高校治理現代化背景下教務檔案管理的“新常態”

文/鄭丁晗

高校治理的現代化提升一方面需要優秀的人才的選撥錄用，另外一方面是隨著外界環境的變化，形成良好的治理系統。教務檔案管理的是一個被許多學者論述過的問題，多數都是三個角度來進行研究。首先是從教務檔案管理的模式以及優化管理方法，其次是從教務管理在特定的情景狀態下進行問題對策的思考，最后大部分是從教務管理本身的流程和內容的優化方面進行創新探索。它們共同之處在于忽視了站在整體的高校治理現代化背景下來進行教務檔案管理的“新常態”。從2002 年《福建省檔案條例》的頒布實施到2015 年《福建省國家檔案館管理辦法》的公布從某種意義上來說是歷史的進步，也是實踐發展的需要。

一、問題的提出:教務檔案管理內容多樣化帶來大數據

教務檔案管理工作源于人類高校發展的教學實踐。文字的出現，促使人類突破愚昧，實現文明的進化。伴隨著學校的發展，各類檔案的增多，逐漸細分出來了教務檔案管理，區別于其他的各類檔案。

教務檔案管理的主要工作內容有:第一，檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索和編撰等基礎性工作。主要是針對批量比較大的，進行實體的管理，對檔案的基礎業務工作進行處理和相關的歸類整理工作。第二，檔案的傳遞和借閱等工作。傳遞和借閱相關等工作實現信息的共享。第三，檔案的電子化檢索和編撰工作。這是相比較傳統業務工作而來的一項新型的業務。但是要求也比較高，需要熟悉計算機的操作，要求檔案系統化進行管理。建立充足的數據庫，種類齊全，編撰合理。第四，就是信息化的檔案建設工作。高校教務檔案管理工作主要有:學期檔案管理、教學管理檔案、聲像檔案以及相應的教師業務檔案管理工作，相應的教學主要檔案包括教學計劃、教學大綱、執行細則、教學進度表和工作量統計等。此外還有教材的使用，試卷分析等。

從中國知網分別以關鍵詞:教務檔案管理、教務管理與信息化、教務管理與大數據進行匯總如下:

序號 關鍵詞語(主題詞) 1998 年-2010 年 2010年至今1教務檔案管理 32 篇 38篇2教務管理與信息化 788 篇 817篇3教務管理與大數據 5 篇 14 篇(截止到2014 年)

備注:根據中國知網整理，時間截止2015 年5 月18 日

從以上的統計中看出，從1998 年到現在，教務管理與信息化不斷的受到各方面的關注，但是教務檔案管理卻很少有人論述。此外，更為重要的是，伴隨著大數據時代的來臨，教務檔案管理也急需迫切實現新的傳統的突破。因此，高校治理現代化的背景下，研究和探討教務檔案管理具有實踐的迫切性和理論重要性的雙重品質。

二、教務檔案管理的現實困境

(一)教務檔案管理的現實困境:檔案數字化管理程度不高

教務檔案管理的信息化建設落后于公眾對于數字化的需求。教務檔案信息化有三個方面的意思，第一個是檔案信息內容的數字化，方便存儲和讀取;第二個是檔案信息的接受傳遞存儲的綜合利用，方便整體的一次性利用，第三是檔案信息的網絡化，方便管理，數字化時代，公眾大多數通過檔案的電子閱讀來實現個人的需求。然而目前各機構由于資金支持以及長期的管理問題，檔案數字化程度不高。檔案長期的管理出現比較混亂，紙質的教務檔案傳遞、之類的不太方便。教務檔案管理相對來說比較混亂，特別是高校教務檔案，由于涉及量比較多，各種檔案資料長期累積致使實現數字化程度有一定困難。

各類教務檔案管理部門不同程度的存在著傳統的檔案積壓較多，收集和整理的檔案資料不齊全等問題。信息化建設程度低，查詢系統不清晰等情況，這都是數字化程度不高的表現。

(二)教務檔案管理的現實困境:檔案管理重視程度不高

檔案管理被認為是行政事務性部門，不能直接產生經濟效益。長期以來，檔案管理重視程度不高。教務管理過程中存在的問題是第一，教務檔案管理意識相對比較薄弱。教務檔案管理作為一種行政事務工作，耗時比較長，不容易進行較好的激勵政策，出現很多消極的影響。檔案管理部門作為附屬的行政管理單位，長期置于被忽視的地位，檔案管理重視程度不高。檔案管理工作具有長期性，這種長期性導致出現業績的速度也比較慢，所以很多的領導都不太重視教務檔案的工作。多數只是例行的進行監督和檢查層面，沒有真正的從源頭上重視檔案管理。

(三)教務檔案管理的現實困境:技術人才匱乏，信息化建設程度低

教務檔案管理的人才也是出現青黃不接。一般來說，從事教務檔案的人員有以下三類，第一類是專門的教務管理人員，該類人員沒有專業的檔案管理知識，多數個人的經驗和領導的要求從事檔案整理、傳遞等工作;第二類是各單位檔案管理人員，這部分人有一定的檔案管理專業知識，但是由于教務檔案的艱巨性和長期性，導致檔案管理的精細化程度不高，特別是信息化程度較低，直接影響到教務檔案管理的化管理。此外，第三類就是一些兼職從事檔案管理的人員，包括其他部門或者是臨時工等，非固定的檔案管理人員安排，不能確保檔案管理的系統化，導致無法實現較高水平的信息化。

三、教務檔案管理的傳統突破:治理下的“新常態”

如果從國家治理現代化的角度來看，從各類檔案管理的條例頒布，直到現在出現相關的法律，這充分說明傳統的檔案管理也需要實現治理的常態化。目前正在經歷的大數據時代，開啟了教務檔案管理的新的要求。改變對于高校教務檔案的管理，更多的改變著高校信息治理現代化的實現。人們通過大數據獲得知識更快捷、更準確、更便捷，這些數據的便捷性在傳統的教務管理中是難以完成的。從而，這就需要傳統的教務管理突破守舊的藩籬，實現治理的以下方面的“新常態”。

(一)治理“新常態”最根本:檔案管理的數字化建設

學校自身的信息化管理水平的加強，學校主動參與到教務檔案管理的工作中來，通過實現檔案管理的現代化而促進高校治理體系和治理能力的現代化。

重視和建設檔案館的社會教育功能。特別是高校教務檔案管理，要加強數字化建設，建立目錄信息查詢系統，建設各種門類專題檔案數據庫，多方面多渠道的實現檔案的數字化建設，從而為學校自身的檔案管理的治理化實現“新常態”而努力。

(二)治理“新常態”最迫切:強化檔案行政管理職能

不斷的提高檔案人員的自身業務素質。通過參加專業級別的檔案人員的培訓，定期或者不定期的研討會以及交流學習，制定責任明確的制度，來確保目前教務檔案管理的瓶頸。

檔案管理的智能化要加強，依法理順各級檔案部門行政管理職能;堅持并不斷完善黨委和政府領導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制;明確各類部門的檔案管控職能;各類檔案部門要按照《檔案管理違法違紀行為處分規定》，在教務檔案管理過程中要依據實際情況，實現職能的靈活性和可操作性。

(三)治理“新常態”最需要:專業人才與平臺建設共進

信息化的手段來促進教務檔案管理的工作的開展，充分利用信息網絡技術，加強數據庫的建設和發展。這一切的實現都需要檔案專業人才的梯度建設，檔案專業不光是要求檔案從業人員有圖書館檔案專業知識，也要求信息管理系統的綜合使用能力的復合型人才。高校教務檔案管理特點是數據量大，整理和統計以及信息傳遞都比較復雜，只有技術過硬，綜合能力強的檔案專業人才隊伍才能確保完成數字化和信息化的檔案建設。

高校是先進文化傳播的陣地。一方面，教務檔案管理的共享信息平臺的實現確保教育教學質量的提升，另一方面，從長遠角度來看，教務檔案共享信息平臺的實現，這是高校實現治理體系和治理能力現代化最有價值的體現。教務檔案記錄著學校海量的數字文化資源。數字化服務管理系統和有效的檔案建設的信息共享平臺的建設成為建成現代化的高校，實現智慧高校，數字高校的重要組成部分，也成為高校構建現代公共文化服務體系的重要舉措。

［1］傅榮校著，《檔案管理現代化:檔案管理中技術革命進程的動態審視》［M］. 杭州:浙江大學出版社，2002

［2］華林著，《檔案管理學新論》［M］. 北京:中國社會科學出版社，2010

［3］凌曉璐，陳光著，高校教務檔案管理信息化的探討與研究［J］. 山東，科技信息，2009. 05

［4］王玉霞，郭榮祥著，高校教務檔案管理工作芻議［J］. 南通工學院學報(社會科學版)，2002. 06

［5］福建檔案信息網，http://www. fj-archives. org. cn