醫學檔案管理信息網絡建設探索分析

【摘要】近年來在信息化進程逐漸加深背景下，信息網絡話已滲透到社會生活及工作中的各方各面，檔案信息網絡化建設大幅提高了檔案管理工作的質量與效率。醫學檔案屬于人類醫學科學發展中的重要信息資料，對其管理展開信息網絡建設，在醫學信息提取及利用中有重要作用。本文對醫學檔案管理信息網絡建設的意義進行了簡述，并提出了建設醫學檔案管理信息網絡的措施，以供參考。

doi:10.3969/j.issn.1674-9316.2015.03.004

作者單位：455000河南省安陽市人民醫院宣傳科

Analysis and Explor of Information Network in Medical Records Management

ZHAO Jing　Propaganda Dapartment，People's Hospital of An Yang，Anyang 455000，China

【Abstract】

In recent years，in the process of informatization deepened background，information network words has penetrated into the life and work of the social parties in the face，the construction of archival information network greatly improves the quality and efficiency of archives management work. Medical archives are important information for human medical science in the development of information network construction，expansion of its management，has an important role in medical information extraction and utilization. In this paper the significance to the construction of medical archives management information network are outlined，and put forward the construction of medical archives management information network measures，for reference.

【Key words】The management of hospital archives, Information network construction

目前信息時代已經來臨，信息已成為社會發展中的重要資源，人們關于信息的作用有了進一步提高。檔案資料這一重要的信息資源的價值已為社會所公認，然而在實際的工作之中，因為地域及時間等因素的顯著，醫學檔案信息通常無法及時被用戶有效應用，故而無法在真正意義上實現檔案信息資源的共享，其主要的原因是管理手段及技術相對落后所致。在現代科學技術的不斷發展背景下，人們越來越多的利用信息技術和計算機技術傳播存儲信息。計算機數據信息與傳統的紙質信息相比使得信息傳播速度高效提升，信息傳播范圍更加廣泛，傳輸量巨大，同時對信息進行統計、分析、處理、分類和整合，并且能夠永久存儲大量信息，具有十分顯著的優勢。組織檔案是一個團體最重要數據信息資源，越來越多組織開始意識到信息技術的作用，開始建立起自己的檔案管理信息系統。

1　建設醫學檔案管理信息網絡的意義

1.1　適應社會發展和醫療事業發展的需要

紙張是傳統的檔案資料，由人工進行管理，檔案信息服務的模式也是人工服務。目前計算機已經在各行各業得到廣泛應用，檔案的儲存、分類和管理也已經使用計算機代替人工操作。大多數組織的檔案管理是單機操作，部分大中型團體組織由于檔案資料較多，建立起了覆蓋全局的聯網檔案信息管理系統。醫院計算機數據庫中存儲的醫學檔案信息是醫院數據信息資源的重要組成部分，其管理信息網絡的主要功能就是檔案的存儲及其目錄的檢索，便于檔案管理人員的相關工作，減輕了他們的工作強度，但是用戶不能自主進行檢索和查看，并沒有實現用戶對資源的共享和利用。這種檔案管理模式還并不符合社會發展特別是醫院發展的需要。醫學檔案管理人員，只有不斷加強和完善檔案的信息化、自動化管理模式和手段，才能適應社會發展和我國醫療事業發展的需要。

1.2　提高醫學檔案管理工作的水平

傳統的醫學檔案管理只存有紙質檔案，通過人工進行管理，雖然受到管理規范標準的要求，但是工作人員受到心理或環境等因素的影響，在工作中難免出現差錯和失誤，導致管理工作并不到位。醫學檔案管理信息網絡中同時存有相同內容的電子文檔，管理人員使用聯網計算機對檔案進行管理，計算機程序和應用軟件雖然仍由人為操作，但是在系統穩定運行的情況下，操作簡便，管理人員只要按照一定的操作指令就能實現管理工作的自動化和程序化，出現差錯的可能性大大降低。同時，對檔案目錄的統計和整理、分類，也可以使用計算機軟件進行，有效提高了管理人員的工作效率 ［1］。

1.3　提升醫學檔案管理工作的服務質量

信息管理網絡系統的具有管理工作效率高且功能強大的優點。醫學檔案數量居多，查找十分繁瑣，利用先進的計算機技術和現代通信技術，建立醫學檔案的管理信息網絡，能夠快速地對檔案的目錄信息進行檢索，提高了搜索醫學檔案的效率。用戶擁有自己的專屬密碼，通過特定指令進入數字檔案庫搜索所需資料閱覽具體內容，同時可以摘取并打印輸出，真正實現了醫學檔案信息資源的共享和有效利用。而且，醫學檔案管理信息網絡不會受到時間和空間的限制，用戶經過特定程序注冊成為合法會員之后就能夠隨時隨地使用該信息網絡，操作簡便，從而提高了醫學檔案管理工作的服務水平，滿足了不同用戶的需求。

2　建設醫學檔案管理信息網絡的措施

2.1　建立健全醫學檔案管理信息網絡的法律制度和體系

醫學檔案的內容具有機密性，在對醫學檔案進行管理時要做好檔案信息的保密工作。雖然在檔案信息網絡平臺上能夠實現資源的共享，但是也需要對用戶進行限制。如果醫學檔案與國家利益和安全、社會秩序、集體或個人隱私相關，那么這類的檔案就會受到相關法律的保護，是不可以隨便查閱的。所以，在建設醫學檔案管理信息網絡時，要加強法律制度的保障，建立完善的法律體系。管理人員可以多檔案的機密性進行分類，設置不同的用戶權限。一級保密的檔案信息是不能夠上傳至互聯網上的，只有高層管理人員才能查閱，二級保密的檔案信息可以上傳至局域網或內部網上供相關醫護人員查閱，三級保密的檔案信息可以上傳至互聯網上，供所用用戶查閱瀏覽。對于申請專利的醫學檔案信息，可以提供部分信息，但是要保證不泄露機密，不威脅專利技術人員的經濟利益。檔案管理人員要妥善處理好開放和保密的關系，在明確具體檔案內容的基礎上，加強對醫學檔案保密管理 ［2］。

2.2　充分發揮計算機技術及其應用軟件的功能

醫學檔案管理信息網絡的存儲和處理功能十分強大，能夠將不同職能的醫學檔案全部納入管理系統當中，自動生成檔案目錄，通過目錄便可直接鏈接得到具體的醫學內容，管理人員在進行檢索、整理和添加、刪除時，操作十分便利，如果要查找紙質檔案，可以先利用計算機檢索相關編號，便于在繁瑣的大量的檔案中尋找需要的材料，有效提高了醫學檔案管理工作的水平。醫學檔案管理信息網絡的服務平臺，將醫學不同部門的電子文檔進行整理和匯總，納入信息網絡當中，文檔的存儲類型多樣，清晰明確，分類合理，形成完整的醫學檔案數據庫和管理系統，為不同崗位的醫護人員提供了多樣化的服務。科技進步和社會發展的加快，促進了信息傳播、信息管理的自動化和數字化，我國的醫療系統也使用計算機和互聯網使將不同時間和地區的醫學資源整合，建設醫學檔案管理信息網絡，把傳統醫學檔案中的文獻資料、通知說明、規章制度等以電子文本形式呈現在該網絡上，同時輔助以紙質的檔案資料，保證了檔案庫的完整性。

2.3　確保醫學檔案管理信息網絡的安全性

檔案信息系統運行中最重要的問題，同時也是共性問題即為系統運行安全性問題，其主要威脅包括系統自身故障、病毒及黑客等。互聯網絡會受到黑客的非法入侵和攻擊，會信息系統的穩定運行，造成檔案資料的泄漏和消除。建設該管理信息網絡，管理必須加強對系統的日常維護，使用有效的殺毒軟件和防火墻技術，為信息網絡的安全性和穩定性提供保障，確保檔案信息的正常使用 ［3］。

3　總結

醫院的醫學檔案具備收集、記錄、儲存、查閱、管理等功能，具有歷史意識和現實意識，并能夠為醫護人員以后的工作提供借鑒和參考，所以必須合理保存。利用信息技術建設醫學檔案管理信息網絡，使醫學檔案的能夠更好地發揮價值，方便用戶的查閱和使用，提高了醫學檔案管理工作的效率。