檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用

【摘要】隨著時(shí)代進(jìn)步，檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用也越來越突出。為此，檔案信息的記錄從手寫方法轉(zhuǎn)變成了電腦錄入顯得尤為關(guān)鍵和重要，只有這樣，才可以進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。現(xiàn)本文主要是對檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用進(jìn)行詳細(xì)分析探討，目的是為日后檔案管理工作提供有效參考，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

doi:10.3969/j.issn.1674-9316.2015.25.011

作者單位：214000 山東省菏澤市立醫(yī)院

Function of the Basic Work of Archives Management in the Modern Archives Management

XU Gangling　Municiple Hospital of Heze，Heze 214000，China

【Abstract】

As time progresses，the role of archives management foundation work in modern archives management is becoming more and more outstanding. Therefore，from the archives information of handwritten method into computer input key and is particularly important，because only in this way，can further improve the efficiency and quality of archives management work. Now this paper is a fundamental work of archives management in detailed analysis，this paper discusses the role of modern archives management，the purpose is to provide effective reference for later file management，promote the steady development.

【Key words】File management，Basic work，Modern file management

1　前言

現(xiàn)代化檔案管理的完善是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)，它能夠?yàn)槿藗儾檎液退阉餍畔⑻峁椭９芾聿糠直仨氁獙W(xué)會創(chuàng)新，積極促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作的系統(tǒng)化、合理化和現(xiàn)代化 ［1］。同時(shí)因?yàn)闄n案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代化檔案管理工作的基礎(chǔ)。所以管理部門必須要摒棄陳舊落后的管理方式，推動檔案管理基礎(chǔ)工作的進(jìn)步，使現(xiàn)代檔案管理適應(yīng)于新時(shí)期的發(fā)展。

2　檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

檔案的注銷、查詢、分類、登記、裝訂等都是檔案管理工作當(dāng)中的基礎(chǔ)工作。檔案的分類指的是按照檔案整理規(guī)范，把檔案的內(nèi)容、來源以及用途等進(jìn)行有效分類。通常來說，在裝訂檔案的時(shí)候，多使用三點(diǎn)一線的方法。而在檔案登記的時(shí)候，經(jīng)常使用單、表、冊等方式對檔案的利用、保存、整理、進(jìn)出等方面進(jìn)行記錄，這樣整理出來的資料是原始檔案，可以保證檔案的完整性和安全性。健全檔案管理的基礎(chǔ)工作，可以讓人們在使用檔案時(shí)更加便捷，同時(shí)可以節(jié)省大量的人力物力 ［2］。因?yàn)闄n案的內(nèi)容是單位活動或者企業(yè)經(jīng)營的重要記錄，所以檔案具有重要性、獨(dú)特性和時(shí)效性的特點(diǎn)。同時(shí)檔案管理的運(yùn)作，可以更好地為客戶提供幫助。所以在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，要加強(qiáng)對檔案的歸檔和分類管理，促進(jìn)基礎(chǔ)工作的完善，提高現(xiàn)代化檔案管理的水平。同時(shí)因?yàn)楝F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在檔案的管理工作廣泛使用，所以要加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)工作的管理，從而促進(jìn)后續(xù)工作的順利進(jìn)行，同時(shí)也降低檔案檢索存在的問題，推進(jìn)檔案檢索效率的提高。

3　檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代管理中的作用

3.1　做好檔案管理工作才能促進(jìn)提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

對現(xiàn)代檔案管理工作的要求之一是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，因?yàn)楝F(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展速度在不斷加快，而部分檔案管理工作人員的能力還無法達(dá)到現(xiàn)代檔案管理的要求。所有需要培養(yǎng)管理人員重視基礎(chǔ)工作的意識，認(rèn)識到提升檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，同時(shí)也要注重自身能力的提升。在檔案保管工作中，相關(guān)的工作人員要增加保管力度，對保管工作實(shí)施科學(xué)全面的管理，使檔案可以得到穩(wěn)妥安全的保管。管理層應(yīng)該制定責(zé)任制，提升工作人員的積極性，實(shí)施獎(jiǎng)懲方式，并不定期的對工作人員進(jìn)行監(jiān)督檢查 ［3］。

3.2　做好檔案管理基礎(chǔ)工作才能夠去除雜劣

在進(jìn)行檔案的管理過程中，常常會存在未編頁面、組卷過厚以及資料信息雜亂等不足。所以需要對檔案資料信息進(jìn)行重新整理，大幅度減少內(nèi)容混雜或者組卷過厚的情況。一旦發(fā)現(xiàn)一些標(biāo)題、目錄、件號、項(xiàng)目號、類別號、案卷號、頁碼等方面存在不完整的情況，要立刻進(jìn)行再次備注和填寫，這樣不僅可以提高檔案的可擴(kuò)展性，保持適度的檔案容量，還可以能使得檔案更加規(guī)范化和科學(xué)化 ［4］。

3.3　做好檔案管理基礎(chǔ)工作才能促進(jìn)檔案規(guī)范化

檔案管理人員要加強(qiáng)檔案管理，就要在案卷要求、歸檔要求以及歸類要求等方面進(jìn)行完善，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化工作的發(fā)展。如果檔案不齊全、信息不正確，就算信息技術(shù)化廣泛運(yùn)用在檔案管理的工作之中，也無法提高現(xiàn)代管理檔案的水平 ［5］。所以檔案管理者要根據(jù)有關(guān)的規(guī)章制度，并結(jié)合具體操作情況確定管理標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作有序進(jìn)行，同時(shí)也要對管理工作進(jìn)行監(jiān)督控制，確定檔案基礎(chǔ)工作順利完成。最后要注意歸檔后的合理保存，方便后期對檔案信息的搜索和使用。

3.4　做好檔案管理基礎(chǔ)工作才能確保準(zhǔn)確的檢索檔案

檔案的歸檔和輸入是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，只有在做好基礎(chǔ)工作的情況下，才能幫助人們進(jìn)行檢索和查找檔案資料。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)化廣泛運(yùn)用到檔案管理的工作之中，所以需要完善基礎(chǔ)工作的管理，才能方便人們對檔案的使用。同時(shí)檔案管理應(yīng)該構(gòu)建專門的信息收集小組進(jìn)行信息的總結(jié)工作，收集小組要完成各項(xiàng)檔案的整理加工，編制成目錄然后保存。這樣調(diào)查資料時(shí)就能夠直接的從目錄中找到需要的資料，節(jié)約工作人員花費(fèi)在尋找資料上的時(shí)間。

4　結(jié)束語

雖然目前我國檔案管理工作中還存在較多問題，但伴隨檔案管理的改革，現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的檔案管理模式逐漸形成。管理單位應(yīng)不斷創(chuàng)新工作方式、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，將現(xiàn)代檔案管理提升至一個(gè)新的高度 ［4］。同時(shí)健全檔案管理的基礎(chǔ)工作的各項(xiàng)內(nèi)容，方便人們對檔案的搜索和使用，并且可以節(jié)省大量人力物力。所以要想使現(xiàn)代檔案管理工作效率得以提升，就需要從檔案管理基礎(chǔ)工作出發(fā)，大幅度提升檔案管理基礎(chǔ)工作的管理水平，從而促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展。