再論公文格式中印發機關和印發日期項目應該取消
——與趙建偉先生商榷

鄭彥離(中州大學圖書館，鄭州450044)

再論公文格式中印發機關和印發日期項目應該取消
——與趙建偉先生商榷

鄭彥離
(中州大學圖書館，鄭州450044)

公文格式規定中的印發機關應該是指其明確的送印機關，而不應是指接印部門。收文單位對經常來文的單位內部機構分工是清楚的，如對來文有疑問，可與起草承辦者溝通咨詢，發文上不必標注印發機關。因現時以打印稿請領導簽發，形成以簽發日期為依據標注的成文日期和以送印日期為依據標注的印發日期同日或接近，發文上標注印發日期很少價值。

公文;格式;印發機關;印發日期

筆者于《檔案管理》2013年第1期發表《格式中印發機關和印發日期項目應該取消》［1］(以下簡稱“筆者原文”)一文，針對中共中央辦公廳和國務院辦公廳2012年4月16日聯合發布的《黨政機關公文處理工作條例》中關于公文格式設置“印發機關”和“印發日期”項目，并明確其分別指“公文的送印機關和送印日期”的規定，根據現實公文處理工作情況分析，認為在正式印發的公文上標注印發機關和印發日期沒有實在價值，兩個項目應從公文格式中取消。趙建偉先生在《檔案管理》2014年第5期發表《公文格式中印發機關和印發日期項目不可取消》［2］(以下簡稱“趙文”)一文，否定筆者的觀點，認為公文格式中設置印發機關和印發日期項目具有實用價值，應該保留。為明確是非，本文對趙文提出的一些問題進行討論。

一、公文格式規定中的“印發機關”到底意該指誰

前述條例中規定公文的“印發機關”指“公文的送印機關”，筆者原文中曾指出，這里的“送印機關”，既可理解為公文的承印部門，也可理解為公文印制的送交部門。如果做前一種理解，機關的總文印室設于文秘部門或稱辦公廳(室)，承接公文印制工作。參與國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會2012年6月29日聯合發布的《黨政機關公文格式》國家標準起草，主編《GB/T9704—2012〈黨政機關公文格式〉國家標準應用指南》一書的徐成華、孫維、房慶等，認為印發機關一般是公文印制的主管部門文秘部門是恰當的［3］(趙文因筆者原文提到機關總文印室設在文秘部門，而認定筆者把機關總文印室等同于“印發機關”，是對筆者原意的曲解)。如果做后一種理解，那么哪個部門將需印制公文稿送交文印室印制，“印發機關”就應指誰。這里，牽涉到不同機關的公文制發程序設計問題。大多數機關是公文起草部門將文稿先送文秘部門審核，單位領導簽發，再送文秘部門登記編號后，自己將文稿送交并監督(校對等)單位文印室印制;有的機關可能是公文起草部門將文稿先送文秘部門審核，單位領導簽發，再送文秘部門登記編號后，由文秘部門有關人員交代單位總文印室印制，起草部門人員進行監督(校對等)。前一種情況可認為是起草部門直接送交，后一種情況可認為是文秘部門送交。但后一種情況文秘部門的交代公文印制任務是形式上的送交，實質性的內容送交仍是公文起草部門。當然，單位名義的發文很多是由文秘部門起草，這樣起草和印制就由同一部門完成，公文“印發機關”指單位文秘部門就沒有問題。但是，不少單位名義的發文是根據內容性質不同分別由相應業務主管部門起草。這些由非文秘部門起草的公文，“印發機關”應該指誰，就需要經過分析才能明確。

單純就公文印制業務角度來論，單位總文印室設于文秘部門，公文印制由文秘部門負責，因而可據以認定公文“印發機關”指單位的文秘部門。如果就某一個具體公文印制來論，誰讓文印室印制文稿，印什么內容，認定印的合格不合格，即主管某一具體公文印制工作，而不是單純的承擔印制工作，無疑是公文的送印部門。無論公文是在單位內部印制，還是到社會上的印刷廠或文印店印制，均是如此。所以，前述條例稱公文的“印發機關”指“公文的送印機關”是正確的，用詞含義是明確的。相反，改稱趙文說的“公文的印制主管部門”，卻是含義不夠明確的。過去某些單位到社會上的印刷廠印制某些公文或現在個別小單位到社會上的文印店印制某些公文，豈不是可以認定那些承印公文的社會印刷廠或文印店的主管部門為某些公文的“印發機關”嗎?或者某些承印公文的社會印刷廠與文印店無主管部門，豈不是那些公文無“印發機關”嗎?“送印機關”或稱送印部門，正是指筆者原文中說的“誰送印”，而不是“送誰印”。這樣說來，公文的“印發機關”既可能是單位的文秘部門，也可能是非文秘部門，起決定作用的，主要是誰起草擬稿。

趙文說，單位非文秘部門起草單位名義業務性質發文是代文秘部門擬稿，仍然應將文秘部門當做承辦部門。這是他對“代擬文稿”含義的錯解。單位內部不同部門分別承擔單位名義相應業務性質的發文起草任務，屬于業務分工，不是誰替誰的問題。非文秘部門承擔相應業務性質發文起草任務，也不是受文秘部門之托，而是單位領導的直接安排。文書工作組織形式分集中形式和分工形式，單位不同部門分別承擔單位名義相應業務內容公文起草任務，就是這里說的分工形式的一種體現。趙文之所以出現這樣的錯解，是由于他在理解前述條例中“各級黨政機關辦公廳(室)主管本機關的公文處理工作”條文時，沒有分清“主管”和“承擔辦理”含義的差別。

二、正式發布公文上該否標注“印發機關”

筆者原文中引述徐成華等主編的前邊提到的那本書中話，認為印發機關一般是指公文的印制主管部門文秘部門，有的發文機關沒有專門的文秘部門，發文機關就是印發機關。趙文認同徐成華等人書中的該觀點。我們在此按照趙文的觀點進行推論。如果是為了單純顯示本文前述的公文物質印刷承擔部門，眾所周知一般機關總文印室設于單位的文秘部門，公文印刷由其承擔，沒有在每個正式發布公文上標注反復告知的必要。如果是為了明確公文印制責任，筆者在《辦公室業務》2011年第6期發表的《現行公文格式的印制版記項目應該取消》一文中就說過，“僅憑公文上公開標識的印發機關名稱，并不能真正明確公文的印刷責任。因為一個具體公文的質量，是由起草人、審核人、簽發人、打印人等多人多環節共同作用的一種結果。［4］假如單就印刷問題來說，就既有打印人的工作態度和技術水平起作用，也有校對人的把關是否認真起作用，而校對工作有時是由非文秘部門的公文起草人來做的，發文上顯示文秘部門為負責人顯然不足以將其包括在內。假如是發文上文字有問題，也難斷定是起草人、文印人、校對人、審核人和簽發人誰的責任。雖然文秘部門有審核文稿和向領導(簽發人)建議的權力，但他既不可能對任何文稿涉及的任何業務問題都精通，也不可能對自認為不恰當的決策保證領導接受改進的意見。而如果問題是由簽發人的意見引起，那公文上顯示文秘部門為責任人也難以將其包括進去，除非責怪文秘部門勸說力或勸說水平不足，這就有點強詞奪理了。如果真需要明確印制責任，發文單位可憑留存的發文處理單和發文底稿去查證，而不需要看發文上顯示的印發機關名稱。收文單位一般不關心是誰的具體責任，如果真想知道，那發文上顯示的印發機關名稱也難以滿足需要。“原因很簡單，收文者沒有發文機關的發文底稿，無從將發現的收文上存在的問題與之核對，進而也無從明確問題的真正由起和責任歸屬”［4］。如果是為了筆者原文中提出趙文認可的假設，給收文者提供對發文有疑問時的聯絡溝通途徑，減少解疑曲折，依趙文的觀點，單位的發文該全由文秘部門起草承辦，確屬文秘部門起草承辦的，屬于慣例，應眾所周知，沒有在發文上再標注文秘部門為印發機關的必要。如果不是文秘部門起草承辦，文秘部門就難以完全保證自己的解疑符合公文實際。趙文認為文秘部門經歷了對非本部門起草承辦發文的審核等環節，達到了對那些公文透徹理解的地步，可保證對收文者有疑問時的解答質量。實際情況是，審核對象的出臺背景詳細信息、為保證公文篇幅簡短未表達與內容相關的某些信息、措施提出的策略選擇過程、方案的比選論證過程、用詞的推敲情況等對公文的理解和推行有關的信息，審核人是難以完全掌握的，因此難以完全勝任對審核公文的解疑工作需要。試想一下，我國自解放以來，歷次重大政策法規出臺，往往安排文件起草人或相關專家對文件進行宣講，以求人們更準確地理解執行相關政策法規，而這些宣講，很少安排參與這些政策法規制定審議的一般人員承擔，說明一般文稿審核人對文稿的把握達不到起草人的程度，因此不宜由文稿審核人替代起草人對收文者疑問的解答，以免出現偏差。這樣，發文時標，注印發機關為文秘部門，就沒有價值。

趙文提出的筆者原文中關于“請示”件的印發機關標注有無必要的表述問題，筆者在此承認，使用“規定”一詞說明“附注”處應注明聯系人姓名和電話號碼確屬不當。但筆者當時的本意是想知道相比國務院2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》，前述條例關于此的規定有無變化。因為前述條例規定“附注”是用于注明“公文印發傳達范圍等需要說明的事項”，關于“請示”件是否需要注明聯系人及其電話號碼沒有明確。筆者分析，規定中的“等需要說明的事項”意指什么，考慮到徐成華等參與了前述條例的配套文件《黨政機關公文格式》國家標準的起草制定，應該對條例的條文含義有比較準確的了解和把握，查閱他們編著的前述那本書，看到相應部分說“請示”件應在“附注”處注明聯系人及電話的內容，于是采信，并在筆者原文的“參考文獻”處注明了出處來源。筆者的該處用詞雖有不當，但據了解，現實工作中的“請示”仍在“附注”處注明聯系人及其電話，以備用于有疑問時溝通咨詢。既然如此，在發文上標注用于便于聯系咨詢的以文秘部門名稱為名的印發機關就無必要。

趙文說，文秘部門主管本機關的公文處理工作，承擔公文的審核等任務，在發文上標注“印發機關”即文秘部門名稱，“既是對文秘部門辛勤工作的記載，也是文秘部門對公文印制承擔責任的標記”。這一說法，貌似有理，實則牽強。試想一下，非文秘部門起草承辦公文付出的勞動是否也需要在發文上明確記載?其承擔的責任是否也需要在發文上做出標記?

當然，筆者不僅認為在正式發文上標注文秘部門為“印發機關”不必要，還認為非文秘部門起草承辦的發文標注其部門名稱為“印發機關”不必要。其原因筆者原文已述，“一個單位的管理人員對與本單位經常往來文件的其他單位的內部機構設置及其分工是清楚的，因之判定其收到的某個文件的起草部門也是比較容易的”。對收文如有疑問，可憑常識判斷選擇與發文單位的相應部門溝通咨詢。此不贅言。

至于趙文認為的如果有的發文機關沒有專門的文秘部門，可將發文機關標注為印發機關的觀點，更從一個側面證明了發文上標注印發機關沒有必要。試想一下，哪個機關的發文不是由本機關決定印發?將發文機關名稱標注為印發機關與不標注相比，在便于溝通咨詢和明確印制責任等方面有何區別?

三、公文上標注“印發日期”是否真有必要

前述條例明確規定，公文的“印發日期”指“送印日期”。它為什么解釋說是“送印日期”，而沒有采用筆者原文中引用的原國家質量技術監督局1999年12月27日發布的《國家行政機關公文格式》國家標準中規定的“以公文付印的日期為準”說法，筆者估計是條例制定者考慮到筆者原文中說到的因現時計算機使用普及，公文起草承辦者以打印稿送請領導簽發，在領導簽發后以電子本拷給文印室，形成送交和開印同屬一個日期甚至同一個日期的相近時段情況。由于大多公文是筆者原文中所說的那樣領導簽發后文秘部門復核用時極少，很快即可送交文印者印制，形成以領導簽發日期為依據的公文主體部分署的成文日期，與現規定以“送印日期”為依據的公文版記部分署的“印發日期”同屬一日情況，造成標注“印發日期”無實在價值。然而趙文以筆者原文中所述的個別公文可能出現某日下午下班前或星期五下午下班前領導簽發文稿，需次日或隔兩天送印、開印情況(非急件，急件可能加班送印、開印)，說明公文文尾標注“印發日期”的必要。本文對之的回復是:一般的規定是應以多數的情況確定，還是以少數的情況確定?難道是因為少數的需要，就要求多數的跟隨嗎?當然，筆者這里所說的少數的需要是假設，是否真需要還應經過分析才能確定。筆者原文中曾述，如果發文機關想了解制文情況，可查閱本機關留存的發文處理單等上面的記載。至于筆者原文中引述的徐成華等認為的收文機關掌握公文的傳遞時間問題，據筆者所知，大多數機關是不在意一般收文的傳遞時間錯一日、兩日的，除非是內容涉及特殊緊急事項的公文。而如果是內容涉及特殊緊急事項的公文，收發文一方或雙方會采取措施保證傳遞效率的。這里要特意指出的是，公文傳遞時間主要與傳遞者態度和傳遞方式有關。就傳遞者態度來說，又與其需要有關。如果是發文方急于把信息傳遞出去，他會快速安排把公文送出;如果是收文方急于獲得收文信息，他會派人去發文方取文或請求發文方快速把公文發出;如果是雙方都不太急，就不會在意傳遞時間多一二日。這些，都使在公文上標注“印發日期”無多際意義。就傳遞方式來說，有發文者將公文送達收文方形式(如下級將“請示”直接送達上級機關)、收文者到發文方取文形式(如下級到上級機關取“批復”)、發文者將公文送公文交換站形式、通過郵局寄發形式、網上發布形式、傳真傳送形式等。不同形式的各自特點和傳遞效率，收發文雙方根據經驗是清楚的，會根據需要進行恰當選擇。如果是事項緊急，會選擇效率高的形式，直接掌控傳遞速度，從而使在公文上標注“印發日期”無實在意義;如果是不太緊急，選擇一般效率的形式，會不在意前述的傳遞時間多一二日，從而也使在公文上標注“印發日期”無實在意義。尤其要強調的是，現在很多單位的非保密、受眾較多的公文采用網上發布形式，而網上不僅自動記載并長期顯示其發布的年月日，而且有的網由于使用的軟件功能原因，會具體到幾點幾分幾秒，這使在公文尾標注“印發日期”更沒有價值。

最后簡單談一下趙文說到的按筆者原文意思去掉“印發機關和印發日期”項目，按國家標準《黨政機關公文格式》規定將“版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分”，就造成了殘缺“版記”問題。參與該標準起草的徐成華等在前引的那本書中說，將公文格式那樣劃分，“首先是為了敘述方便”［3］。其意即公文不一定非那樣劃分，也可以不同的角度或標準作別樣的劃分。如一根3米長的棍，既可以按每米1節劃分為上節、中節、下節，也可以按每1．5米為1節，劃分為上半節、下半節。再如一個人的身體，既可以劃分為頭部、軀干和腿部三部分，也可以劃分為上半身、下半身兩部分。“版記”是對公文文尾區域的總稱謂，既可以改稱“文尾”，也可以不給稱謂。［5］但無論給予什么稱謂或是否給予稱謂，那個區域都客觀存在于那里，沒有什么殘缺問題，而只有怎么使用的問題。有的公文需要標注“抄送機關”，就在此標注“抄送機關”;有的公文是翻印件，就在此標注翻印機關名稱和翻印日期。有的公文“主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時”，也可以在此標注“主送機關”。公文格式的組成是按需要設計安排，既不能把需要的構成項目隨意去掉，也不能把不需要的項目隨意加上。格式的規范和統一是相對的，不能做絕對的理解。正如需保密的公文應做保密標記，不需保密的公文就不能為追求與保密公文的所謂格式統一而加注保密標記。

［1］鄭彥離．格式中印發機關和印發日期項目應該取消［J］．檔案管理，2013(1):84－85．

［2］趙建偉．公文格式中印發機關和印發日期項目不可取消［J］．檔案管理，2014(5):62－64．

［3］GB/T9704—2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南［M］．北京:中國標準出版社，2012．

［4］鄭彥離．現行公文格式的印制版記項目應該取消［J］．辦公室業務，2011(6):25－26．

［5］鄭彥離．公文文尾部分不宜稱版記［J］．檔案管理，2014 (3):66－68．

(責任編輯許峻)

Re－discussion on the Problem of Cancelling Issuance Authority and Issuance Date in the Handling Process of Official Document——Discussion with Mr．Zhao Jianwei

ZHENG Yan－li
(Library，Zhongzhou University，Zhengzhou 450044，China)

Issuing authority does not refer to the printing department，but the authority that sends out an official document to print．The unit of reception knows well the internal divisions of a frequent sender of official documents．Whenever there is something unsure about a document，we can recognize and communicate with the one who is responsible．Therefore it is unnecessary to write down the issuing organ on the document．Nowadays，the leader signs the printed version of an official document before it is issued，which causes the date based on the date of signature，to be the same as or quite close to the date of issuance based on the date it being sent to print．It is of little value to write down the date of issuance on the document．

official document;layout;issuance authority;issuance date

10．13783/j．cnki．cn41－1275/g4．2015．01．020

C931．46

A

1008－3715(2015)01－0092－04

2014－12－30

鄭彥離(1960—)，男，河南滎陽人，中州大學圖書館館長，教授，研究方向為文書學等。