信息化背景下對城建檔案管理的探索

文｜荊州市建筑工程管理局 吳琴燕

隨著信息化建設與應用的深入，城市建設的快速發展，在社會實踐活動較傳統社會有較大變化的情況下，檔案工作必須要在管理上進行轉型，才能適應城建部門、社會公眾對檔案信息管理的使用需求。

1.城建檔案信息資源利用現狀

城建部門的檔案類型眾多，包含各類城市建設工程檔案、城市地下管線工程檔案、建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案、有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。目前，大多數住房和城鄉建設部門基層單位的檔案管理現狀無法滿足檔案信息資源利用的需求，主要表現在：

（1）多數信息化管理局限于條目管理，缺乏全文管理。現有的檔案信息化成果，多為對目錄數據的錄入，實現計算機檢索；而缺乏對原文數字圖像鏈接的方式，缺乏對檔案內容的揭示。

（2）檔案管理軟件多為單機版，缺乏有效信息資源共享。現有的檔案管理軟件的使用多為檔案管理人員和相關辦公人員，不在局域網上對其他部門乃至社會開放相關查詢、調閱的權限；不利于實施建立具有相關規模的檔案數據庫，不利于提高檔案的利用率。

（3）手工查檔，檔案利用率低，無法為日常工作的開展提供高效的輔助作用。現階段，檔案管理工作處于新舊更替的時期，傳統的手工操作尚未完全退出主導地位。盡管在計算機上實現了檢索查詢功能，但檢索查詢僅限于目錄和條目，缺乏全文檢索的功能，需要再次使用傳統檔案管理方式調閱所需檔案，必要時需要多次復印，費時費力，無法滿足借閱人的多方面的利用需求。

2.社會信息化對城建檔案工作的影響

對檔案工作觀念的影響。隨著社會信息化進程的加快，人們對檔案的意識增強，對檔案管理也提出了更高的要求，不是“管好”檔案，而是 “用好”檔案。通過集中管理城市規劃、建設及其管理活動中的檔案，服務于城市建設事業。

對檔案形成的影響。一是數量劇增。隨著城市建設的加快，城市勘察、土地、規劃、市政、水利、公用設施、環保、工業建筑、民用建筑、園林古跡等各種城建檔案數量快速增加，檔案資源的數量與日俱增。

二是載體多樣。新技術、新材料的應用，以文字、聲音、視像等多種形式記錄人類活動的情況與信息；計算機和網絡，使檔案的生成方式較傳統紙質檔案發生很大變化。

三是內容交織。檔案學具有明顯的“邊緣性”特點的應用學科，內容復雜、涉及領域廣泛。隨著各學科間知識相互融合滲透、學科界限日趨淡化，檔案學的學科特點需要與時俱進，牢固樹立“大科學”的觀念。科技、經濟、社會的綜合發展導致檔案與檔案之間、檔案與圖書、情報、資料之間的知識和信息的記錄交織。

對檔案管理的影響。一是管理方法。信息量的激增和新型載體的應用，對檔案信息的需求不斷增加，需要采用新技術，特別是信息技術來代替傳統的管理手段和方法。例如，以往的文書檔案大多是以紙質保存，需要時常借閱查詢，易損毀，不利于原件的保存。

二是管理手段。信息需求量的增加，如何加強檔案信息與其他信息的聯系、提高檔案的有效利用率，這就要求實行信息資源的網絡化管理，最終實現信息資源的共享。即從手工方式向利用計算機、網絡、數據庫等組成的現代管理方式轉變，需要各部門長期努力實現檔案管理的標準化、數字化、規范化。

三是發展方向。信息化進程推進了檔案工作走向新的發展階段，對檔案管理提出了更高的要求。除了實現檔案管理的標準化、數字化、規范化，最終需要從檔案的數字化整合開始實現全文檢索，進而實現檔案管理的網絡化、系統化和一體化。

3.檔案工作信息化的實現途徑

（1）大力宣傳，提高認識，加大投入。實現檔案信息化，建設相關檔案數據庫，需要多方面的長期的努力綜合作用的結果。除了檔案管理人員的辛勤勞動外，更需要得到單位領導的重視。大力開展宣傳，提高領導和有關部門對檔案信息化工作重要性和緊迫性的認識，加大資金、設備、人員等多方面的投入，推進檔案信息化建設，促使檔案管理早日實現信息化。

（2）突破傳統觀念和管理方式，加強管理人員的專業素養。當前檔案信息化，對檔案管理人員的知識結構、業務能力提出了更高的要求。隨著科技進步與發展，新載體、新技術的應用，深刻影響著檔案工作和檔案管理工作的所需的知識結構。檔案管理者不僅需要了解相關的業務知識，具備良好職業道德，更需加大對信息技術知識的繼續教育和培訓，及時完善知識結構。亦需引進復合型專業人才，合理調整并優化檔案管理工作人員的專業結構、知識結構，以及年齡結構。

（3）加快現代管理方式，健全功能，促進檔案管理信息化目標實現。實現檔案的全文檢索，在保持原文本版面的基礎上，實現任意關鍵詞和多條件結合的查詢檢索方式。同時可以支持具有相關權限的局域網用戶瀏覽調閱全文、復印、打印等。

（4）注重開放平臺的搭建，保障檔案信息的可靠性、安全性。

檔案管理的信息化，最終的目的是“用好”檔案，需要利用數字技術等技術手段建設相關的功能完備的檔案資源數據庫，實現保真的圖文檢索和局域網的在線調閱，保證檔案信息化數據的長期可持續利用，維護檔案數據庫的開放性，有效提高檔案的利用率。

檔案信息化的核心是資源建設。如何保證信息的正確性、可靠性、安全性尤為關鍵，也關系到檔案信息化的利用率，乃至檔案信息化建設的成敗。同時，需要在檔案信息化工作的伊始確定好入選的范圍，確定成果基本要求，制定分步實施計劃，做好檔案信息的鑒定工作，制定應急措施，采取多方面的安全措施，確保檔案信息化的安全性。在通過局域網等提供信息服務過程中，檔案信息化成果既能滿足多樣性的需求、功能完備，維護好檔案信息化數據庫的開放性；又需要采用防止黑客攻擊和病毒入侵等安全措施確保檔案信息不受損害，保證檔案信息的長期可持續利用。

4.信息化時代城建檔案工作的重點探討

（1）建設體系，構造適合的檔案信息化平臺。當前許多城市已經建立了城建檔案管理系統、綜合地下管線信息管理系統等檔案信息化平臺。建立健全檔案信息化管理和服務制度保障體系，建立規范的業務標準，加強檔案信息化管理。根據單位實際，結合各級檔案館移交口徑和歸檔標準數據接口，逐步建立起適合的、通用的、標準的檔案信息化技術規范和管理規范，采用成熟可靠的信息處理技術和產品，構建信息化平臺，逐步實現多層次、規范化、兼容性、互通性、市場性的檔案信息數據庫，實現各應用系統和檔案系統間的無縫銜接，從而實現一體化整合；并通過局域網等內部信息網絡平臺實現檔案信息資源共享，實現全文檢索、模糊查詢等輔助辦公功能實現，逐步將檔案信息化的核心工作從檔案統計分析轉換為深層次數據挖掘為主。

（2）面向市場，創建檔案信息服務業，廣辟經費渠道。檔案信息化是項長期的系統的建設工程，經費的短缺嚴重制約檔案信息化工作的發展。除了單位自籌、主管部門撥款外，也需要廣辟渠道籌措檔案信息化建設和科研經費。可發揮單位的優勢與特長，開發某領域信息，樹立產業意識，創建檔案信息服務業，面向市場，開展多樣化有償服務創收，籌集資金，力爭取得檔案信息化績效的最大化。

（3）加強推廣，注重應用, 實現信息資源共享。檔案信息化是檔案工作的必經之路，也是檔案科研工作的目標，要給政府在城市規劃、建設和管理決策方面提供檔案信息服務。加大檔案信息化成果的推廣應用力度，盡可能的縮短檔案信息化成果的推廣應用周期，最大限度的實現檔案信息化，發揮檔案信息化成果對檔案工作實踐的推動作用。通過建立資源共享平臺，實現檔案資源的共享，提高檔案資源利用率，同時有效緩解傳統檔案管理方式中檔案管理人員的重復勞動等矛盾，有利于推動檔案事業的可持續發展。

（4）注重反饋，及時更新。通過用戶的反饋，迅速、及時、準確的制定更新方案，并投入運用中；提供真實有效的檔案信息，提高檔案信息的科學性、系統性，增強檔案利用率，發揮檔案信息化成果應有的作用，進而推動檔案事業的全面、健康、可持續的發展。