到一定水平，確保用戶界面友好以及網絡功能透明化，降低操作與學習的難度，為管理與維護質量與效率的提高提供強有力的保障。

2.7信息共享與安全保密相結合原則

人事資源信息管理系統的建設應建立在計算機網絡技術與通信技術的基礎之上。系統中會存在大量的重要信息的存儲、處理與傳輸。鑒于此，就必須提高系統的安全性與保密性。應加強系統各個環節的保密性與安全性，提高對這些環節要求，具體包括硬件、軟件、數據等等，應實現技術設計的優化與管理機制的合理調整，具體應從以下幾各個方面入手：①物力安全。首先，要對產品與設備的選擇予以高度重視，確保選擇的維護功能應具有成熟型、穩定性、可靠性，能夠保障數據的完整，同時相關產品與設備應具有較強的安全性與保密性；此外，系統容錯與備份技術的運用也是非常必要的。同時還要加強管理制度建設，加大管理力度，采取一系列有效措施以實現病毒的防治與系統故障的恢復。②存取控制。網絡操作系統與網絡傳輸系統的選擇應注重存取控制功能的提升，還應結合學院不同職能部門的實際業務情況，對資源進行合理分配，使用戶權限的設計得以優化，進而實現安全保密性的同時，完成信息的共享。③安全保護。人事信息包含了的內容與個人與學院信息有著密切的聯系，因此必須保證人事信息安全性、保密性在人事信息自動化管理工作中的實現。為此，采取相應的安全保護措施是非常必要的。

2.8易用性原則

高職院校人事信息管理系統的建設應遵循易用性原則，采用先進的，具有簡潔界面的瀏覽器，提高操作的靈活性，降低操作難度。同時應實現對可視化多媒體編程風格的運用，使界面得到統一。

3　現行人事管理信息系統存在的問題

目前，高職院校在人事資源信息管理系統中的建設方面仍有待提升，人事管理信息系統難以滿足人力資源開發與實際管理工作的需求，大部分學高職院校的人事業務的完成都是通過人工操作來實現，缺乏信息化建設。隨著人事制度的不斷調整，高職院校人事工作在方式與理念方面得到了巨大的變化，信息化建設進程與發展的要求越來越高。關于現行人事資源信息管理系統建設中存在的問題，具體介紹如下：

3.1系統封閉性較強

雖然高職院校人事管理機構根據不同職能部門的職能進行了分工，并實現了眾多管理系統的建立，例如人事管理信息系統、醫保管理系統、專業技術人員管理系統和工資管理系統，然而這些系統存在獨立性過強的問題，它們的互聯互通并沒有實現，難以進行數據共享。這就使得管理人員在增加、刪除以及修改系統中的已有數據時存在較大的工作量，系統操作只有在單機狀態下進行。這種方法在數據的收集與積累方面難以實現分類整理的科學性，并且數據儲存也不具有統一格式。此外，由于信息管理體系與各部門信息系統的獨立性，使得數據冗余與差異的情況時有發生，對于工作效率的提高與工作質量的完善有著十分不利的影響。

3.2系統功能具有單一性

雖然許多高職院校已經將計算機技術應用于人事信息管理系統中，然而就現行的系統而言，其功能僅僅停留在輸入、存儲以及修改等等，查詢業務也相對簡單，并且只在教職工檔案管理與工資管理中的基礎業務中得到應用。由于信息的加工與分析無法實現，因此在人事管理核心問題的決策方面，現行系統就能以發揮有效的作用。具體而言，目前采用的工資管理系統的功能僅僅停留在用戶查詢與職工個人工資情況的修改等，年發工資總額的增幅等方面的計算難以實現，進而無法對比本單位與同類單位的平均工資，單位內部不同人員的工資發放情況也得到不到有效分析，進而使得人力成本與學校效益間的損益關系的計算難度加大，用戶的決策無法結合系統的信息來實現。此外，現行的人事檔案管理系統的功能僅僅停留在用戶對個人基本情況的靜態查詢，系統中動態信息的變動難以體現出來，例如教師的學歷變化情況、部門變動以及職務職稱變化等等，相關表格的生成更是難以結合實際需求得以實現。

3.3系統智能化缺失

雖然管理人員開展事務性的人事管理工作的過程中能夠運用現行系統，然而這些系統的智能化水平偏低，無法主動提醒管理人員進行相關操作，尤其是對于需要在近期完成的工作，如果管理人員耽誤物這些工作，就會使教職工的工作積極性受到很大的打擊。

3.4資源查詢的規范性不足

目前，教師在對其考核成績與工資福利等信息的查詢中只能采用傳統的手動操作方法，這就對人事資源的利用效率造成了不利的影響，人事資源信息管理系統的作用得不到有效的發揮。

3.5信息準確率偏低

目前，高職院校人事管理信息系統建設中存在相關人事檔案工作保護不力的問題，使得這些檔案記錄的完整性缺失。對教師狀況的確定中仍采用手動查詢的方式，這是基于大量資料的翻閱完成的，同時造成辦事疲勞的幾率非常高，進而對正確率造成影響。再加上有的教師信息的記錄資料采用的存儲形式為Word與Excel等電子表格，這就導致數據與信息的分散性與隔離性較強，難以實現互聯互通，進而使得信息查詢的效率與數據分析的集中性受到影響，對學校管理水平與工作效率的提高造成了不利的影響，人力資源與物質投入存在大量浪費的情況。

4　實現高職院校人事管理信息系統功能的策略

首先，為了使教職工信息管理的統一性得以實現，應加強高職院校人事管理信息系統建設，不僅要對人事基礎信息進行考慮，同時人事資源信息系統內部數據中還包括了教師的教學與科研等等，如此才完整記錄教師在工作期間的相關信息，使多部門進行數據登記的情況得以避免，此外也使多部門對同一部門提供所需數據的情況得以避免。

其次，高職院校人事管理信息系統的建立還應確保資源數據的共享得以實現，并且加強信息資料的網上傳輸，最大程度的減少復印佐證材料的情況，使無紙化辦公得以實現。

此外，高職院校人事管理信息系統還要基于完整的基礎資料，實現對數據查詢統計功能的完善，并且實現直觀、豐富圖形圖表的形成以及分析的動態進行，進而使工作效率得以提高，為數據的準確性提供強有力的保障，同時可以利用相關軟件格式導出數據，為電子統計的保存提供便利。

5　高職院校人事管理信息系統功能模塊設計

為了實現高職院校人事管理信息系統的建設，就應結合高校工作實際情況，優化人事管理信息系統的功能模塊設計，具體包含人事信息管理系統，勞資福利社保管理系統，崗位設置與聘任管理系統，職稱評審管理系統，人事檔案管理系統，人才招聘管理系統，培訓進修管理系統，校內人事調配管理系統，評獎評優及人才管理系統，提醒管理系統、數據統計分析系統，系統管理等12個模塊。

6　結語

與普通高校相比，高職院校在人事信息管理方面有很多共同點，同時與各院校自身的特色與需求又有著緊密的聯系，其中高校數字化校園建設是以人事管理的信息化建設為核心而進行的。為了使人事管理信息化水平得以提高，為人事人才服務水平與質量提供強有力的保障，高職院校就必須嚴格遵循信息化發展原則，提高高職院校教學、科研、管理以及社會服務水平，使學院更具活力與競爭力。此外，還應針對高職院校人事管理信息系統建設與發展展開深入的研究，找出其中存在的問題，認真分析問題產生的原因，并采取有效策略，推動人事管理信息系統的建設。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.108

TP315

A

1673-0194（2015）21-0203-03

2015-09-07

陳佩馥（1978-），女，遼寧撫順人，碩士，遼寧稅務高等專科學校講師，主要研究方向：高等教育管理、人事管理。