信息化建設(shè)下員工學(xué)歷檔案管理

黃鋒

員工學(xué)歷檔案管理是公司員工檔案管理的重要組成部分，是公司新員工錄用、員工職稱評(píng)選、干部任命選拔等事項(xiàng)的重要依據(jù)。在信息化建設(shè)的新時(shí)期，我國(guó)員工學(xué)歷檔案信息化建設(shè)正如火如荼進(jìn)行著，取得顯著成就的同時(shí)也顯現(xiàn)出一些新情況。

一、信息化建設(shè)下員工電子學(xué)歷檔案與紙質(zhì)學(xué)歷檔案

員工學(xué)歷檔案是單位員工在各級(jí)各類教育機(jī)構(gòu)中接受科學(xué)文化知識(shí)訓(xùn)練的經(jīng)歷證明，是員工學(xué)習(xí)歷程中德、能、勤、績(jī)等基本情況的真實(shí)歷史記錄，體現(xiàn)著員工的學(xué)識(shí)水平，主要包括兩部分：一是學(xué)歷證書；二是畢業(yè)檔案。信息化建設(shè)下電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，多數(shù)人認(rèn)為二者會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)互補(bǔ)并存。與相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有信息化的特點(diǎn)和更為強(qiáng)大的服務(wù)功能。

1、檔案載體形式與容量

電子檔案可以通過數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)員工檔案信息以文檔、掃描圖表、音頻、視頻等形式保存。紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)形式局限在紙質(zhì)的文字和圖表等證明材料；由于電子檔案通過數(shù)字化信息形式存儲(chǔ)，隨著信息技術(shù)發(fā)展，存儲(chǔ)空間容量高密度、體積小、可以大大節(jié)省原始檔案以外的庫(kù)房存儲(chǔ)空間。

2、檔案信息的原始性、真實(shí)性

電子檔案信息在現(xiàn)階段仍然是紙質(zhì)檔案的復(fù)印件，人們的原始證明材料基本是紙質(zhì)資料，所以紙質(zhì)檔案在現(xiàn)階段是電子檔案的來源和依據(jù)，電子檔案必須保持和紙質(zhì)檔案的一致性，否則就不真實(shí)。但是隨著原始資料的多樣化、信息化下電子信息的發(fā)展和電子材料真實(shí)性保障的提升，紙質(zhì)材料的原始性并不是不可撼動(dòng)的。

3、檔案信息的安全性

電子檔案信息容易被竊聽、泄密、篡改和偽造成為大家擔(dān)憂的重點(diǎn)，并且在數(shù)據(jù)、信息的錄入過程中的失誤也常有發(fā)生。現(xiàn)在通過分級(jí)授權(quán)管理，大大提高了電子檔案的保密程度。而紙質(zhì)檔案信息原件在正當(dāng)?shù)牧鬓D(zhuǎn)途徑下，其安全性是毋庸置疑的，但人為有目的的篡改紙質(zhì)檔案信息的事情也時(shí)有發(fā)生。

4、檔案信息的可控性

電子檔案信息可以直接通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，對(duì)檔案中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印，進(jìn)行選擇、分析、加工利用，將這些信息轉(zhuǎn)換成自己需要的形式。紙質(zhì)信息的相關(guān)處理需逐本對(duì)個(gè)人檔案統(tǒng)計(jì)、分析數(shù)據(jù)，比較繁瑣，管理效率相對(duì)較低。

5、檔案信息的檢索、共享服務(wù)功能

電子檔案方便員工信息的檢索查詢，能有效的實(shí)現(xiàn)信息共享，在利用上更加方便和快捷，此外電子檔案信息可以通過授權(quán)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)功能，這些是紙質(zhì)檔案所難以匹敵的。

由于我國(guó)檔案信息化建設(shè)還在起步階段，現(xiàn)在的電子檔案建設(shè)還停留在簡(jiǎn)單的內(nèi)部信息查詢功能，甚至由于存在設(shè)計(jì)缺陷致使其實(shí)用價(jià)值沒能有效的開展。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，電子檔案其真實(shí)性得到保障以后，在應(yīng)用方面有著廣闊的前景。

二、信息化建設(shè)下員工學(xué)歷檔案信息

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，人們對(duì)學(xué)歷的要求也越來越高。員工通過國(guó)家承認(rèn)學(xué)歷的全日制教育、自考、成人高考、網(wǎng)絡(luò)教育等各種渠道提高自己的文化水平和學(xué)歷層次，由于學(xué)習(xí)方式的多樣性和缺乏統(tǒng)一的學(xué)歷管理明細(xì)規(guī)定，各種機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)歷檔案管理的要求不一致，造成了員工學(xué)歷檔案的良莠不齊。學(xué)歷檔案信息包括的內(nèi)容較多，如學(xué)生登記表、學(xué)年鑒定、獎(jiǎng)懲、材料、學(xué)習(xí)成績(jī)表、授予學(xué)位材料、畢業(yè)生登記表、招生、入學(xué)、畢業(yè)、體檢表、學(xué)籍管理卡等必要的檔案材料不夠齊全，哪些學(xué)歷信息需要進(jìn)入學(xué)歷檔案？

1、學(xué)生登記表

學(xué)生登記表，是學(xué)校在員工入學(xué)階段為每位員工建立的學(xué)籍檔案，也是員工在校學(xué)習(xí)經(jīng)歷的第一個(gè)重要原始信息，涉及員工入學(xué)時(shí)的姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)等一些個(gè)人基本情況。既是對(duì)以往個(gè)人信息的回顧也是對(duì)員工學(xué)歷教育信息的延續(xù)，在信息化建設(shè)時(shí)期，由于信息的共享，能更好的維護(hù)員工個(gè)人學(xué)歷檔案信息的連續(xù)性和一致性，也能更好的保障信息的真實(shí)性。

2、學(xué)年鑒定

學(xué)年鑒定是對(duì)學(xué)習(xí)經(jīng)歷中一年各個(gè)方面的綜合總結(jié)，既包括自我鑒定，對(duì)個(gè)人學(xué)年成績(jī)、思想道德和心理素質(zhì)的匯報(bào)，階段目標(biāo)總結(jié)，個(gè)人學(xué)習(xí)總結(jié)，以及課外素質(zhì)拓展，文明宿舍建設(shè)等，也包括組織對(duì)員工學(xué)習(xí)、生活的鑒定，班級(jí)和輔導(dǎo)員對(duì)該學(xué)生的意見。學(xué)年鑒定是員工取得學(xué)歷的學(xué)習(xí)經(jīng)歷階段每年各個(gè)方面的匯總，是學(xué)歷學(xué)習(xí)重要過程的佐證。

3、學(xué)習(xí)成績(jī)單

成績(jī)單是員工在學(xué)校的基礎(chǔ)課、專業(yè)課課程、實(shí)習(xí)等教學(xué)活動(dòng)中取得的成績(jī)，是員工學(xué)歷檔案的核心材料。成績(jī)的高低，能較好的說明員工的學(xué)習(xí)能力，是員工學(xué)歷檔案的核心資料。現(xiàn)在的紙質(zhì)檔案是學(xué)校打印蓋章確認(rèn)，信息化建設(shè)的電子檔案應(yīng)當(dāng)是員工學(xué)習(xí)成績(jī)直接從教務(wù)處轉(zhuǎn)入個(gè)人電子檔案。

4、畢業(yè)生登記表

畢業(yè)生登記表是員工接受學(xué)歷教育畢業(yè)前進(jìn)行個(gè)人信息登記的重要畢業(yè)材料和學(xué)歷檔案。它包括員工畢業(yè)時(shí)的基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、自我鑒定、班級(jí)組織鑒定、院系意見及學(xué)校意見等內(nèi)容，并對(duì)完成全日制國(guó)家高等教育的情況作出總結(jié)，如“準(zhǔn)予畢業(yè)”或“準(zhǔn)予結(jié)業(yè)”等，是員工學(xué)歷教育的重要憑證，不可或缺。

5、學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證

員工經(jīng)過在高等學(xué)校或科學(xué)研究部門學(xué)習(xí)和研究，考試合格后，授予國(guó)家和社會(huì)承認(rèn)的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)資歷。由于學(xué)歷和員工的薪金、升職等諸多問題密切相關(guān)，社會(huì)對(duì)學(xué)歷的真實(shí)性有較高的要求，在紙質(zhì)學(xué)歷檔案時(shí)代，社會(huì)上存在較多學(xué)歷失真。教育部自2000年開始學(xué)歷檔案信息化建設(shè)，建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，電子檔案建設(shè)可以與教育部學(xué)歷電子信息等對(duì)接實(shí)現(xiàn)資源共享。

在學(xué)歷資料中還有學(xué)籍管理卡、體檢材料、準(zhǔn)考證、考生信息表等資料，都能從某些方面或者某個(gè)角度更加全面的反映員工的學(xué)歷資料，但是相對(duì)也就沒有列示的那么重要。

三、信息化下學(xué)歷電子檔案建設(shè)

信息化時(shí)代的學(xué)歷檔案建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)歷檔案管理的一次革新，它將以全新的方式和途徑管理員工學(xué)歷檔案。在這個(gè)創(chuàng)新的過程中，將會(huì)遇到很多未曾接觸的問題，我們應(yīng)當(dāng)從以下方面去進(jìn)行學(xué)歷檔案信息化建設(shè)。

1、正確定位信息化時(shí)代下的電子檔案建設(shè)

信息化時(shí)代的電子學(xué)歷檔案建設(shè)，首先要明晰電子學(xué)歷檔案和紙質(zhì)學(xué)歷檔案的關(guān)系，明確電子學(xué)歷檔案的定位。我們大多數(shù)人甚至檔案管理人員還是習(xí)慣紙質(zhì)學(xué)歷檔案管理。因?yàn)殡娮訉W(xué)歷檔案建設(shè)中存在部分問題而對(duì)電子學(xué)歷檔案抱懷疑態(tài)度，認(rèn)為電子學(xué)歷檔案可靠性較低。我們應(yīng)當(dāng)從電子學(xué)歷檔案是紙質(zhì)學(xué)歷檔案附庸的觀念轉(zhuǎn)變到紙質(zhì)學(xué)歷檔案是電子學(xué)歷檔案支撐的觀念中來，實(shí)現(xiàn)學(xué)歷檔案管理主體的轉(zhuǎn)變，從根本上重視電子學(xué)歷檔案建設(shè)。

2、電子信息傳遞、共享

現(xiàn)階段我國(guó)大部分員工電子學(xué)歷檔案建設(shè)還停留在局域內(nèi)根據(jù)紙質(zhì)檔案建立電子檔案，未能形成電子檔案調(diào)動(dòng)、傳承。如學(xué)校內(nèi)部學(xué)歷檔案相關(guān)的眾多電子資料都在員工畢業(yè)時(shí)終止，未能傳遞到員工供職單位，一方面帶來紙質(zhì)信息傳遞過程的風(fēng)險(xiǎn)，另一方面增加員工單位電子檔案的重復(fù)建設(shè)勞動(dòng)。如果實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子學(xué)歷檔案的同步調(diào)動(dòng)，能夠減少重復(fù)建設(shè)電子檔案的人力物力投入和減少重復(fù)輸入檔案信息造成的人為失誤。

3、相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息支撐

電子學(xué)歷檔案建設(shè)不但可以保持和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一致性和具備遠(yuǎn)端信息查詢、共享，還可以借助相關(guān)部門的網(wǎng)絡(luò)信息資源，更好保障學(xué)歷、學(xué)位信息的真實(shí)性。如通過教育部高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度核實(shí)員工學(xué)歷信息更加容易，對(duì)學(xué)歷信息的學(xué)位證、學(xué)歷證進(jìn)行核對(duì)。此外，對(duì)學(xué)校學(xué)歷電子檔案信息與員工學(xué)歷檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)核對(duì)，可以更好的保障員工學(xué)歷信息的純潔性。

4、規(guī)范化管理電子檔案信息

2008年，我國(guó)教育部和國(guó)家檔案局頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對(duì)高校的學(xué)歷檔案管理提出了規(guī)范和要求，但是對(duì)于員工學(xué)歷檔案的管理尚未有專門的規(guī)范。我們以員工入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證資料學(xué)習(xí)成績(jī)單和學(xué)年鑒定，從時(shí)點(diǎn)和時(shí)段兩個(gè)方面規(guī)范員工電子檔案信息。對(duì)必須的員工學(xué)歷檔案信息進(jìn)行掃描入檔，統(tǒng)一規(guī)范管理。

我國(guó)員工電子學(xué)歷檔案管理尚處在起步階段，有待進(jìn)一步改進(jìn)和完善，信息化建設(shè)是我國(guó)員工學(xué)歷檔案規(guī)范化管理，提升檔案管理水平的重要途徑，將有效的保護(hù)和利用員工的學(xué)歷檔案信息。

（作者單位：中國(guó)石油天然氣管道局第一工程分公司）